Bemanningsbehov i helsestasjon 0-5 år

Tabellen under beskriver tidsbruk per barn i antall minutter for hver konsultasjon i helsestasjonsprogrammet, fordelt mellom helsesykepleier (HS), fysioterapeut (F) og lege (L) og med en forklaring på hva som ligger bak beregningen.

NB: Særlig om tidsestimering av gruppekonsultasjoner:

• Gruppekonsultasjoner med sterk anbefaling[1]: estimert til 20 minutter per barn, herunder 15 minutter til selve konsultasjon og 5 minutter til for- og etterarbeid.
• Gruppekonsultasjoner med svak anbefaling: det er tatt høyde for at disse konsultasjonene løses på ulik måte i kommunene – noen gjennomfører konsultasjonen som gruppe, andre som individuell konsultasjon. Tidsestimatet er derfor utvidet til 30 minutter (20 minutter konsultasjon + 10 minutter for- og etterarbeid)
• 5-månederskonsultasjonen: det er mottatt mange tilbakemeldinger om at det er vanskelig å gjennomføre denne som gruppekonsultasjon, blant annet på grunn av flere vaksiner. I verktøyet er tidsestimering for denne konsultasjon beregnet som den var individuell).

Ekstrakonsultasjoner

Helsestasjonen bør ha tilstrekkelig bemanning for å kunne tilby ekstrakonsultasjoner utover de 14 standardkonsultasjonene i helsestasjonsprogrammet til barn og familier med behov. Basert på innspill fra ulike kommuner, er Helsedirektoratets estimat at cirka 20 prosent av fødslene vil ha behov for ekstrakonsultasjoner.

Det kan særlig være behov for ekstrakonsultasjoner første leveår (utfordringer med vektoppgang, oppstart amming, samspill, søvn mv.) og for familier med kort liggetid på barselavdelingen. For noen kan det være behov for å gjennomføre ekstra hjemmebesøk[2], og dette vil også inngå som en ekstrakonsultasjon. Noen kommuner har mange tilflytterer, og evt. velkommensamtale og andre faste konsultasjoner på tilflyttere kan legges inn som ekstrakonsultasjoner. Det estimerte behovet for ekstrakonsultasjoner er beregnet ut fra at man følger helsestasjonsprogrammet og barselsretningslinjene med tidlig hjemmebesøk av jordmor. Det kan være behov for flere ekstrakonsultasjoner for kommuner som ikke følger programmet.

I verktøyet kan man fylle ut hvor mange ekstrakonsultasjoner som gjennomføres i tjenesten i løpet av et år. I beregningen legges det på 40 minutter per ekstrakonsultasjon (10 minutter til for- og etterarbeid og 30 minutter til selve konsultasjon). Ekstrakonsultasjoner bør registreres som en egen konsultasjon i journalsystemet, og ikke som en dobbeltkonsultasjon tilknyttet en fast konsultasjon. Dette er nødvendig for å kunne hente ut riktig antall. Telefoner er ikke en del av for og etterarbeid, men kan være administrativt arbeid, eller registreres som ekstrakonsultasjoner. Det må hver tjeneste bli enige om.

Andre anbefalte oppgaver

I tillegg til å følge opp barn og familier gjennom de anbefalte konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet og eventuelle ekstrakonsultasjoner, finnes det i Nasjonal faglig retningslinje for helsestasjons- og skolehelsetjenesten en rekke anbefalinger knyttet til kompetanseheving, befolkningsrettet arbeid og andre administrative oppgaver. Det er viktig at det settes av tid til å gjøre slike oppgaver i tjenesten.

Små stillinger vil ofte ha behov for mer administrasjonstid, fordi de kan jobbe både på helsestasjon og i skolehelsetjenesten. Leder vurderer evt ekstra tidsbruk og setter inn i tabellen.

Tidsbruk til disse oppgavene kan variere i perioder. Det kan derfor være lurt å vurdere gjennomsnittlig bruk av tid i løpet av et år eller et halvt år. I beregningsverktøyet kan man sette inn hvor stor andel av de ansattes stillinger som brukes til disse oppgavene. Med "andeler av stillingen" menes ikke andel av et fullt årsverk. Andel av en stilling som bør brukes til slike oppgaver vil være fast, men hvor mye tid dette faktisk utgjør, vil variere etter hvor stor stillingsprosent hver enkelt har. 40 prosent av en full stilling vil for eksempel utgjøre 675 timer mens 40 prosent av en halv stilling vil utgjøre 337 timer. I dette tilfelle vil kommunen måtte legge inn tallet 40 prosent i verktøyet uavhengig av størrelsen på stillingen.

