Når kontrollkommisjonen behandler en sak som gjelder en konkret pasient, skal pasienten informeres om dette og om sine rettigheter i denne forbindelse.
Kontrollkommisjonens meddelelser til pasienten skal som hovedregel gis i form av lukket brev til vedkommende personlig, jf. forskriften § 49 første ledd.
Meddelelsen kan også sendes elektronisk såfremt pasienten samtykker til det og det er benyttet en betryggende metode for å sikre konfidensialitet, jf. forskriften § 49 annet ledd. Dette innebærer for eksempel at epost må anonymiseres, dvs. ikke inneholde navn, fødselsnummer og institusjonsnavn. Kontrollkommisjonen må forsikre seg om at meddelelsen har nådd pasienten, og må derfor be pasienten om å bekrefte at epost er mottatt.
Kommisjonen bør forvisse seg om at pasienten forstår meddelelsens innhold. I tilfeller der det er grunn til å tro at det er behov for det, bør kommisjonen sørge for at pasienten gis en nærmere forklaring innholdet og konsekvensene av det. Forklaringen bør gis av kontrollkommisjonens leder eller av pasientens advokat. Det kan være uheldig dersom slik forklaring gis av institusjonen, da dette kan svekke pasientens tillit til kontrollkommisjonen som et uavhengig organ.
En del pasienter vil ha problemer med å forstå skriftlige og/eller norskspråklige meddelelser. Kontrollkommisjonens veiledningsplikt, jf. forvaltningsloven § 11, og plikt til å opplyse saken så godt som mulig, jf. forvaltningsloven § 17, innebærer at pasienten må få veiledning om innholdet på en måte som gjør at vedkommende kan forstå innholdet og hvilke rettigheter og plikter som følger av det, om nødvendig ved hjelp av tolk. Se for øvrig Helsedirektoratets veileder Veileder om kommunikasjon via tolk, som behandler bruk av tolk i helsevesenet. Bruk av tolk i klagesaksmøter er omtalt under Fri rettshjelp og informasjon om adgangen til rettslig prøving.