3. Godkjenning, internkontroll, tilsyn og klage mv.

Virksomheter som omfattes av forskriften må søke kommunen om godkjenning før oppstart

Virksomheter må søke kommunen om godkjenning før oppstart.

Formålet med godkjenningen er å:

• bidra til å sikre at virksomheten oppfyller kravene i forskriften
• bidra til å sikre at barna og elevenes miljø ivaretas og vurderes ved planlegging, etablering og ved endringer av drift
• legge til rette for råd og veiledning fra kommunen i søknadsprosessen og under driften

Virksomhetens eier har ansvar for at det søkes om godkjenning av tiltak til kommunen og at virksomheten oppfyller alle forskriftens bestemmelser ved oppstart. Virksomhetens eier kan delegere ansvar for søknadsprosessen.

Kommunen må vurdere om virksomheten har sannsynliggjort at driften vil være i samsvar med kravene i forskriften. Dersom kommunen vurderer at virksomheten ikke har sannsynliggjort at driften vil være i samsvar med de kravene forskriften stiller, skal søknad om godkjenning avslås. Det er ikke anledning til å gi midlertidig godkjenning eller godkjenning på vilkår om at krav i forskriften oppfylles på et senere tidspunkt. Kommunens avgjørelse om godkjenning er et enkeltvedtak jfr. forvaltningsloven § 2 (lovdata.no).

Etter oppstart vil virksomheten følges opp av kommunen gjennom tilsyn jfr. §19. Godkjenningen kan ikke trekkes tilbake med hjemmel i denne forskriften, men kan omgjøres etter alminnelige forvaltningsrettslige regler.

Virksomheten må søke ved plan for etablering, utvidelse eller endring

Søknad om godkjenning skal legges frem for kommunen når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring.

Virksomheten må søke kommunen om godkjenning ved planlegging av:

• ny virksomhet, enten nytt bygg eller ny eier
• nytt tilbygg til eksisterende virksomhet
• renovering av eksisterende virksomhet
• bruk av lokaler som ikke er godkjent
• driftsmessige endringer
• bruk av erstatningslokaler eller andre midlertidige lokaler

Mindre tiltak vil ikke nødvendigvis omfattes av godkjenningsplikten. Det må være forholdsmessighet mellom godkjenningens omfang og helsegevinsten man oppnår gjennom godkjenningen. I lys av forskriftens formål vil endringer som kan ha betydning for barn og elevers miljø omfattes av godkjenningsplikten.

Kommunen skal gi råd og veiledning om kravene i forskriften, søknadsprosessen og hva som skal til for at godkjenning kan gis.

Tidlig involvering av kommunens godkjenningsmyndighet sørger for at forhold som ikke er i tråd med forskriften avdekkes og rettes opp så tidlig som mulig, og før byggingen/endringen starter. På planstadiet blir det tatt valg om fysiske- og driftsmessige forhold som kan ha betydning for barn og elevers miljø, som kan være vanskelig og kostbart å endre i ettertid. Det kan for eksempel være beliggenhet, størrelse på uteoppholdsareal, utforming av selve bygget og dagslysforhold.

Søknadens innhold

En godkjenningssøknad skal inneholde dokumentasjon om hvordan virksomheten skal etableres, bygges og drives i samsvar med forskriften. Innhold i en godkjenningssøknad og type dokumentasjon som må legges frem i en søknadsprosess, avhenger av type tiltak.

Kommunen må vurdere konkret hva slags dokumentasjon som er nødvendig for å sannsynliggjøre at driften vil være i samsvar med regelverket.

Eksempler på punkter en søknad kan inneholde, avhengig av hva søknaden gjelder:

• virksomhetens navn og type virksomhet (for eksempel skole, barnehage, SFO, dagmamma)
• kontaktinformasjon (adresse, skoleeier, byggeier, leder)
• hva søknaden gjelder / beskrivelse av tiltaket
• tidspunkt for planlagt oppstart
• beskrivelse av internkontrollsystem etter § 18, herunder beskrivelse av rutiner som er etablert eller plan for etablering av rutiner
• byggeår og hva som er gjort av evt. tidligere rehabiliteringer eller utvidelser
• antall barn eller elever virksomheten planlegges for
• antall ansatte/årsverk
• beskrivelse eller dokumentasjon av hvordan virksomhetens lokaler og uteområder er utformet, herunder
  • tegninger av innendørs og utendørs areal som viser med inndeling av soner/rom, funksjoner og størrelse
  • angivelse av netto innendørs og utendørs oppholdsareal med beskrivelse av eventuelle tilleggsarealer
  • beskrivelse av planlagt universell utforming
• beskrivelse av beliggenhet

Ved søknader om etablering av nye barnehager og skoler bør søknaden som hovedregel inneholde alle punktene over.

