Kontrollkommisjonens saksbehandling, protokollering og arkivering må, av hensyn til rettsikkerhet og kontrollbehov, oppfylle krav til notoritet. Følgende prinsipper er derfor førende for denne aktiviteten:
- Uforanderlighet: Dokumentasjonen må fremstå som uforandret for ettertiden. Det vil si at det ikke må være mulig å endre noe i teksten uten at det fremgår hva som er endret.
- Varighet: Dokumentasjonen må være mulig å gjenfinne også langt inn i fremtiden
- Tilgjengelighet: Dokumentasjonen må lagres på en slik måte at den også vil være tilgjengelig langt inn i fremtiden. Dette er et funksjonelt krav, og det avgjørende er om dokumentasjonen lagres slik at den er tilgjengelig når man måtte få bruk for den.
Protokoll
Kontrollkommisjonen skal føre protokoll over sin virksomhet, jf. forskriften § 46 første ledd.
Protokollen er et arbeidsverktøy innad i kontrollkommisjonen, spesielt for leder og nestleder, og dokumentasjon på at kontrollkommisjonen har utført sine pålagte oppgaver. Protokollen bør inneholde opplysninger som gjør at den kan brukes som grunnlag for leders kontroll av medlemmers krav om godtgjøring og for årsrapportering til Helsedirektoratet.
Følgende informasjon skal inngå i protokollen:
- Opplysninger om tid og sted for møter og kommisjonens sammensetning.
- Hvilke klagesaker, saker iht. §§ 2-1 og 2- 2, samt kontroller etter tre måneder og søknader om årsforlengelser, jf. psykisk helsevernloven § 3-8 andre og tredje ledd, som er behandlet. Opplysninger om hvem som er varslet, har møtt og har avgitt forklaringer, samt dokumenter som er fremlagt, bør framgå i selve vedtaket og gjentas da ikke i protokoll
- Antall og resultat av dokumentkontroller, jf. § 3-8 første ledd, og kontroller av vedtak etter kapittel 4.
- Antall avgjørelser om forlengelser av observasjonstid som leder har gjort siden forrige møte.
- Kort redegjørelse for kontroller med pasienters opphold ved institusjonen (velferdskontroll).
Kopi av vedtak som er fattet, tilbakemeldinger til institusjonen og statsforvalteren vedrørende alvorlige forhold ved institusjonen og annen korrespondanse oppbevares hos leder til det avleveres til statsforvalteren. Kontrollkommisjonens avgjørelser anses da protokollert.
Protokollen skal bare deles innad i kommisjonen, og kun dersom det er behov for det av hensyn til oppgaveløsningen. Den skal ikke deles med institusjonen eller de faglig ansvarlige.
Kommunikasjon om forhold vdr. konkrete pasienter skjer fortrinnsvis gjennom "gule lapper" i EPJ systemet eller annen direkte kommunikasjon med den faglige ansvarlig for den aktuelle pasienten. Se tabell i kapittel 5.
Arkivering hos statsforvalteren
Leder av kommisjonen oversender dokumenter til statsforvalteren for endelig arkivering. Oversendelse bør skje hvert fjerde år, eller når kommisjonsleder går av.
Avlevering av dokumenter til statsforvalteren skal skje etter følgende rutiner:
Det skal lages en enkel arkivnøkkel som viser hvordan dokumentene er ordnet etter
- møteprotokoll
- vedtak
- avgjørelser
- eventuelle rapporter og innberetninger
- korrespondanse
- behandlingsprotokoll og personvernerklæring, jf. GDPR
Materialet skal
- avleveres etter arkivnøkkelens orden
- være renset for binders, plast og post it-lapper o.l.
- pakkes i godkjente arkivbokser som tydelig nummeres, merkes med navn på kommisjonen og innhold
Arkivboksenes innhold skal listeføres og boksene leveres ved kontoret til den enkelte statsforvaltere.