Tabellen under viser hvilke stillingsandel som anbefales satt av til oppgavene nevnt over, avhengig av yrke.

Kompetanseheving

Selv om det er et lederansvar å sørge for oversikt over kompetansebehov, er det også nødvendig å sette av tid til at de ansatte kan tilegne seg ny kunnskap eller opprettholde kompetanse, for eksempel gjennom kurs eller veiledning.

Å sørge for at de ansatte har tilstrekkelig fagkompetanse, er en del av kommunens ansvar for å sørge for at tjenestene som tilbys er forsvarlige[3]. Det inngår også i styringssystemet å ha oversikt over medarbeidernes kompetanse og sørge for at de har nødvendig kunnskap og kompetanse i det aktuelle fagfeltet[4]. I retningslinjen er dette understreket ytterligere i anbefalingen Kompetanse, i kapittelet Fellesdel: Ledelse, styring og brukermedvirkning[5].

Befolkningsrettet arbeid

Helsestasjonen er en del av kommunens helsefremmende og forebyggende tjenester[6], og innehar flere typer oppgaver som ikke omhandler direkte oppfølging av barn/familier. Forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjenesten pålegger, og nasjonal faglig retningslinje for helsestasjons- og skolehelsetjenesten anbefaler, en rekke oppgaver av mer befolkningsrettet karakter.

Typen oppgaver som inngår i kategorien "befolkningsrettet arbeid" vil kunne variere fra helsestasjon til helsestasjon. Typiske oppgaver vil være folkehelsearbeid, systemrettet samarbeid med andre tjenester/aktører , tiltak for å sikre tilgjengelighet, for eksempel gjennom åpen helsestasjon, tiltak for å sikre brukermedvirkning, forvaltning av nettsider med informasjon til brukere mm.

Den enkelte helsestasjon må selv vurdere hvilke oppgaver de gjør som kan falle inn under kategorien befolkningsrettet arbeid. I retningslinjen, finner man anbefalinger knyttet til befolkningsrettet arbeid i kapitlene Fellesdel: Ledelse, styring og brukermedvirkning - Helsedirektoratet, og i Fellesdel: Samhandling og samarbeid - Helsedirektoratet. Det finnes en rekke anbefalinger knyttet til samhandling og samarbeid. Samarbeid er sentralt og omtalt i samtlige anbefalinger i nasjonal faglig retningslinje for helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Administrative oppgaver

Det er behov for å sette av tid til å gjøre ulike administrative oppgaver for alle de ansatte på helsestasjonen. Administrative oppgaver kan både inkludere tradisjonell kontortid, der man for eksempel setter av tid til å skrive ulike henvisninger, registrering i journal av nye barn og barn som flytter, rådføring med kollegaer eller med samarbeidsaktører (spesialisthelsetjenesten, fritidstilbud, psykisk helse i kommunen, fastlege, mm.), barnevernsmeldinger og til å følge opp barn som har uteblitt fra konsultasjoner, og tid til interne møter (for eksempel planlegging av virksomheten, avdelingsmøter, møter om oppfølging av avvik mm)

Flere av anbefalingene i Fellesdel: Ledelse, styring og brukermedvirkning - Helsedirektoratet være relevante for kategorien "administrative oppgaver". Det er viktig å skille mellom hvilke oppgaver som skal ivaretas av leder og hvilke oppgaver alle de ansatte skal bidra inn i. Flere av oppgavene knyttet til oppfølging av styringssystemet er tradisjonelle lederoppgaver, men der de ansatte typisk involveres i noen grad. Den enkelte helsestasjon må vurdere hvilke oppgaver alle de ansatte bidrar inn i, og beregne hvor stor andel av stillingene som bør settes av til dette. Det finnes en rekke anbefalinger knyttet til styringssystem.

Det understrekes at Helsedirektoratets tidsestimater ikke tar inn over seg hverken fagleder- eller lederoppgaver, og at beregningsverktøyet er laget for å beregne bemanningsbehov for ordinære ansatte. Merk også at "kontortid" i denne sammenheng ikke innebærer normalt forarbeid som f. eksempel opptrekking av vaksine, h/v måling og etterarbeid som innebærer journalskriving og rydding knyttet til konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet. For- og etterarbeid skal beregnes inn i tidene man setter av til hver enkelt konsultasjon (se punkt 2.2 om helsestasjonsprogrammet).  