Kommunens godkjenningsmyndighet må vurdere om det skal gjennomføres befaring før oppstart. Det stilles ikke krav til befaring fra kommunen for at godkjenning kan gis, men befaring kan være nødvendig for å kunne vurdere om det er sannsynlig at virksomheten vil ha en helsemessig tilfredsstillende drift og et forsvarlig fysisk miljø.

Planer og rutiner som må være etablert før oppstart

Planer og rutiner som er nødvendig for å sikre at kravene i forskriften kapittel 2 er oppfylt, må være etablert før oppstart av virksomheten.

Innholdet i planer og rutiner kan videreutvikles etter at godkjenning er gitt og oppstart er i gang, slik at det kan gjøres tilpasninger til driften og når barn og elever, i tillegg til ansatte, kan involveres.

Søknadsprosessen

Søknadsprosessen vil avhenge av tiltaket det søkes om. For nye tiltak som også er søknadspliktige etter plan- og bygningsloven, er det hensiktsmessig å legge opp godkjenningen i to trinn.

Trinn 1

Søknad om godkjenning bør legges frem for godkjenningsmyndighet når tiltaket skal planlegges, senest samtidig med søknad om rammetillatelse til plan og bygningsmyndigheten. Søknad vil utløse en tilbakemelding fra kommunen som plikter å veilede søker om hva som skal til for at godkjenning før oppstart kan gis.  En veiledende tilbakemelding på søknaden fra kommunen er ikke et enkeltvedtak. Det vises til forvaltningslovens regler om hva som er å anse som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 2.

Trinn 2

Når tiltaket er oppført, må søker sannsynliggjøre at planlagte driftsmessige forhold vil være i samsvar med forskriftens krav.

Det kan være forhold som av ulike grunner ikke kan dokumenteres ved godkjenningstidspunktet. Et eksempel er radon som kun kan måles i vinterhalvåret. Det samme vil gjelde målinger av f. eks romakustikk og etterklangstid.

Måleresultater må i slike tilfeller dokumenteres i etterkant av godkjenning.

Virksomheter skal følges opp med tilsyn fra kommunen. Informasjon fra søknadsbehandlingen om forhold som ikke er mulig å dokumentere på søknadstidspunktet, bør tas inn i kommunens planlegging av tilsyn og kan ha betydning for hvor raskt et tilsyn bør gjennomføres og forholdene følges opp. Se veiledning om risikobasert tilsyn.

Hva som skal godkjennes

Det er tiltaket det søkes om som skal vurderes i forbindelse med kravet til godkjenning før oppstart.

Dersom godkjenningen gjelder påbygg eller utvidelse av lokalene, er det i utgangspunktet selve påbygget eller utvidelsen som skal godkjennes. I vurderingen av søknaden om påbygg eller utvidelse må det imidlertid vurderes om tiltaket vil påvirke overholdelsen av forskriftens krav ved eksisterende lokaler eller uteområder. Det kan for eksempel være et tilbygg som tar areal fra eksisterende uteoppholdsareal. I slike tilfeller må også eksisterende lokaler eller områder godkjennes.

Konsekvenser av manglende godkjenning

Manglende godkjenning kan ha ulike årsaker, enten at virksomheten ikke har søkt, fått avslag på søknad om godkjenning eller kravene ikke er oppfylt og forutsetningene for å oppnå godkjenning ikke foreligger.

