Hensiktsmessig bruk av sjekklisten med klar beskrivelse av ansvar og oppgaver, opplæring og praktisk tilrettelegging er nødvendig. Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 3 (lovdata.no) og kapittel 2 i Helsedirektoratets Veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten slår fast at det er den som har det overordnede ansvaret for virksomheten, altså øverste leder, som har ansvaret for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med forskriften. Med styringssystem menes den del av virksomhetens styring som omfatter hvordan virksomhetens aktiviteter planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse- og omsorgslovgivningen. Øverste leder kan blant annet ha ansvar for å legge til rette for at Sjekkliste for Trygg Kirurgi benyttes.
Det er et ledelsesansvar å sørge for at det etableres skriftlige rutiner for bruk av Sjekkliste for Trygg Kirurgi og for at disse gjøres kjent og etterleves. Rett bruk av Sjekkliste for Trygg Kirurgi fungerer som en barriere mellom en mulig risiko og pasienten. Å tydeliggjøre og tilrettelegge for at sjekklisten benyttes i risikostyring med systematisk barrierestyring reduserer dermed sannsynligheten for å oppleve et scenario med store konsekvenser for pasienten. I praksis handler dette om at operasjonsteamet gjennomgår sjekklistens tre deler på en systematisk måte, slik at en kan identifisere og forhindre avvik fra vedtatt praksis. På denne måten vil de vanligste, unngåelige feilene som kan true pasienter liv og helse, reduseres.
Sjekkliste for Trygg Kirurgi er et risikoreduserende verktøy som opprinnelig ble lansert av Verdens helseorganisasjon i 2008. Risiko reduseres gjennom å kontrollere og kommunisere at gjeldende rutiner, prosedyrer og retningslinjer er fulgt, før, under eller etter det aktuelle kirurgiske inngrepet (Hales et al., 2006; Hales et al., 2008). Omfattende klinisk forskning i mange land har vist at bruk av en sjekkliste kan sikre god gjennomføring og sikkerhet før utførelse av en risikofylt prosedyre og dermed bidra til å redusere risiko for feil og svikt og sikre etterlevelse av de prosedyrer og retningslinjer som skal følges (Hales et al., 2006, Haynes et al., 2009, Weiser et al., 2010).
Norske studier har også vist positive effekter av sjekklisten ved reduksjon av komplikasjoner og liggetid på sykehus, samt forbedring av perioperative arbeidsprosesser (Haugen et al., 2014 og Haugen et al., 2019). En større norsk studie viser også tilleggseffekter av å ha med egne pre- og postoperative sjekklister, som reinnleggelser, reoperasjoner og risiko for komplikasjoner (Storesund et al., 2020).
I sikkerhetsteorien beskrives barrieresystem som enten fysiske, funksjonelle, symbolske eller lovgivende/kontrollerende (Hollnagel, 2008). De mest effektive barrierene avhenger av en kombinasjon av slike barrieresystemer (Reason, 2000). Sjekkliste for Trygg Kirurgi er beskrevet som et symbolsk eller kontrollerende barrieresystem. Slike barrieresystem har middels til lav styrke og defineres derfor som sårbare system, som lett kan tilsidesettes da de er avhengige av menneskelig lojalitet for etterlevelse (Hollnagel, 2008, Rydenfalt, et al., 2014). Observasjonsstudier som har undersøkt etterlevelse av sjekklistebruk viser til stor variasjon mellom rapportert- og målt sjekklistebruk (Rydenfalt et al., 2013, Russ et al., 2015). Implementeringsstudier rapporterer også en uønsket variasjon i daglig bruk av sjekklisten (Pérez-Guisado et al., 2012, Pickering, 2013).
Sjekkliste for Trygg Kirurgi er opprinnelig utarbeidet for å kunne brukes ved mange ulike typer inngrep. Dette beskrives godt i WHO sin retningslinje for trygg kirurgi (WHO Guidelines for Safe Surgery, 2009) samt i sentrale publikasjoner om pasientsikkerhet i kirurgisk virksomhet (Mellin-Olsen et al., 2010, Haugen, 2020, Russ et al. 2015, Sevdalis et al., 2012).
Etterlevelse av sjekklisten henger sammen med type kirurgisk virksomhet, involverte profesjonsgrupper og opplevd nytteverdi av de enkelte punktene på sjekklisten (Rydenfalt et al., 2013, Russ et al., 2015, Gillespie et al., 2015, Hull et al., 2017 og Ko et. al., 2011).
For hensiktsmessig bruk av sjekklisten ved den enkelte kirurgiske virksomhet tilsier klinisk erfaring at det kan være behov for justeringer og tilpasninger. I tillegg vil det være behov for eventuelt å justere utførelsen eller innhold på sjekklisten hvis det viser seg at det oppstår avvik som kunne vært forhindret (Anwer et al., 2016, Waehle et al., 2020 og Wangoo et al., 2016).
God kontroll med bruk og registrering av etterlevelse av Sjekkliste for Trygg Kirurgi kan bidra til å sikre god barrierestyring og at risiko som virksomheten står ovenfor håndteres på en integrert og kostnadseffektiv måte. Barrierenes funksjon i risikobildet blir da kjent blant medarbeiderne. Rapportering på etterlevelse av Sjekkliste for Trygg Kirurgi kan brukes som datagrunnlag til risikostyring og forbedringsarbeid lokalt, og særlig hvis data kobles mot avviksregistreringer. Rapportering er også av betydning for å skape engasjement i linjeledelsen, og styrke sikkerhetskulturen (Haugen, et al., 2020). I tillegg vil registrering også kunne fungere som bevisstgjørende motivasjonsfaktor for teamet. Det er imidlertid vesentlig at det tilstrebes kvalitet i utførelsen, slik at ikke gjennomføringen blir opptil hver enkelt, eller at det blir en avkrysningsøvelse for å tilfredsstille mål på etterlevelse (Wæhle et al., 2012, Wæhle et al., 2020, Rydenfalt et al., 2015). Nytteverdien av systematisk å bruke og registrere hver av sjekklistens tre deler, har også vært vist gjennom forskning. Publikasjonen fra Haugen og kolleger viste en klar sammenheng mellom etterlevelse av Sjekkliste for Trygg Kirurgi, forbedrede arbeidsprosesser og reduksjon i forekomst av postoperative komplikasjoner: dess flere deler av sjekklisten som ble brukt, dess bedre var etterlevelsen av perioperative arbeidsprosesser, som igjen gav færre komplikasjoner (Haugen et al., 2019).