Bruk av tolk

Når det er nødvendig for å sikre at barna/familiene med annet språk og nedsatt hørsel får den informasjon de har krav på, skal det benyttes tolk i konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet, og ved eventuelle ekstrakonsultasjoner som barnet/familien har behov for. Behovet for og bruk av tolk varierer mellom kommunene. Ved bruk av tolk dobles konsultasjonstiden og tid til for- og etterarbeid i skjemaet for beregning av bemanning, ettersom man ofte trenger vesentlig lenger tid på å gjennomføre konsultasjonen med en tolk. Beregningsverktøyet er lagt opp til at det legges inn antall konsultasjoner med tolk, og verktøyet regner da automatisk ut at disse medfører i gjennomsnitt 60 minutter ekstra per konsultasjon. Denne ekstra tidsbruken er fordelt mellom helsesykepleier (80 prosent), lege (12 prosent) og fysioterapeut (8 prosent) basert på et gjennomsnitt over alle konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet.

BCG-vaksinering

BCG-vaksine skal gis til barn første leveår for enkelte grupper barn[7], se mer informasjon i barnevaksinasjonsprogrammet - FHI. Tall fra folkehelseinstituttet viser at cirka 20 prosent av barna født i Norge bør tilbys BCG-vaksine, men antall barn vil variere mellom kommunene. Det kan være krevende å sette BCG-vaksine, og ofte må man være to som samarbeider om oppgaven, se oppdatert informasjon her: Tuberkulosevaksine (BCG-vaksine) - FHI. Helsestasjonene legger opp BCG-vaksineringen forskjellig – noen gjør dette på en av de allerede oppsatte konsultasjonene, mens andre setter opp en ekstrakonsultasjon kun for vaksineringen og noen steder har de spesielle tider hvor de vaksinerer flere barn på et tidspunkt. Gjennomsnittstid for å sette BCG er beregnet til 15 minutter per barn delt på to personer. Eksempelvis kan man beregne at den som holder barnet bruker fem minutter, og den som administrere og gir vaksinen ca 10 minutter.

Koordinator og individuell plan

Personer med behov for langvarige og koordinerte helse- og omsorgstjenester, har rett til å få utarbeidet individuell plan[8]. Kommunen har tilsvarende plikt til å utarbeide individuell plan for disse pasientene/brukerne[9]. Kommunen skal også tilby koordinator til pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester[10]. Koordinatoren skal sørge for nødvendig oppfølging av den enkelte pasient/bruker og sikre samordning av tjenestetilbudet. Det skal oppnevnes koordinator uavhengig av om pasienten/brukeren ønsker å benytte seg av retten til individuell plan.

Når et barn/en familie ikke benytter seg av individuell plan, opprettes det mange steder ansvarsgrupper, med deltakere fra ulike tjenester og sektorer, som koordineres av den oppnevnte koordinatoren. Rollen som koordinator kan legges til de ansatte i helsestasjonstjenesten dersom kommunen mener de er best egnet til å inneha rollen. Se anbefaling om koordinerende enhet.  Koordinatorarbeid kan kreve vesentlige ressurser fra helsestasjonen, og det kan derfor være viktig å synliggjøre hvor mye tid man bruker til dette.

Tidsbruken knyttet til koordinatorarbeid er estimert på bakgrunn av estimater fra Utviklingsstrategien samt innspill fra helsestasjonstjenesten i flere kommuner og koordinatorer i fem ulike fylker. Tilbakemeldinger fra erfarne koordinatorer er at tidsbruk kan variere fra noen timer til 100 timer med oppfølging i året. Det finnes ingen lands- eller kommuneoversikt over barn som har behov for IP eller koordinator i Norge, og ingen oversikt over hvor mye tid det brukes på hvert enkelt barn. Det knyttes derfor noe usikkerhet til tidsestimatet. Følgende faktorer påvirker tidsbruk på koordinatorarbeid:

• I hvilken grad IP og annet koordinatoransvar følges opp av helsestasjonen eller annen instans i kommunen det og hvor stor behov
• Hvor mange barn behøver koordinator/IP
• Når de ulike barna starter med koordinator/IP
• Hvor stor behovet for koordinator/IP er hos de ulike barna