Godkjenningen skal foreligge før oppstart. Dersom kommunen vurderer at virksomheten ikke har sannsynliggjort at driften vil være i samsvar med de kravene forskriften stiller, skal søknad om godkjenning avslås. Avslag om godkjenning er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jfr. forvaltningsloven § 2. At en virksomhet ikke får godkjenning betyr ikke nødvendigvis at den ikke kan starte opp eller drives videre, men manglende godkjenning innebærer at virksomheten må bli fulgt opp av godkjennings- og tilsynsmyndigheten i kommunen, med sikte på godkjenning. Kommunes oppfølging kan gjøres gjennom råd og veiledning eller tilsyn, avhengig av hva som er nødvendig og hensiktsmessig i den konkrete situasjonen.

Kommunen kan kreve virksomheten stanset etter folkehelseloven § 10 tredje ledd dersom godkjenning ikke foreligger. Stansing etter folkehelseloven § 10 tredje ledd kan bare kreves dersom ulempene ved stansing står i rimelig forhold til den helsefare som unngås.

Kommunen kan bruke virkemidler etter folkehelseloven kapittel 3 (lovdata.no), for eksempel retting og tvangsmulkt, både for å oppnå godkjenning og sørge for at virksomheten drives i tråd med forskriftens bestemmelser. Dersom det vurderes at det er forhold ved virksomheten som utgjør en overhengende fare for helseskade skal kommunen stanse virksomheten etter folkehelseloven § 16.

Forholdet til andre godkjenningsordninger

Godkjenningen etter denne forskriften gjelder i tillegg til flere andre godkjenningsordninger som virksomheten må forholde seg til. Godkjenningsordningene har ulike formål og dekker ulike aspekter ved virksomhetene. Der kommunen er godkjenningsmyndighet for flere ordninger, bør kommunen samordne de ulike godkjenningene internt.

Plan og bygningslovens bestemmelser om byggesaksbehandlingen har som formål å sikre at tiltak blir i samsvar med lov, forskrift og planvedtak, og at det enkelte tiltak utføres forsvarlig, jfr. plbl. § 1 tredje ledd. Forskrift om tekniske krav til byggverk (Byggteknisk forskrift) stiller blant annet krav til inneklima og helse (kap. 13) og ytre miljø (Kap. 9). Formålet med kravene i byggteknisk forskrift er å sikre at tiltak planlegges, prosjekteres og utføres ut fra hensyn til god visuell kvalitet, universell utforming og slik at tiltaket oppfyller tekniske krav til sikkerhet, miljø, helse og energi.

Barnehageloven § 6 hjemler plikt om å søke godkjenning som barnehage. Virkeområdet etter barnehageloven er noe snevrere enn etter forskrift om miljø og helse i barnehager og skoler mv. Etter barnehageloven må for eksempel ikke dagmammavirksomheter godkjennes. Bakgrunnen for dette har sammenheng med formålene bak de ulike regelverkene. Godkjenning etter barnehageloven må også foreligge før oppstart. Kommunen kan ved godkjenningen etter barnehageloven sette vilkår for driften med hensyn til antall barn, barnas alder og oppholdstid.

Kommunen avgjør søknader om godkjenning etter en vurdering av barnehagens egnethet ut fra formål og innhold, jf. barnehageloven § 14. Kommunen bør samordne sin behandling av søknader etter de to regelverkene der det er hensiktsmessig.

Opplæringsloven har ingen godkjenningsplikt.

Privatskoleloven stiller krav om godkjenning av skoleanlegg for frittstående grunn- og videregående skoler godkjent etter denne loven, se § 2-4. Statsforvalter er godkjenningsmyndighet. Etter lovens ordlyd er det departementet som skal godkjenne skoleanlegg. Denne myndigheten er delegert til statsforvalteren.

Arbeidsmiljøloven § 18-9 stiller krav til at tiltak som gjelder oppføring av bygning eller utførelse av bygningsmessige arbeid krever samtykke fra Arbeidstilsynet på forhånd. Formålet med kravet om forhåndssamtykke er å sikre at kravene til arbeidsmiljøet ivaretas på en forsvarlig måte, og kan ha betydning for kommunens behandling av sak etter plan- og bygningsloven.

