Tilskuddsmottakers oppfølging av tilskuddsmidlene (problemstilling 1)
Helsedirektoratets kontroll viser at det gjøres mye godt arbeid i organisasjonene. De bidrar gjennomgående til at forvaltningen og rapporteringen er i samsvar med lov og regelverk, formålet for ordningen og egen søknad. Gjennom året går de stadig tilbake til søknaden og følger opp det som er beskrevet der.
Kontrollen viser likevel flere svakheter i organisasjonenes internkontroll. Dette gjelder:
- Mangelfull skriftliggjøring av internkontrollen
Mange organisasjoner hadde mangelfulle skriftlige rutiner for å bidra til god forvaltning av tilskuddsmidlene. Dette gjelder særlig for:- Risikovurderinger
Organisasjonene hadde gjennomgående ikke vurdert behovet for eller hatt en prosess for skriftliggjøring av risikovurderinger. Det ble sagt at risikovurderinger ble gjort løpende, men de ble ikke nedtegnet. Dette medfører at vurderingene ikke er sporbare for andre eller for ettertiden. - Økonomiforvaltning, herunder anskaffelser
Flere organisasjoner hadde ikke skriftliggjort hvilke kontroller som gjelder for å sikre god økonomiforvaltning og drift. For eksempel manglet flere skriftlige rutiner for godkjenning og utbetaling av fakturerer. God forståelse og kontroll i økonomiforvaltningen bidrar til å forbygge "rot" og mislighold av tilskuddsmidler. Dette bidrar til at saksbehandlingen blir transparent og etterprøvbar for tredjepart. - Habilitet
Få organisasjoner hadde skriftlige rutiner for vurdering av habilitet. Det vil si rutiner for å hindre at det foreligger omstendigheter som er med på å svekke organisasjonens/sentrale personers upartiskhet i en bestemt sak. Dette kan eksempelvis gjelde kjøp fra nærstående personer eller ved ansettelser. Rutiner for habilitet er viktig for å sikre at prinsippene om konkurranse, likebehandling og forutberegnelighet ivaretas. Brudd på dette prinsippet kan være resultat av manglende kunnskap i organisasjonen. - Etikk og varsling
Organisasjonene hadde i varierende grad skriftlige rutiner om etikk og varsling. Noen organisasjoner hadde lite informasjon tilgjengelig, eller manglet dette helt. Dette kan ha som konsekvens at de som har noe å ifra om ikke vet hvilke "regler" som gjelder, og hvor de skal henvende seg hvis de har noe å si ifra om.
- Risikovurderinger
- Mangelfull involvering av organisasjonen i styring og kontroll av tilskuddet
I noen av organisasjonene var det en eller noen få sentrale personer som var sto for det meste av driften uten noe særlig involvering av andre. At kun noen få/en medarbeider(e) har kompetansen og oversikten til å "drifte" tilskuddet medfører sårbarhet ved sykdom eller fratredelse. Dette utgjør en risiko kontinuitet og effektiv drift av tiltaket. I tillegg medfører dette reduserte kontrollmuligheter, noe som kan gi større rom for økonomiske mislighold. - Svakheter i organisasjonens kompetanse og kapasitet
Mange av organisasjonene i utvalget var små, med få medarbeidere. Flere opplyste at de var sårbare når det gjelder ressurser, herunder å sikre at flere sitter på kompetanse knyttet til drift. Når sentrale personer blir byttet ut/slutter, så må organisasjonen sørge for at disse blir erstattet og lært opp. En annen utfordring var også høy "turn-over" blant frivillige. Dette medfører ofte behov for opplæring av nye, noe som var ressurskrevende. Manglende kompetanse og kapasitet gjorde tiltaket vanskeligere å gjennomføre og rapportere på.
Tilskuddsmottakers rapportering av midlene (problemstilling 2)
Kontrollen viste at organisasjonene som mottar flere tilskudd, både fra samme og flere forvaltere, har gjennomgående et system for å følge opp hvert av tilskuddene. Videre viste kontrollen:
- Ulik bruk av fordelingsnøkkel
Flere organisasjoner benyttet en fordelingsnøkkel for intern fordeling av faste kostnader. Denne var ulikt innrettet mellom organisasjonene. Helsedirektoratet har ikke gitt føringer på hvordan fordelingsnøkkelen skal håndteres - Uklart regelverk – Ulike krav til rapportering
Organisasjonene bruker mye tid på å tolke og forstå regelverk og rapporteringsskjemaet. For å bedre forvaltningen ønsket organisasjonene at direktoratet stilte klarere krav både i regelverk for tilskuddene og vedtaksbrev. Slik blir det også blir lettere å rapportere på ordningene fra Helsedirektoratet og sammenlignet med andre tilskuddsforvaltere som også stiller ulike krav til rapportering. Harmonisering (samme krav) innad i direktoratet og mellom tilskuddsforvaltere, mer digitale systemer og flere standardmaler ville bidra til å lette tilskuddsmottakers arbeid med søknaden og å rapportere på tilskuddet.
Kontrollen av regnskap og bilag viste blant annet at:
- Organisasjonene hadde varierende kompetanse i og oversikt over egne regnskapssystemer. Ikke alle organisasjoner hadde tilgang til regnskapssystemet selv.
- Flere av bilagene inneholdt lite informasjon, noe som medførte utfordringer med å knytte utgiften til aktiviteten de hadde fått tilskudd til. Noen av bilagene viste også utgifter som ikke var i tråd med regelverket.
- Enkelte organisasjoner hadde ikke inntektsført ubrukt tilskudd fra året før, eller kun inntektsført deler av tilskuddet. Enkelte organisasjoner hadde også inntektsført tilskudd fra annen forvalter, som var knyttet til andre aktiviteter/prosjekter. Dette medførte at det ble feilaktig rapportering av midler til Helsedirektoratet.