Kapittel 5Råd fra kommunene: Hva kreves for vellykket implementering?

I utviklingsprosjekter er det ofte en bratt læringskurve, og det er mye læring underveis både for tjenesten, brukerne og pårørende. Under er erfaringene fra kommunene som har jobbet med dette  listet opp i barriere og suksesskriterier for implementering av velferdsteknologi til målgruppen:

 Barrierer

• Manglende tilrettelegging for gode samarbeid på tvers av fag og sektorer. Forvaltningen er delt i sektorer med mange barrierer for samarbeid på tvers. Organiseringen gjør at de ansatte i tjenestene i kommunen arbeider ut fra ulike samfunnsoppdrag og prioriteringer. De leverer tjenester basert på ulike lovverk, har ulike finansieringssystem med budsjetter som er knyttet opp til sektor og ansvarsområde, og sektorene og tjenestene har forskjellig historie, kompetanse og kultur. Ansvar kan oppleves uklart, oppgaver overlapper hverandre og kjennskapen til hverandre er ofte liten[1].

• Mangelfull opplæring og informasjon. Et av prosjektene har avdekt at ut ifra dagens organisering av tjenesten, oppholder et barn i 10-13 årsalderen seg på minst 9 forskjellige arenaer og forholder seg til 15-20 voksenpersoner i uken. Det er med andre ord mange som skal ha kunnskap om og beherske teknologien for at den skal ha ønsket funksjon og nytteverdi for bruker.
• Langvarige og krevende prosesser. Implementering av teknologi krever endring av arbeidsprosesser, dedikasjon og oppfølging over tid.
• Manglende risikokartlegging kan skape uforutsette hindringer. En kommune fikk et lengre avbrudd i prosjektet da bruk av en samhandlingsløsning ble satt på vent av personvernombudet som ble involvert sent i prosessen[2].
• Manglende kompetanse og manglende oversikt – hvilke teknologier finnes og hvilke muligheter gir de?

• Teknologi som ikke fungerer som de skal. Skaper frustrasjon hos bruker og ansatte, og mistillit til teknologien[3].
• Manglende oppfølging. Teknologier krever at man har personer som følger tett opp. En digital kalender må være oppdatert på aktiviteter og hva som skal skje, hvis ikke kan det skape utrygghet og frustrasjon, og barnet velger bort teknologien.
• Manglende tilganger, brannmurer i kommunens nettverk eller på kommunens enheter hindrer påkobling og skaper frustrasjon. (Involver IKT i prosjektene!)
• Manglende sikkerhetsvurdering av utstyret og vurdering av brukers evne til forsvarlig håndtering kan gi uheldige hendelser. En av kommunene fikk en dyrekjøpt erfaring da en av barna ringte nødsentralen 37 ganger i løpet av en time med sin nye mobil.

Suksesskriterier

• Etabler en referanse- eller ressursgruppe for prosjektet, og involverer aktører som samhandler rundt barnet fra før (helse, skole/barnehage, pårørende). Dette er en måte å både skape forankring for prosjektet og la interessenter til prosjektet medvirke og bidra med erfaringer.
• Start med å se på hvordan tjenesten jobber i dag, og deretter se på hvordan en ønsker å jobbe i fremtiden og kartlegg faktorer en må jobbe med for å komme dit. Involver alle som skal jobbe med velfredsteknologi med på prosessen. Både de som skal jobbe med teknologien internt i egen tjeneste, og ute hvor teknologien skal benytte.
• Avklar hvem som skal ha hovedansvaret for velferdsteknologi og at alle er enige om informert om dette.
• Oppdater egen kunnskap og kompetanse på feltet hvis det er behov for det. Det kan være nødvendig å gjøre velferdsteknologi til en del av en stillingsinstruks på lik linje med annen spesifikk kompetanse og forventninger til ansatte
• Ta kontakt med ulike leverandører og hør hva de kan bidra med, de er også tjent med at kommunene kjenner deres produkter.
• Involver IKT i kommunen og etabler rutiner for oppdatering av programvare og lading av teknologien.
• Ha administrativ ledelse i kommunen med på laget og engasjer lederne hos de aktørene som skal være involvert, slik at det settes av tid og ressurser til å jobbe med dette.
• Engasjer også politikerne i kommunen. Der politikerne har god innsikt i en sak, etterspørres resultater og utvikling. Da er det også lettere å få gjennomslag for endring.
• Tiltak må alltid være basert på behov. Kartlegg behovet først, vurder, gjør så en anbefaling. Bruk god tid på å vurdere løsning og diskuter med barnet/ungdommen og foresatte. Det er de som kjenner behovet best og som skal bruke teknologien. Teknologien bør dekke et konkret behov for at den skal oppleves som effektfull for bruker og støttepersoner.
• God etisk refleksjon er viktig i alle ledd av kommunens tjenester, også i det å ta i bruk teknologi. Bruk av teknologi er ikke for alle, og kanskje er løsningen på et behov noe helt annet?
• Teknologibruk bør være lystbetont!
• Sett av god tid til opplæring og oppfølging av både av barnet og familien rundt, som blir viktige samarbeidspartnere i dette. Stegvis opplæring, med delmål og gjentagelser har vært nyttig.  
• Grundig opplæring og oppfølging av ansatte i tjenesten, skap møteplasser der man kommer sammen og både får prøve og spørre rundt teknologien.
• Begynn idet små og bruk tid på prosessen med å etablere ny praksis. For mange saker og avtaler om gangen skaper kaos, utprøving og oppfølging av den enkelte tar tid. Skynd dere sakte!
• Finn den modellen som passer for innføring i din kommune, og vær tro mot stegene i prosessen.
• Etabler et system for å holde dere oppdatert på ny teknologi. Opprett samarbeid med NAV hjelpemiddelsentral, som har kompetanse på feltet. Gjennom å etablere faste møtepunkter kan kommunen bli en pådriver for velferdsteknologi og bidra til at nye teknologier tas inn i hjelpemiddelporteføljen.
• Alle kommuner må finne sin måte å løse dette på, men dra gjerne nytte av de som allerede er i gang!