Tilskuddsmottakers oppfølging av tilskuddsmidlene (problemstilling 1)
Oppfølging av tiltaket
Organisasjonene opplyser at tilskuddsordningens årshjul ligger til grunn for oppfølgingen av tilskuddet. Søknadsprosessen, herunder forberedelsene, starter på høsten. Organisasjonene skriver og sender inn søknad - fra i år 1. desember. Deretter venter organisasjonene på tilsagn i årets første måneder.
Noen organisasjoner opplyser at det er mye usikkerhet frem til man får støtte, spesielt er dette utfordrende for de som ikke har andre inntektskilder. En av organisasjonene uttalte:
"Før tildelingen av prosjektmidler er klar så skjer det ikke så mye aktivitet i organisasjonen. Vi har tidligere måtte låne penger for å dekke kostnader i januar og februar."
I de tilfeller organisasjonen får mindre tilskudd enn det som er søkt om, så tilpasser de aller fleste organisasjonene budsjettpostene etter bevilgningen fra Helsedirektoratet. En organisasjon uttalte at de ikke gjør omprioriteringer i tiltaket, men henvender seg til andre for å finne ytterligere midler.
Det ble også sagt i intervju at ved lavere innvilget tilskudd enn omsøkt beløp, så etterspør Helsedirektoratet i varierende grad revidert budsjett. Noen forvaltere stiller krav om dette. Et revidert budsjett godkjent av Helsedirektoratet vil gjøre det lettere for organisasjonen å rapportere på tiltaket. Helsedirektoratet gir også i varierende grad føringer i tilskuddsbrevet om hvilke aktiviteter som skal prioriteres innen tilskuddsbevilgningen ved delvis innvilgelse.
Flere organisasjoner opplyste at de fulgte opp aktiviteten og bruken av tilskuddsmidler gjennom året ved å gå tilbake til søknaden og se denne opp mot tiltaksplanen. Gjennom tilskuddsåret lages det et regnskap som til slutt går til revisor. Rapporten til Helsedirektoratet skrives ut fra aktivitetene som er gjennomført og midler anvendt i løpet av året. Enkelte organisasjoner opplyste å ha et tett samarbeid med regnskapsfører. Andre hadde mindre kontakt med regnskapsfører og liten innsikt i regnskapet gjennom året. Noen av organisasjonene førte i stor grad regnskapet selv ved hjelp av nettbaserte regnskapssystem.
Involvering av organisasjonen i styring og kontroll
Hvor mange i organisasjonen som var involvert i oppfølging og kontroll av tilskuddet varierte. I noen av organisasjonene var det en eller noen få sentrale personer som var sto for det meste av driften uten så mye involvering av andre. Det vil si at de hadde eneansvaret for alt fra beskrivelsen i søknaden, oppfølgingen av aktiviteter og rapporteringen av resultater. Flere organisasjoner ga uttrykk for at dette medførte sårbarhet, da noen få eller en medarbeider(e) hadde kompetansen og oversikten til å "drifte" tilskuddet.
En av organisasjonene uttalte at:
"Tidligere leder inkluderte i liten grad andre medarbeidere i sine arbeidsprosesser, for eksempel søknadsskriving. Organisasjonen hadde i 2021, etter at lederen fratrådte, jobbet mye for å lage en bedre organisasjonsstruktur. Målet var å involvere prosjektlederne i større grad. En egen instruks for prosjektleder og medarbeidere ble utarbeidet."
En annen av organisasjonene opplyste at:
"Den tidligere lederen hadde det meste av kontrollen på økonomi, søknad og rapportering. Denne personen var ikke der lenger, noe som medførte sårbarhet og utfordringer i å utføre de administrative arbeidsoppgavene. Andre medarbeidere måtte læres opp for å håndtere kravene som stilles til å drifte og rapportere på tilskudd."
Skriftliggjøring av internkontrollen
Den stedlige kontrollen viste at få av organisasjonene hadde skriftlige rutiner for internkontroll. Dette gjelder blant annet hva som gjelder av retningslinjer/rutiner for:
Risikovurderinger
Ut over de risikovurderingene som organisasjonene hadde oppgitt i søknadene, var det i liten grad gjort skriftlige risikovurderinger for aktiviteten, eller på organisasjonsnivå. En organisasjon fortalte at de gjorde løpende vurderinger av risiko i prosjektet, men at disse ikke var nedtegnet noe sted. Organisasjonen stiller eksempelvis spørsmål som "får vi gjennomført og har vi nok deltakere", og "får vi nok frivillige ressurser", med mer. Utfordringer som oppstår blir også drøftet i styret hos de fleste organisasjonene, og deretter referatført. Flere organisasjoner uttalte at koronasituasjonen var en av de største risikoene i 2021, og gjorde gjennomføringen av aktivitetene mange ganger svært utfordrende.
