Særlig om innhenting av opplysninger
Det er viktig at Helfo har gode arbeidsrutiner for de ulike fasene i innhentingen av opplysninger.
Ved innhenting av opplysninger skal Helfo blant annet vurdere følgende:
- Hvorfor skal det innhentes opplysninger?
- Hvilke opplysninger skal innhentes?
- Hvem skal stå for innhentingen?
- Hvordan skjer innhentingen?
- Hvordan håndteres de mottatte opplysningene etter mottak?
Helfo tar kontakt
For å sikre god dokumentasjon og notoritet, samt ivareta partens rettssikkerhet, skal Helfo primært innhente opplysninger skriftlig.
Helfo skal ved innhenting være tydelig på hvilke opplysninger helseaktøren må gi, slik at det er enkelt å forstå hvilke opplysninger som skal sendes inn, og slik at helseaktøren kan ivareta sine rettigheter.
I innhentingsbrevet skal det stå følgende:
- hjemmelen for innhentingen
- formålet med innhentingen
- hva som er nødvendig å få besvart/dokumentert i forbindelse med kontrollen
- hvilke dokumenter det bes om innsyn i
- opplysninger om klagerett, jf. forvaltningsloven § 14
- mulige konsekvenser av ikke å etterkomme pålegget om utlevering av opplysninger
- hvordan opplysningene skal gis – for eksempel hvorvidt det skal gis en skriftlig forklaring og/eller en utlevering av den etterspurte dokumentasjonen
- hvordan innsendingen skal skje, særlig med tanke på personsensitive opplysninger
- at opplysningene skal gis uten ugrunnet opphold, jf. folketrygdloven § 21-4 c siste ledd – likevel må behandleren få en rimelig frist slik at han eller hun har tilstrekkelig tid til å finne frem den etterspurte dokumentasjonen
Helseaktøren kan sende inn denne informasjon slik helseaktøren finner det hensiktsmessig i det enkelte tilfellet. Men dokumentasjonen må legges frem på en slik måte at kontroll ikke vanskeliggjøres.
Hvis innhentingsbrevet inneholder sensitive opplysninger, jf. GDPR artikkel 9, som for eksempel helseopplysninger, skal det ikke benyttes usikret elektronisk kommunikasjon.
Helfo kan også unntaksvis innhentes opplysninger gjennom direkte dialog med behandler per telefon. Hvis Helfo tar kontakt per telefon, bør det kun være for å få avklart konkrete spørsmål som helseaktøren enkelt kan besvare muntlig. Ved telefonkontakt skal Helfo skrive et notat til saken. Helfo skal gjøre vedkommende oppmerksom på dette før samtalen avsluttes. Hvis samtalen inneholder annet enn enkle avklaringer, skal notatet sendes til parten slik at parten får mulighet til å imøtegå innholdet. Er parten representert med en prosessfullmektig, skal notatet sendes denne. Årsaken til at det skal nedtegnes et notat etter samtalen, er at den som blir utsatt for det offentliges kontroll, må gis muligheter til å forsvare sine interesser, herunder å sikre at det er en riktig forståelse og gjengivelse av samtalen i notatet.
Parten tar kontakt
Hvis parten selv, eller eventuell prosessfullmektig, ringer til Helfo, bør Helfo oppfordre til at henvendelsen gjøres skriftlig. Dette vil imidlertid ikke alltid være hensiktsmessig, for eksempel ved helt enkle avklaringer om saksbehandlingstid eller lignende.
Helfo skal ikke gi vurderinger knyttet til den enkelte sak over telefon, men kan gi veiledning om saksgang og status. Helfo skal skrive et notat etter enhver kontakt. Hvis samtalen har omhandlet annet enn helt enkle avklaringer, skal Helfo sende notatet til parten for å ivareta hensynene til kontradiksjon og notoritet. Hvis parten er representert ved prosessfullmektig, skal notatet sendes denne.
En part har rett til bistand fra advokat eller en annen fullmektig i alle trinn i saksbehandlingen, jf. forvaltningsloven § 12. Reglene om taushetsplikt setter begrensinger for hva Helfo kan gi opplysninger om hvis det er andre enn prosessfullmektig/advokat som tar kontakt på vegne av parten.
Møte med parten
Helfo kan gjennomføre møter med parten ved behov. Helfo må alltid i forkant av møter orientere om at parten kan ha med seg en prosessfullmektig.
Før Helfo kaller inn til et fysisk møte må det vurderes
- hva som er formålet med et møte
- hva som tilsier at et møte vil opplyse saken på en bedre måte enn skriftlig kommunikasjon
Når Helfo eller parten ber om et møte, må det være tydelig hva som skal være tema, og hva man ønsker å oppnå gjennom et fysisk møte. Parten må bli gitt mulighet til å forberede seg, og det bør utvises forsiktighet med å ta opp andre temaer enn hva parten var forespeilet. Det skal sendes en agenda til parten eller eventuell prosessfullmektig i rimelig tid før møtet.
Selvinkriminering betyr at en som er mistenkt og siktet for en kriminell handling, selv bidrar til sin egen domfellelse ved for eksempel å avgi en forklaring eller gi tilgang til andre bevis som kan være nødvendige for en senere domfellelse
Enkelte som blir utsatt for kontroll, ønsker selv å møte Helfo for å fremlegge sin sak, og de kan oppleve det som viktig å gjøre dette i et fysisk møte. For å kunne opplyse saken, for eksempel med tanke på spørsmål om skyld, kan det for begge parter være nyttig å gjennomføre et møte. I disse møtene skal Helfo være særlig oppmerksom på å ivareta hensynet til parten og vernet mot selvinkriminering. Av hensynet til parten kan det være hensiktsmessig at parten er representert ved en prosessfullmektig.
Helfo skal alltid skrive et referat fra møtet. Dette skal fremlegges for og underskrives av parten. Hvis det ikke oppnås enighet om innholdet i referatet, vil løsningen kunne bli at parten lager sitt eget referat som også skal legges i saken.
Behandling av overskuddsinformasjon
Innhentet informasjon som Helfo vurderer er overskuddsinformasjon, skal makuleres eller sendes tilbake til avsender i samsvar med Helfos interne rutiner.