1. Rapportering av person og boforhold

Fødselsnummer skal alltid registreres med 11 siffer.

Har personen midlertidig fødselsnummer (D-nummer) skal dette registreres inntil vedkommende får permanent fødselsnummer.

Midlertidig fødselsnummer (D-nummer) tildeles fra Skatteetaten.

Rapporteringskrav:

• Dato (2 siffer)
• Mnd (2siffer)
• År (4 siffer)

Husstand skal alltid rapporteres.

1. Bor alene
2. Bor sammen med andre
3. Bor sammen med foreldre

Alt. 1: Personer som bor i egen leilighet (med kjøkken og bad) i bofellesskap. Hvis leiligheten har utgangsdør som går ut i fellesareal skal personen registreres som bor alene hvis vedkommende har kjøkken og bad i leiligheten.

Alt. 2: Personer i bofellesskap der den enkelte ikke har egen leilighet (dvs. uten kjøkken og bad) og for institusjonsbeboere.

Alt. 3: Personer som bor sammen med både foreldre og andre (feks fosterforeldre).

Omsorg for barn skal alltid rapporteres med enten ja eller nei.

Får personen privat hjelp til nødvendige daglige gjøremål som ikke er betalt, skal dette registreres i EPJ. Hjelpen skal registreres uavhengig av hvor personen oppholder seg, og gjelder også institusjonsbeboere.

 Registreres med en av følgende alternativer:

1. Ja, inntil 3 t/uke
2. Ja, 3 inntil 9 t/uke
3. Ja, 9 inntil 15 t/uke
4. Ja, 15 t/uke og mer
5. Ja, ukjent omfang
6. Nei

Utdyping

Familie, venner/personer fra nærmiljøet/frivillige kan gi bistand i dagliglivet (eks. skaffe varer som klær/sko, rydde på rommet og tørke litt støv, følge til lege/tannlege, hjelp til å betale regninger etc).

Bistand fra verge

Vergen kan få dekket tapt arbeidsfortjeneste og utlegg i rimelig utstrekning fra overformynderiet eller fra den det gjelder. Hvis vergen får økonomisk kompensasjon for hjelpen er det å betrakte som betalt hjelp og skal ikke registreres her. Yter vergen hjelp utover det som kompenseres for (det må være nødvendig hjelp i dagliglivet), skal dette registreres som «privat ikke betalt hjelp». Det må med andre ord alltid gjøres en individuell vurdering.

Omsorgstønad og hjelpestønad

Hjelp som dekkes av omsorgsstønad fra kommunen eller hjelpestønad fra NAV er betalt hjelp og skal ikke registreres her.

Den tiden som ikke dekkes av omsorgsstønaden skal registreres som privat ikke betalt hjelp, og det må vurderes individuelt.

Les mer om hjelpestønad (nav.no).

Privat ikke betalt hjelp til barn med funksjonsnedsettelser

Privat ikke betalt hjelp utover det som er forventet i forhold til alder (pga. en funksjonsnedsettelse/funksjonssvikt/sykdom) skal registreres. 

Det vil si at den hjelpen som er forventet at foreldre/foresatte vanligvis ivaretar i en familiesammenheng skal ikke registreres.

Om boligen er egnet skal registreres med enten ja eller nei.

Rapporteringen gjelder for alle typer boliger og institusjoner, og det skal gjøres en individuell vurdering.

Boligen anses egnet dersom den fungerer for søker/tjenestemottaker, og planløsning/tekniske innretninger ivaretar vedkommende sine behov i dagliglivets aktiviteter.

Søkers/tjenestemottakers bostedskommune skal registreres med 4 siffer.

Søkers/tjenestemottakers bydelsnummer (der det er aktuelt) skal registreres med 2 siffer.

Registreringsrutine for ferieopphold i annen kommune:

• Feriekommunen saksbehandler og tildeler tjenester. 
• Ved ferieopphold i annen kommune, skal søker/tjenestemottakers bostedskommune registreres (firesifferet kommunenummer fra folkeregisteret).
• Hvor tjenesten ytes, fremkommer av organisasjonsnummer og ved innsending av data fra kommunen som yter tjenester.

Når ferien er over registreres sluttdato i feriekommunen og bostedskommunen starter sine tjenester igjen. Feriekommunen vil da kunne dokumentere hvor mange tjenestemottakere de har hatt i løpet av sommeren, inklusive mottakere som kommer fra andre kommuner.

Dette gjelder ikke hvis bostedskommunens ansatte følger med tjenestemottaker på ferie i annen kommune.

Bostedskommunen er ansvarlig for tjenestetilbudet til sine innbyggere, også når tjenestene kjøpes fra en annen kommune eller fra en privat leverandør.

Beskrivelse av ulike aktører:

Bostedskommune:

• kommunen der tjenestemottakeren er registrert i folkeregisteret.

Oppholdskommunen/tjenesteytende kommune:

• kommunen som leverer tjenesten på vegne av bostedskommune.

Privat leverandør:

• en privat aktør eller ideell organisasjon som yter tjenesten på vegne av bostedskommune.

Rutine for registrering i bostedskommunen (kommune med forvaltningsansvaret): 

• Bostedskommune behandler og registrerer søknader, fatter vedtak, og dokumenterer dette i henhold til vanlige registreringskrav.
• Bostedskommune skal registrere organisasjonsnummeret til oppholdskommune eller privat leverandør i elektronisk pasientjournal (EPJ). Det viser til hvem som faktisk utfører tjenesten.
• Det er organisasjonsnummeret til konkret enhet eller avdeling som utøver tjenesten på vegne av kommunen som skal registreres.
  • informasjon om organisasjonsnummer hentes direkte fra utførende enhet
  • eller fra enhetsregisteret: brreg.no (nettsiden til Enhetsregisteret).
• Ulike pasientjournalsystem kobler organisasjonsnummer til tjenesten ulikt.  Det kan være at utfører må opprettes på samme måte som de kommunale tjenestestedene for at organisasjonsnummer skal kunne koples til tjenesten. 
  • Undersøk med EPJ- systemansvarlig i kommunen for hvordan dette gjøres i deres fagsystem. 
• Bostedskommunen må ha dialog med tjenesteytende enhet å fange opp og registrere endringer i tjenesten og/eller tjenestemottakers behov i brukers journal.

Rutine for registrering i oppholdskommunen (tjenesteytende kommune): 

• Oppholdskommunen skal angi bostedskommune ved registrering av personens tjenester i EPJ. Dette synliggjør at annen kommune har forvaltningsansvaret for tjenesten/tjenestemottakeren. 
• Det må lages rutiner for dokumentasjon med bostedskommunen i henhold til gjeldende regelverk. I samarbeid må de sikre at dokumentasjonen er oppdatert til enhver tid.

Privat leverandør: 

Private leverandører som yter tjenester på vegne av bostedskommunen, må finne rutiner for dokumentasjon med bostedskommunen i henhold til gjeldende regelverk. I samarbeid må de sikre at dokumentasjonen er oppdatert til enhver tid.

Oppholdsprinsippet gjelder, det vil si personen har rett på nødvendig tjenester i den kommunen vedkommende oppholder seg.

Les mer om oppholdsprinsippet (regjeringen.no).