Vedlikehold er viktig for å sikre gode helse- og miljøforhold for barn og elever, og kravet til vedlikeholdsplan skal bidra til å sikre at miljøet til enhver tid er i samsvar med forskriftens krav. Det må foreligge en vedlikeholdsplan for hver enkelt virksomhet, og planen må omfatte virksomhetens lokaler og uteområder.

En forutsetning for nødvendig vedlikehold er at det settes av nødvendig finansiering til å følge vedlikeholdsplanen.

Med vedlikehold menes en rekke tiltak for å bevare noe og holde det i fungerende og fullverdig tilstand. Et planlagt, forebyggende vedlikehold er avgjørende for at virksomhetens lokaler og uteområder med installasjoner skal fungere som forutsatt i sin forventede levetid. I planleggingsfasen av en ny virksomhet må det tas hensyn til at løsningene skal være helsefremmende og sykdomsforebyggende, men også være enkle å vedlikeholde, både med hensyn til tilgjengelighet og muligheten for vedlikehold.

Med vedlikeholdsplan menes skriftlig, faglig basert plan, som er forpliktende for den ansvarlige for virksomheten. Planen må inneholde beskrivelse av

• hva som skal vedlikeholdes
• frister for gjennomføring av vedlikeholdet
• hvem som er ansvarlig for å følge opp planen internt

Kravet til oppdatert plan innebærer at planen til enhver tid må gjenspeile vedlikeholdsbehovet og plan for håndtering.

Kravet til langsiktig vedlikeholdsplan innebærer at planen må inneholde en langsiktig vurdering av vedlikeholdsbehovet og en plan for finansiering. Planen bør inneholde planlagte tiltak for lokalene og uteområdenes ulike bestanddeler, basert på levetid for disse. Planen bør også gi en oversikt over når de ulike tiltakene skal gjennomføres og angi hva de enkelte tiltak vil koste.

Ved ferdigstillelse av en ny virksomhet skal det følge med vedlikeholdsdokumentasjon for alle deler av lokalene og uteområdene som skal vedlikeholdes.

Virksomheten har informasjonsplikt til både kommunens tilsynsmyndighet og barnehagebarn, elever og foreldre.

Informasjonsplikt til barnehagebarn, elever og foresatte

Virksomheten plikter å informere barnehagebarn, elever og foreldre om forskriftens krav til det fysiske miljøet, muligheten til å henvende seg til kommunen og om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen.

Formålet med informasjonsplikten er å sikre at barn, elever og foreldre kjenner til hva de kan kreve av barnehagen eller skolen, og hvordan de kan ta saken videre dersom de mener barnehagen eller skolen ikke oppfyller sine plikter. Dette forutsetter at barn, elever og foreldre er kjent med hvilken tilstand barnehagen eller skolen er i. Informasjonsplikten er derfor en forutsetning for at § 19 om henvendelser fra foreldre, elever og barn skal virke etter sitt formål.

Hva slags informasjon

Skoler og barnehager skal gi informasjon til foreldre, elever og barn om:

• forskriftens krav til det fysiske miljøet, jfr. forskriften kapittel 2 
• muligheten barn, elever og foreldre har til å henvende seg til kommunen etter § 20
• forhold i miljøet som kan ha negativ innvirkning på helsen
• faktiske forhold i miljøet som kan skade helsen til barna eller elevene.

Virksomheten skal informere om alle forhold som har en mulig påvirkning på helsen. Det er altså ikke nødvendig at forholdene allerede har fått eller klart vil få slik negativ virkning. Likevel bør det være en viss terskel for hvilken informasjon det er plikt til å gi. Forholdet må være av en viss alvorlighetsgrad eller dreie seg om risikoforhold som varer over tid.

