Gjennomgang av avtaler og regnskapet
Kontrollens gjennomgang av avtaler og regnskapet viste variasjon i kommunens styring og kontroll. Funn i kontrollen var:
- Mangelfull sporbarhet i bilagsføringen knyttet opp mot hver enkelt ALIS, herunder var det vanskelig å finne dokumentasjon for alle utgiftene.
- Utbetalte tilskudd på forskudd. Dette hadde sin årsak i at tilskuddsåret og regnskapsåret ikke var harmonisert.
I enkelte kommuner var:
- Midlene til LIS1-ordningen og ALIS-ordningen blandet sammen.
- det utført dobbeltutbetalinger til den enkelte ALIS, og noen ALIS fikk utbetalt mer enn det de søkte om.
- Tilskuddsmidler benyttet til kjøp som falt utenfor regelverket, for eksempel kjøp av kontorstol og kjøp knyttet til medeierskap i et legesenter.
Videre fant kontrollen at:
- Det utbetales tilskudd for enkelt ALIS med ulike satser, det kommer ikke frem i tilskuddsbrevet til hvem tilskuddet gjelder for. Noen kommuner uttalte at de har etterspurt en oversikt fra Helsedirektoratet.
- Helsedirektoratet fattet vedtak om overføring av ubrukte midler uten å knytte utbetalingen til den enkelte ALIS. Direktoratet har ikke et system for å innhente informasjon om ALIS sin studieprogresjon eller årsaker til at midlene ikke benyttes som forutsatt.
Krav om rapportering
Kontrollen viser at mange kommuner erfarer at kravene fra Helsedirektoratet ikke alltid er forståelige, og at retningslinjer for tilbake-rapportering til Helsedirektoratet er utydelige. En av kommunen uttalte:
"Det er viktig å følge den nye rapporteringsmalen, hvor en skal be om midler i ettertid. Når dette inntraff fra 2022 tok det litt tid før kommunen skjønte overgangen. Dette kunne vært gjort annerledes fra sentralt hold, da overgangen var vanskelig."
At tilskuddsåret er annerledes enn kommunens regnskapsår skapte utfordringer for kommuneøkonomien enkelte steder. Regnskapet for ALIS-ordningen opplevdes i tillegg veldig omfattende. Kommunene opplyser å bruke skyggeregnskap for å ha oversikt over økonomien. Dette skapte ekstraarbeid ved rapporteringen.
Flere kommuner mente at tilskuddet kommer sent fra direktoratet. En av kommunene opplyste at:
"Fastlegene stiller spørsmål ved hvorfor utbetalingen kommer ett år etter. Hvis det var mulig å søke to ganger i året, ble det jevnere fordeling av pengene. Det kunne også være fordelaktig om ALIS søkte om tilskudd direkte til Helsedirektoratet. Kommunen kunne i Dossier gå god for at legen søkte. Dette ville spare kommunen for mye administrasjon."
Tilskudds-struktur
At tilskuddet var gitt for 10 måneder, 11 måneder og 12 måneder bidrog til forvirring hos de som mottok ALIS-tilskudd. Det var uforutsigbart fra år til år hvor mange måneder perioden omfattet. Flere kommuner ga uttrykk for at det hadde vært enklere om tilskuddsperioden fulgte året, for eksempel fra januar til desember.
Direktoratets frist 1. september for å søke tilskudd har gjort kommunens arbeid vanskelig, da fristen er rett etter sommerferien. Om ALIS har et kurs i slutten av august er det få ALIS-er som rekker å sende inn dokumentasjonen i tide, slik at kommunen rekker å kontrollere og sende inn til Helsedirektoratet innen fristen.