Økonomihåndtering, herunder anskaffelser
Flere organisasjoner hadde ikke skriftliggjort hvilke kontroller som gjelder for å sikre god økonomiforvaltning og drift. Dette omfattet både de større og mindre organisasjonene. For eksempel manglet flere skriftlige rutiner for godkjenning og utbetaling av fakturerer. I enkelte organisasjoner hadde de kontrollrutiner ved at innkjøp over en viss sum måtte behandles styremøter. En av organisasjonene svarte følgende på om de har rutiner som gjelder økonomi:
“I utgangspunktet nei, men vi har en ekstern regnskapsfører som går gjennom regnskapet hvert år før rapportering. Vi har også en innleid revisor. Styreleder hadde tidligere tilgang til regnskapssystemet, men ikke nå lenger. I utgangspunktet er det ønskelig at leder har tilgang, og at både leder og kasserer kan se fakturaer.
Noen organisasjoner opplyste at de hadde hatt tilfeller av mislighold, underslag eller rot i tidligere år. De mente å ha tatt lærdom av hendelsene. Blant annet opplevde en av organisasjonene både å gå med underskudd for noen år tilbake og underslag for lengre tid tilbake. Organisasjonen hadde imidlertid ikke utarbeidet retningslinjer for økonomi og habilitet. Det ble uttalt i intervju:
“Vi har profesjonalisert med regnskapsfører og revisor og strammet inn på strukturen. Selv om vi ikke har dette nedfelt i dokumenter, så er vi spesielt observante ...”
Rutiner for etikk, varsling og habilitet
Organisasjonene har i varierende grad etiske retningslinjer og skriftlige rutiner om etikk og varsling. Noen organisasjoner hadde denne informasjonen på sine nettsider. Andre hadde lite informasjon tilgjengelig, eller manglet dette helt.
En organisasjon opplyste om at de har en egen varslingsplakat som de deler ut på alle møtene organisasjonen arrangerer. Målet er at plakaten skal gjøre det lett, trygt og enkelt å varsle. Flere organisasjoner opplyste at:
“hvis det er noe kan det varsles ved å ta kontakt med daglig leder”, og
"Her er det små forhold, så alle vet hvem de kan ta kontakt med"
Denne varsligspraksisen var imidlertid ikke skriftliggjort noe sted, for eksempel på nettstedet til organisasjonen.
Videre hadde få organisasjoner skriftlige rutiner for vurdering av habilitet. Det vil si rutiner for å hindre at det foreligger omstendigheter som er med på å svekke organisasjonens/sentrale personers upartiskhet i en bestemt sak. Dette kan eksempelvis gjelde kjøp av nærstående personer eller ved ansettelser.
Organisasjonenes kompetanse og kapasitet
De fleste av organisasjonene ga uttrykk for å ha nok faglig kompetanse med tanke på innhold i og gjennomføring av aktivitetene. Nok kapasitet til å følge opp og rapportere på tilskuddet var imidlertid mer utfordrende.
Mange av organisasjonene i utvalget var små, med få medarbeidere. En organisasjon uttalte at:
“Når vi er en liten aktør, så blir alle blekkspruter som må ha veldig mange forskjellige roller. Ofte så blir søknadsskriving og rapportering noe som kommer lengre bak i prioriteringslisten, fordi vi hele tiden har andre oppgaver som først må ivaretas.”
Andre organisasjoner opplyste at de var sårbare når det gjelder ressurser, herunder å sikre at flere sitter på kompetansen. Når sentrale personer blir byttet ut så må organisasjonen sørge for at disse blir erstattet. Det ble blant annet sagt at:
"Dersom noen er borte, blir det mye på de andre. Vi opplever gjennomtrekk av mennesker, og mye av kompetansen og rutinene som opparbeides blir borte. Da må vi i gang med ny opplæring. Dette er en utfordring."
En utfordring var også høy "turn-over" blant frivillige. Det ble sagt at det var vanskelig å holde på disse over tid. Dette var ressurskrevende og gjorde tiltaket vanskeligere å gjennomføre.
Organisasjonene ga gjennomgående utrykk for å ha tilfredsstillende verktøy for å drifte og rapportere på aktiviteten. Dette gjelder både økonomisystemer, systemer for annen registrering og kommunikasjon. Ulike typer systemer ble brukt av organisasjonene. For eksempel i føringen av regnskap ble både manuelle (Excel) og mer spesialiserte systemer benyttet.