I beregningsverktøyet legger man inn antall barn som har behov for IP og/eller koordinator fordelt på hvilke profesjon som har koordinatoransvar for hver enkelt barn (enten helsesykepleier eller fysioterapeut) og hvor mange timer de bruker i gjennomsnitt på koordinatorarbeid for ett barn i løpet av ett år. I Helsedirektoratets anbefalinger er det lagt til 30 timer ekstraarbeid per år til helsesykepleiere og fysioterapeut for hvert barn som krever koordinatorarbeid. Estimatet legger til grunn at barna i snitt har individuell plan/ansvarsgruppe i to år i løpet av tidsperioden for helsestasjonsprogrammet (fra fødsel til skolestart) og at helsesykepleiere og fysioterapeut er de på helsestasjonen som kan ha koordineringsansvar. Det er estimert at oppstart av individuell plan/ansvarsgruppe/annet koordinatorarbeid vil kreve cirka 35 timer, mens oppfølgingen etter hvert vil kreve cirka 25 timer i året, derfor 30 timer årlig i gjennomsnitt.

Tolkning av resultatene

Når all informasjon er lagt inn i beregningsverktøyet vil det komme opp et sluttresultat med antall årsverk fordelt per type personell i tre ulike kolonner:

• Kolonne 1 (anbefalt bemanning): viser hva Helsedirektoratet mener er en absolutt minimumsbemanning for din tjeneste basert på våre egne tidsanbefalinger (grønne tall) og noen av de tallene du har lagt inn ang. mengden av oppfølging (for eksempel antall fødsler eller gravide, antall ekstra konsultasjoner, antall konsultasjoner med tolk, mm.). Denne bemanningen er det Helsedirektoratet mener er strengt nødvendig for å kunne utføre oppgavene tjenesten er pålagt på en god og forsvarlig måte.
• Kolonne 2 (bemanningsbehov): viser hva bemanningsbehovet er i din tjeneste basert på dine egne tidsestimeringer, og de tallene du selv har lagt inn.
• Kolonne 3 (reell bemanning): viser hva den reelle bemanningen i din tjeneste er, og kan brukes for å sammenligne med de to andre kolonnene.

Tallene skal tolkes slik:

• Kolonne 1 (anbefalt bemanning) skal vise lavere tall enn de to andre kolonnene. Er kolonne 2 lavere betyr det at bemanningsbehovet i tjenesten sannsynligvis er undervurdert. Dette kan skyldes at tjenesten ikke gjennomfører alle konsultasjonene som er anbefalt, eller bruker mindre tid enn anbefalt på de ulike oppgavene. Er kolonne 3 lavere enn 1 betyr det at tjenesten sannsynligvis er underbemannet ift. til det som er anbefalt som absolutt minimum.
• Dersom kolonne 2 (bemanningsbehov) er lik eller høyere enn kolonne 3 (reell bemanning) er tjenesten sannsynligvis underbemannet. Bemanningsbehovet som er beregnet i verktøyet tar ikke med pauser, sykdom, leder- og faglederstillinger, ledelsesoppgaver og oppgaver utover det som er pålagt i lov og forskrift eller anbefalt i retningslinjen (se punkt 1.4 i bakgrunnsdokumentet). Det er derfor nødvendig å ha en "buffer" mellom det behovet som er beregnet og den reelle bemanningen for å sikre at tjenesten kan utføres på best mulig måte.

Dersom kolonne 2 (bemanningsbehov) er lavere enn kolonne 3 (reell bemanning) er det mulig at tjenesten har nok bemanning. Det skal være en stor nok "buffer" mellom bemanningsbehovet og den reelle bemanningen slik at bemanningen er tilstrekkelig og kan ivareta elementer som ikke beregnes med i verktøyet (se punkt 1.4 i bakgrunnsdokumentet). Et høyere tall under reel bemanning er ofte forbundet med at tjenesten bruker fagpersoner til andre oppgaver enn det som er pålagt og/eller anbefalt (for eksempel smittevernoppgaver, oppgaver knyttet til asyl- og flyktningehelse eller særskilte prosjekter eller utprøvinger mm).

Webinar

20.01.2021:​​​​​​​ Nytt verktøy for beregning av bemanning i helsestasjon 0-5 år

Referanser