Det må vurderes konkret hva det skal informeres om og i hvilken form, basert på informasjonsbehovet. Behovet for informasjon, hvordan informasjon skal gis og hvor raskt informasjonen bør gis kan blant annet avhenge av

• om det gjelder generelle forhold eller en konkret sak
• om forholdet er akutt og gjelder fare for liv og helse

Eksempler på opplysninger:

• klager og tilbakemeldinger på inneklima
• resultater fra ulike kartlegginger som viser overskridelse av normer og beskrivelse av tiltak som planlegges eller iverksettes
• ventilasjonsanlegg som ikke virker over tid
• radonmålinger som viser for høye konsentrasjoner av radon
• utilfredsstillende renhold
• oppussingsarbeider som forårsaker støy, lukt, støv eller sikkerhetsmessige utfordringer
• vannlekkasje
• forhold som kan forårsake smitte blant barn og unge
• alvorlige skader eller hendelser som barn har vært utsatt for
• avvik fra forskriften som er blitt avdekket etter tilsyn
• om virksomheten er godkjent etter forskriften eller ikke
• forekomst av skadedyr eller skadedyrbekjempelse hvor det brukes kjemiske bekjempelsesmidler
• eksterne forhold som barnehagen og skolen selv ikke er ansvarlig for, for eksempel støy eller luftforurensning fra anleggsarbeider på nabotomten eller endringer i trafikkbildet som kan medføre risiko

Informasjon må gis på en forståelig måte

Informasjonen må formidles på en måte og i en form som er tilgjengelig for dem den er ment for. Det må tas høyde for at den digitale kompetansen kan være varierende. Det må også vurderes om alle foreldre, barn og elever er mottakere av informasjonen, eller om det kun angår noen.

Etter barnehageloven § 4 (lovdata.no) skal hver barnehage ha et foreldreråd og et samarbeidsutvalg for å sikre samarbeidet med barnas hjem. Barnehageeieren skal sørge for at saker av viktighet forelegges foreldrerådet og samarbeidsutvalget.

Opplæringsloven § 10-8 (lovdata.no) pålegger skoleeier en informasjonsplikt overfor elever og foreldre. Skoleeier skal gi den informasjonen elevene og foreldrene har bruk for, blant annet om skolemiljøet, skolereglene og elevenes rettigheter og plikter. Dette innebærer også at skoleeier må varsle snarest mulig dersom forhold ved skolemiljøet kan være til skade for elevenes helse.

Informasjonsplikt til kommunens tilsynsmyndighet

Virksomheten plikter uoppfordret å gi kommunen informasjon om forhold som åpenbart kan ha negativ innvirkning på barna/elevene, jfr. folkehelselovens § 12. Virksomheten har også plikt til å legge frem opplysninger som etterspørres av tilsynsmyndigheten, se veiledning til § 19 om kommunalt tilsyn.

Virksomheten må informere tilsynsmyndigheten om forhold ved ute- og innemiljøet som kan ha negativ innvirkning på barnas eller elevenes helse. Det kan for eksempel være utfordringer knyttet til inneklima, sanitærforhold, skadedyr, vedlikehold og risikofaktorer i utemiljøet. Forholdet må være av en viss alvorlighetsgrad og/eller dreie seg om risikoforhold som varer over tid.

Se eksempler lenger oppe på opplysninger til barn, elever og foresatte, som er sammenfallende med opplysninger til tilsynsmyndighet.

Informasjonen som gis kan føre til at tilsynsmyndigheten:

• gir råd og veiledning om helserisiko og bistå virksomheten med informasjon til foreldre/barn
• gir råd om fremgangsmåte/prosess for å rette forholdet
• vurderer risikoforholdet og vurdere behov for bruk av virkemidlene i folkehelseloven slik at forholdet blir rettet opp
• starter et tilsyn som følges opp med avvik og evt. retting

Kommunen må sørge for at opplysninger som gis til kommunen kommer frem til riktig mottaker i kommunen. Opplysninger om risikoforhold ved det fysiske miljøet ved barnehager og skoler kan for eksempel komme inn til barnehagemyndigheten, eiendomsavdelingen eller andre, og må videreformidles til tilsynsmyndigheten som må vurdere opplysningene i forbindelse med tilsynsoppfølgingen etter denne forskriften.

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, kvalitetssikres og vedlikeholdes i samsvar med regelverket. Internkontrollen skal altså sikre at lover og forskrifter følges.

Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en egen Veileder om internkontroll for barnehage- og opplæringssektoren (udir.no) som er veiledende for forståelsen av kravet etter denne forskriften.

Innholdet i bestemmelsen om internkontroll er sammenfallende med kravene i kommuneloven § 25-1, og kravene til internkontroll i barnehage- og opplæringslovgivningen.