Flere organisasjoner ønsket at direktoratet stilte tydeligere krav både i regelverk for tilskuddene og vedtaksbrev. Det ble sagt at regelverket kan fremstå svevende og lite konkret. Organisasjonene bruker mye tid på å forstå innholdet, særlig i rapporteringsskjemaene. Videre var det et ønske om at Helsedirektoratet tok i bruk flere standardmaler, slik at det ble lettere for tilskuddsmottakerne å tyde og oppfylle Helsedirektoratets krav.
Tilskuddsmottakers rapportering av midlene (problemstilling 2)
Praksis som gjelder rapportering
Organisasjonene sikrer at rapporteringen er i tråd med regelverket for tilskuddsordningen, innholdet i søknaden og krav i vedtaksbrevet. Gjennom året går de stadig tilbake til søknaden og følger opp det som er beskrevet der. Det vil si at organisasjonen kontrollerer at aktivitetene som gjennomføres i løpet av året er i tråd med vedtaksbrevet og regelverk. Aktivitetene og pengebruken rapporteres på ved årets slutt.
Flere organisasjoner opplyser at det føres regnskap månedlig. Noen hadde god dialog med regnskapsfører og revisor. Noen organisasjoner fører imidlertid skyggeregnskap for å holde oversikt over pengebruken gjennom året for å kunne rapportere ved årets slutt.
De fleste organisasjonene som mottar flere tilskudd, både fra samme og flere forvaltere, har et system for å følge opp hvert av tilskuddene. Enkelte opplevde det utfordrende at Helsedirektoratet og andre tilskuddsforvaltere stiller ulike krav, for eksempel til rapportering. Helsedirektoratet stiller også ulike krav internt. Det ble påpekt at noe kunne blitt mer standardisert både innad i direktoratet og mellom tilskuddsforvaltere.
Flere organisasjoner benytter fordelingsnøkkel for intern fordeling av faste kostnader. Hva som ligger til grunn for fordelingsnøkkelen var imidlertid ulikt mellom organisasjonene. Det var heller ikke gitt en forklaring på hva som lå til grunn organisasjonenes valg av innretning på fordelingen. Noen organisasjoner hadde fordelinger ut fra aktivitet – for eksempel hvor mye tid brukes på denne.
En organisasjon uttalte:
“Fordelingsnøkkelen tar utgangspunkt i hvor mye tid som er brukt på ulike prosjekter. Det føres timelister på de ulike prosjektene. Vi har eget regnestykke på frivilligtimer til skolering, undervisning og andre aktiviteter ...”
Andre tar i fordelingen utgangspunkt i en fast prosent etter totale inntekter organisasjonen har. Eksempelvis dersom tilskuddet utgjør 20% av de totale inntektene til organisasjonen, så dekker tilskuddet 20% av de totale faste kostnadene (typisk leie av lokaler eller lønn). Helsedirektoratet har imidlertid ikke gitt føringer på hvordan fordelingsnøkkelen skal håndteres.
Funn i Regnskapsgjennomgangen
En gjennomgang av regnskapssystemene organisasjonene hadde for å følge opp og rapportere på tilskuddet viste at:
- Organisasjonene hadde varierende kompetanse i og oversikt over egne regnskapssystemer. Ikke alle organisasjoner hadde tilgang til regnskapssystemet selv. De fleste hadde egen regnskapsfører. Der ansatte i organisasjonen har tilgang til regnskapssystemet, var tilgangen svært ofte begrenset til én person. Få hadde rutiner på at utgiftsføringer godkjennes av to ansatte.
- Flere av bilagene inneholdt lite informasjon, spesielt for utgifter til matserveringer. Enkelte organisasjoner måtte undersøke i etterkant av møtet hva formålet med matserveringen var, og hvem/hvor mange som hadde deltatt.
- Enkelte organisasjoner hadde ikke inntektsført ubrukt tilskudd fra året før, eller kun inntektsført deler av tilskuddet. Noen av bilagene viste også utgifter som ikke var i tråd med regelverket. For eksempel betaling av parkeringsbøter og purringer, som ble belastet tilskuddet.
- Enkelte organisasjoner hadde også inntektsført tilskudd fra annen forvalter, som var knyttet til andre aktiviteter/prosjekter. Dette var en feilføring, som resulterte i at det ble rapportert inn en feilaktig sum ubrukte midler til Helsedirektoratet.
- Noen organisasjoner førte også utgifter på ulike avdelinger i regnskapet, for å holde oversikt over kostnader knyttet til hver aktivitet i prosjektet En tilskuddsmottaker hadde i ettertid sett at dette ikke var en hensiktsmessig måte å føre utgifter på, og informerte at dette ble endret fra 2022.
Det ble ikke foretatt en gjennomgang av lønn i kontrollen.