Kapittel 6Anbefalinger

Organisasjonene har ansvaret for å tilrettelegge for en internkontroll som er tilpasset deres størrelse og aktivitet. Organisasjonene bør vurdere hvilke tiltak de bør iverksette for å ha god styring og kontroll i håndteringen av tilskuddsmidlene, herunder hvilke skriftlige rutiner det er hensiktsmessig å ha. 

Helsedirektoratet har ansvar for å sikre god internkontroll i forvaltningen, herunder at måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav. Tilskuddsforvalter skal kontrollere at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet.[1]

Helsedirektoratets anbefalinger til organisasjonene

På bakgrunn av funn i kontrollen anbefaler vi:

• Større bevissthet om skriftlige risikovurderinger
  Måten vurderingene gjøres på må være tilpasset virksomhetens størrelse og egenart. Vurderingene skal bidra til større bevissthet om eventuelle utfordringer som kan gå ut over måloppnåelsen, og hvilke tiltak organisasjonen kan iverksette for å redusere at slike utfordringer inntreffer. Skriftliggjøring vil gjøre det lettere for tilskuddsmottaker og for en tredjepart å sette seg inn i hvilke vurderinger og tiltak som er gjort i organisasjonen. Dette behøver ikke å være komplisert å innføre.
• Skriftliggjøring av rutiner for å styrke internkontrollen
  Sørge for at det foreligger hensiktsmessige skriftlige rutiner i organisasjonen. Rutinene skal være tilpasset virksomhetens størrelse og egenart, og gjennomgås jevnlig og ved behov. Dette gjelder eksempelvis rutiner for økonomi, anskaffelser, habilitet og varsling. Det er viktig at rutinene er gjort tilgjengelig for de det gjelder for, herunder at rutiner for varslinger er kjent for medlemmene
• Tvillingkompetanse for å gjennomføre tiltaket
  Sørge for tilstrekkelig tvillingkompetanse i organisasjonen. Med dette menes at flere i organisasjonen har kunnskap og innsikt i arbeidsoppgavene knyttet til tilskudd, slik at oppgavene kan ivaretas ved fravær eller sykdom. Dette vil redusere sårbarhet og sikre fremdriften i tiltaket.
• Et hensiktsmessig regnskapssystem
  Sørge for å ha et hensiktsmessig regnskapssystem tilpasset organisasjonens størrelse og aktiviteter. Det er viktig at flere i organisasjonen har kompetanse i regnskapssystemet.
• Sporbarhet og synliggjøring av kostnader
  Etablere en rutiner som knytter kostnader i regnskapet opp mot aktiviteter gjennomført i tilskuddsfinansierte tiltak. Organisasjonene bør dokumentere hvordan kostnader som er ført i regnskapet er relevant for prosjektet.

Anbefaling til Helsedirektoratet

Anbefalingene tar utgangspunkt i funn i kontrollene og organisasjonenes tilbakemeldinger i intervjuene om forbedringspotensialer i direktoratets forvaltning.

Det anbefales:

• Tydeligere krav både i regelverk for tilskuddene og vedtaksbrev. Regelverket kan i dag fremstå som svevende og lite konkret. 
• Flere digitaliserte løsninger fra Helsedirektoratets side. Eksempler som ble nevnt var å ha alt på en side (Min side) løsning, der det også var mulig å levere inn et revidert budsjett. Det ble også foreslått en rapporteringsløsning der man følger samme struktur i søknadsoppsettet med mål, plan for gjennomførings og aktiviteter.
• Helsedirektoratet utvikler og tar i bruk flere standardmaler, slik at det blir lettere for tilskuddsmottakerne å tyde og oppfylle Helsedirektoratets krav.  
• Helsedirektoratet utarbeider føringer og videreformidler disse på hvordan fordelingsnøkkelen for felleskostnader skal håndteres.
• Helsedirektoratet opparbeider en likere praksis internt, herunder stiller krav om revidert budsjett ved delvis innvilgelse av tilskudd.
• Konkretisere Helsedirektoratets rapporteringskrav, som i dag kan oppleves som diffuse og åpne for tolkning.

Organisasjonene ga tilbakemeldinger til kontrollteamet om at det var positivt at Helsedirektoratet utførte kontroller og fulgte opp forvaltningen. Det ble fremsatt ønske om at kontrollene fortsetter, da dette ble opplevd som bevisstgjørende og nyttig for deres arbeid.