Risikovurderinger er sentralt for å tilpasse internkontrollen.

Internkontroll skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Internkontrollen skal være systematisk, og ikke hendelsesbasert.

Virksomheten må:

• utarbeide beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
• ha nødvendige rutiner og prosedyrer som sikrer etterlevelse av forskriftens krav
• avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
• dokumentere internkontrollen i den form og det omfang som er nødvendig
• evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll

Virksomhetens eier har ansvar for internkontrollen, jfr. § 3. Oppgavene som omfattes av internkontrollen kan delegeres og fordeles på flere, selv om den ansvarlige vil ha det overordnede ansvaret.

Sjekkliste

Det er utarbeidet en eksempelmal for en sjekkliste for fysisk miljø i barnehager og skoler, basert på bestemmelsene i forskriften og denne veilederen.

• Sjekkliste for fysisk miljø i barnehager og skoler – eksempelmal (DOCX)

Forholdet til krav til internkontroll etter andre lover og forskrifter

Barnehager, skoler og skolefritidsordninger er underlagt krav til internkontroll etter flere andre lover og forskrifter. Se

• veiledning om krav til internkontroll i barnehage- og skolesektoren fra Utdanningsdirektoratet (udir.no)
• veiledning om internkontroll etter arbeidsmiljøloven fra Arbeidstilsynet (arbeidstilsynet.no)

Kommunenes tilsynsansvar

Etter første ledd skal kommunen føre tilsyn med at virksomhetene oppfyller kravene i forskriften. Kommunen skal prioritere sin tilsynsvirksomhet etter en vurdering av helserisiko.

Kommunen skal også bistå virksomheter med råd og veiledning. Dette kan for eksempel være informasjon om gjeldende lover og forskrifter og hvilke tiltak som kan være nødvendige for å oppfylle kravene i forskriften.

I forskriften er godkjenningsansvar, tilsynsansvar mv. lagt direkte til kommunen. Dette er gjort med bakgrunn i prinsippet om at kommunene i størst mulig grad selv skal fastsette hvilket kommunalt organ som skal løse en bestemt oppgave. Kommunestyret kan delegere sin myndighet etter bestemmelsene i kommuneloven til det kommunale organ som skal løse oppgaven og i tillegg gir folkehelselovens § 9 (lovdata.no) kommunen hjemmel til å delegere myndigheten til et interkommunalt selskap.

Kommunens tilsyn skal rette seg mot skole- eller barnehageeier, som ansvarlige for oppfyllelse av forskriften etter § 3.

Risikobasert tilsyn

Det følger av første ledd, annet punktum, at kommunen skal prioritere sin tilsynsvirksomhet etter en vurdering av helserisiko. Risikovurderingen vil være bestemmende for kommunens tilsynsaktivitet og planer, herunder valg av tilsynstema, tilsynsmetoder, hvilke virksomheter som skal prioriteres og hyppigheten på tilsyn. Dette er i tråd med kommunens tilsynsansvar etter folkehelseloven § 9.

Kommunens risikovurdering baseres blant annet på:

• kommunens folkehelseutfordringer
• ulike miljøfaktorers innvirkning på helsen
• risikoforhold i hver enkelt virksomhet
• informasjon fra tidligere tilsyn eller godkjenningsprosess
• opplysninger fra skole og barnehageeiere, foreldre, barn og elever
• opplysninger fra virksomheten
• andre lokale forhold

Helsedirektoratet har laget en egen veileder for Kommunenes tilsyn med miljørettet helsevern – Regelverk, metodikk og saksbehandling med forslag til blant annet tilsynsmal.

Kommunen fører også tilsyn med forekomsten av radon i barnehager og skoler, se veileder for tilsyn med radon i skoler, barnehager og utleieboliger.

I tillegg fører kommunen tilsyn med skadedyrbekjempelse i barnehager og skoler, se veileder for tilsyn av skadedyrbekjempelser (fhi.no).

Særskilt dokumentasjonsplikt av tilsyn

Kommunen har en plikt til å føre internkontroll for å sikre at krav fastsatt i folkehelseloven eller i medhold av folkehelseloven overholdes, jf. folkehelseloven § 30. Kommunens plikt til internkontroll med tilsynsoppgaven bygger på det alminnelige systemet for internkontroll i kommuneloven § 25-1.

Klar ansvars- og oppgavefordeling og tilstrekkelig faglig kompetanse til å ivareta tilsynsansvaret på en forsvarlig måte, er en viktig del av kravet til internkontroll. Kommunen må gjennom ledelse, styring og organisering av virksomheten jobbe kontinuerlig for forbedring og iverksette systematiske tiltak i form av rutiner og prosedyrer – og sikre faktisk etterlevelse av disse. Kommunen skal prioritere områdene og aktivitetene som har størst risiko for svikt og størst helsemessig konsekvens.

I folkehelseloven § 9, annet ledd, er kommunen pålagt å dokumentere særskilt at de har nødvendig styring med tilsynsansvaret: «Kommunenes tilsyn med virksomhet og eiendom i henhold til § 9 skal dokumenteres særskilt, herunder uavhengighet og likebehandling i tilsynet.»

Det vil i denne sammenheng bl.a. være nødvendig å dokumentere:

• hvilket organ i kommunen som har ansvar for tilsynet etter denne forskriften med miljøet i skoler og barnehager (klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet)
• at de som har ansvar for å føre tilsyn har tilstrekkelig kompetanse, myndighet og kapasitet til å kunne utføre sin tilsynsoppgave
• hvordan det er sikret at det kommunale tilsynsorganet er tilstrekkelig uavhengig
• at tilsynsorganet har tilstrekkelig styring med tilsynsoppgaven – dette innebærer:
  • at det foreligger oversikt over hvilke virksomheter det skal føres tilsyn med
  • prosedyre som sikrer at opplysninger om risikoforhold i skoler og barnehager tilfaller tilsynsmyndigheten, jfr. § 16 og § 19
  • at tilsynsmyndigheten har oversikt over ovennevnte opplysninger slik at informasjonen tas hensyn til i tilsynsplanleggingen
  • at det er utarbeidet tilsynsplan basert på risikovurderinger
  • at det foreligger rutiner for tilsynsaktiviteten, herunder gjennomføring av tilsyn og oppfølging av avvik.
  • at kommunens ledelse blir orientert om tilsynsaktiviteten

Det vil for eksempel være viktig å sikre at tilsynsorganet ikke har direkte linjeansvar for drift, vedlikehold eller forvaltning av de kommunale barnehage- og skolebyggene.

Plikt til å legge frem nødvendige opplysninger slik at tilsynsmyndigheten kan ivareta sine oppgaver etter denne forskriften

Virksomheten har plikt til å legge frem nødvendige opplysninger slik at tilsynsmyndigheten kan ivareta sine oppgaver etter denne forskriften, jfr. folkehelseloven §12.

Plikten oppfylles ved at virksomheten legger frem informasjon som etterspørres av tilsynsmyndigheten.

Virkemidler

Etter tredje ledd kan kommunen foreta gransking, retting, stansing, og ilegge tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr i samsvar med folkehelseloven §§ 13 til 17.

Vilkårene for å benytte virkemidlene fremgår av de enkelte paragrafene i folkehelseloven. Når kommunen treffer vedtak i denne forbindelse, kommer de generelle bestemmelsene i forvaltningsloven (lovdata.no) til anvendelse. Bestemmelsene om granskning, retting og tvangsmulkt er såkalt skjønnsmessig kompetanse, eller «kan-kompetanse». Det vil si at dersom vilkårene er oppfylt, er det opp til kommunen å avgjøre hvorvidt et pålegg skal gis.

Se mer veiledning om virkemidler i veileder for Kommunenes tilsyn med miljørettet helsevern – Regelverk, metodikk og saksbehandling.

Kommunens veiledningsplikt

Tilsyn er ett av flere virkemidler for å bidra til å sikre et godt miljø for barn og unge. Veiledning kan bidra til samme mål.

Informasjonsflyt og samarbeid

God informasjonsflyt og samarbeid, både internt i kommunen og med statsforvalter vil kunne sikre et godt og helhetlig tilsyn fra kommunen. Vurdering av behov for og eventuelt hvordan samarbeid og informasjonsflyt med øvrige myndigheter kan gjøres, bør være en del av tilsynsmyndighetens ansvar for et godt tilsyn.

Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern må ses i sammenheng med kommunens plikt til å drive systematisk folkehelsearbeid etter folkehelseloven kapittel 2. Kommunen er etter folkehelseloven forpliktet til å ha nødvendig oversikt over helsetilstanden og påvirkningsfaktorer i befolkningen og utarbeide skriftlig oversikt som identifiserer folkehelseutfordringene i kommunen. Forhold som avdekkes i kommunens tilsyn med barnehager og skoler, er relevant i kommunens systematiske folkehelsearbeid.

For å sikre at forskriftens krav etterleves, må forhold som ikke er tilfredsstillende bli kjent for virksomheten. Bestemmelsen tydeliggjør at barn, elever og foreldre kan ta kontakt med kommunen som tilsynsmyndighet, og få en enkeltsak vurdert.

Dersom barn, elever og foreldre mener at forskriftens krav ikke oppfylles skal de først henvende seg til barnehagen eller skolen.

Dersom barnehagene eller skolen ikke følger opp innen rimelig tid, kan eleven eller foreldrene henvende seg til kommunen. Hva som er rimelig tid avhenger av hvor alvorlig forholdet er og hvilke konsekvenser forholdet vil ha på kort eller lang tid.

Barn, elever og foreldre kan henvende seg til kommunen direkte om saker, men det beste er om enkeltsaker løses på lavest mulig nivå, og at henvendelsen derfor først går til barnehagen eller skolen.

Kommunen har plikt til å vurdere henvendelsen, men kan vurdere at det ikke er grunn for oppfølging, og kan avgjøre å ikke følge opp. En slik avgjørelse utgjør et enkeltvedtak jfr. forskrift om miljørettet helsevern § 16 annet ledd (lovdata.no) og kan påklages til statsforvalter, jf. denne forskriften § 21 om klage. Foreldre vil ha rettslig klageinteresse, se veiledning til § 21. Klagen bør innebære et ønske om en endring av et konkret forhold.

Forhold til system etter opplæringsloven og barnehageloven

Oppfølging av psykososiale forhold skal skje etter opplæringsloven eller barnehageloven.

I Utdanningsdirektoratets rundkskriv om skolemiljø (udir.no) gis informasjon om hva skolen skal gjøre hvis en elev ikke har det trygt og godt på skolen, og om elever og foreldres mulighet til å melde saken til statsforvalteren.

Klage på et vedtak skal ifølge forvaltningsloven § 32 (lovdata.no) fremsettes for det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket. Det organ som har fattet vedtaket kan oppheve eller endre vedtaket dersom det finner klagen begrunnet, jf. forvaltningslovens § 33.

Dersom vedtaksorganet ikke gir klager medhold eller bare delvis medhold skal saken sendes til klageinstansen, som er statsforvalter.

Ifølge forvaltningslovens § 28 kan enkeltvedtak påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken.

Foresatte og elever kan henvende seg til kommunen for å be om eller kreve at kommunen fatter vedtak om retting av bestemte forhold ved barnehagen eller skolen som antas å ha innvirkning på elevenes helse. Dersom kommunen avviser saken eller etter en konkret vurdering kommer til at det ikke er grunnlag for krav om retting, kan foreldrene fremme klage. Hvorvidt foresatte/elever har rettslig klageinteresse avgjøres etter en konkret vurdering av den enkelte sak. Momenter i en slik vurdering vil bl.a. kunne være:

• Hvor mange barn/elever som antas å bli rammet, i hvor sterk grad og på hvilken måte barna/elevene blir rammet. Normalt vil det være slik at jo flere barn/elevers helse som kan være i faresonen, desto sterkere står saken deres rettslig.
• Hva konsekvensene vil kunne være dersom kommunen ikke fatter slikt vedtak.
• Andre måter å få gjennomslag på.

Dersom foresatte ikke anses å ha klagerett, kan de henvende seg til kommunen eller statsforvalter med anmodning om at dens avvisnings- eller avgjørelse endres, i tråd med forskriften § 20.

Virksomheter som godkjennes etter 1. juli 2023, skal godkjennes etter forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger.