Barnekoordinators oppgaver følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a andre ledd bokstav a–e.
Barnekoordinatoren skal sørge for
- koordinering av det samlede tjenestetilbudet,
- å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien og barnet i form av tilbud om eller ytelse av helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester,
- at familien og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet,
- at familien og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, at familien og barnet gis veiledning i deres kontakt med disse, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner og
- fremdrift i arbeidet med individuell plan.
Barnekoordinator skal sørge for samordning av tjenestetilbudet.
Barnekoordinators oppgaver henger tett sammen og uttrykker kjerneelementer i strukturert, målrettet og personsentrert oppfølging som også inkluderer familieperspektivet.
Barnekoordinatoren må gjennomføre oppgavene sine i samsvar med reglene om taushetsplikt og informert samtykke.
Barnekoordinator skal sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan
Barnekoordinators ansvar for å sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet som familien, barnet og ungdommen mottar, innebærer blant annet at barnekoordinatoren skal sørge for nødvendig samarbeid innad i den kommunale helse- og omsorgstjenesten og samarbeid med spesialisthelsetjenesten og andre velferdstjenester, der dette er nødvendig for å tilby et koordinert tjenestetilbud. Barnekoordinatoren skal følge med på at tjenesteyterne samarbeider og at det er avklart hvem som er ansvarlig for å yte hvilke tjenester.
Barnets, ungdommens og familiens tjenestebehov vil i praksis i stor grad kunne sammenfalle og utgjøre en helhet. Hensikten er at barnekoordinator skal koordinere familiens, barnets og ungdommens tjenestetilbud, der dette har en sammenheng med barnets eller ungdommens helsetilstand og behov for koordinerte tjenester, inkludert merbelastninger i familien som følge av barnets eller ungdommens situasjon. Tjenester til enkeltstående medlemmer av familien som ikke har sammenheng med at familien har et alvorlig sykt barn, faller som hovedregel utenfor barnekoordinators oppgaver.
Barnekoordinator skal sørge for fremdrift i arbeidet med individuell plan. Individuell plan er et viktig verktøy for å sikre koordinering av det samlede tjenestetilbudet.
Barnekoordinatoren skal påse at alle tjenestene er kjent med hva planen krever av dem, og følge opp at familien og barnet får oppfølging i tråd med planen. Videre skal barnekoordinatoren sørge for at den individuelle planen blir evaluert og oppdatert.
Tjenesteyterne har selvstendig ansvar for egen tjenesteyting, deltar aktivt i planarbeidet sammen med barnet, ungdommen og familien, og inngår i det tverrfaglige teamet i tråd med samtykke knyttet til planarbeidet. Kapittel om individuell plan.
Individuell plan skal ikke utarbeides uten samtykke. Uavhengig av om pasienten eller brukeren ønsker en individuell plan, er systematisk planlegging viktig for å sikre forsvarlig koordinering. Regelverket for individuell plan vil derfor være en god ramme for slik planlegging.
Barnekoordinators myndighet til å koordinere det samlede tjenestetilbudet
Å sørge for et koordinert tjenestetilbud innebærer blant annet at barnekoordinatoren må påse at aktuelle tjenesteytere samarbeider og at de ulike tjenesteyterne har avklart hvem som er ansvarlig for å yte hvilke tjenester. Den enkelte barnekoordinator skal, uten å overstyre ansvaret som er lagt til den enkelte velferdstjeneste, kunne ta initiativ til styrket koordinering.
Barnekoordinatoren har ikke myndighet til å kunne overprøve faglige eller prioriteringsmessige vurderinger foretatt av det enkelte helse-/fagpersonell eller den enkelte velferdstjeneste.
Der hvor samarbeid og koordinering ikke fungerer godt nok har barnekoordinator myndighet til å kunne pålegge velferdstjenesten å samarbeide bedre eller å koordinere det samlede tjenestetilbudet bedre. At barnekoordinator har slik myndighet medfører ikke at barnekoordinator skal ta beslutninger om innholdet i og omfanget av tjenestene, men at barnekoordinator skal ha myndighet til å beslutte i forhold som gjelder koordinering av velferdstjenester. Dette følger av lovfesting av koordineringsoppgaven.
Hvilken myndighet barnekoordinator vil ha, og hvordan dette i praksis skal gjennomføres i den enkelte kommune skal fremgå av delegeringsvedtak som gjøres innenfor kommunedirektørens rammer. Myndigheten som fremgår av delegasjonsvedtaket skal være knyttet til barnekoordinatorens oppgaver etter loven. Det er ikke valgfritt å delegere slik myndighet, dette følger av loven. Dette er noe som skal gjøres i alle kommuner og er en forutsetning for at barnekoordinator kan ivareta de oppgaver som følger av hol. § 7-2 a.
Barnekoordinatoren må utføre sine oppgaver innenfor kommunalt besluttede rammer hva gjelder budsjett og prioritering/fordeling av ressurser mellom ulike kommunale sektorer.
Det er kommunen, og ikke barnekoordinatoren, som har det rettslige ansvaret for at familien, barnet og ungdommen får de tjenestene de skal ha. Barnekoordinatoren skal ikke kunne instruere andre velferdstjenester om hvilke tjenester og hvilken oppfølging de skal gi til familien, barnet og ungdommen, og hvordan ulike tjenester skal ytes.
Kommunens delegasjonsvedtak vil ikke gi en barnekoordinator myndighet til å pålegge velferdstjenester som ikke er kommunale, å samarbeide eller koordinere det samlede tjenestetilbudet bedre. Manglende samarbeid kan imidlertid være et brudd på disse velferdstjenestenes samarbeidsplikt.
Barnekoordinator er en lovfestet kommunal plikt. Barnekoordinator har ikke myndighet til å koordinere nivåinternt/institusjonsintern tjenesteytelse som skjer innenfor spesialisthelsetjenestens ansvarsområde.
Godt og forpliktende samarbeid
Barnekoordinator har en viktig rolle i å fremme et godt og forpliktende samarbeidsklima preget av gjensidig respekt og felles ansvar i det tverrfaglige teamet rundt barnet og familien. Å påpeke behov for forbedringer gjøres best innen rammen av et godt og tillitsfullt kollegafellesskap i teamet. Dersom dette ikke når frem, og kvaliteten på oppfølgingen av barnet, ungdommen og familien ikke er god nok, kan det være nødvendig å løfte problemstillinger i linje til relevant ledernivå. Praksis for dette bør nedtegnes i rutiner.
Barnekoordinator skal sørge for å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien og barnet i form av tilbud om eller ytelse av helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester
Oppgaven kan blant annet innebære at barnekoordinatoren får en plikt til å aktivt arbeide for at barnet, ungdommen og familien får nødvendig oppfølging fra de ulike velferdstjenestene, og veilede barnet, ungdommen og familien i kontakten sin mot ulike deler av det hjelpeapparatet.
Dette innebærer at barnekoordinator aktivt lytter til barnet, ungdommen og familien og er oppmerksom på endringer i behov, enten det er behov for endring av tjenester, å etablere samarbeid mellom aktører eller ta initiativ til at kommunen oppfyller ansvaret sitt for å tilby og yte tjenester. Det gjelder både i helse- og omsorgstjenesten og overfor andre velferdstjenester som barnekoordinator har grunn til å tro at barnet, ungdommen og familien kan ha krav på.
Oppgaven innebærer et spesielt ansvar for å følge opp overfor tjenestene for å sikre at barnet, ungdommen og familien får tjenestene de har krav på, og at tjenestene er tilstrekkelig koordinerte. Dette kan for eksempel innebære at barnekoordinatoren på vegne av barnet, ungdommen og familien kontakter velferdstjenestene for å avklare om de tilstrekkelig har vurdert hvilke tjenester som kan være aktuelle å tilby. Det kan også være aktuelt å følge opp pågående saksbehandlingsprosesser om vurderinger av tjenestebehov/-tilbud, eller om det trengs mer dokumentasjon eller opplysninger for å kunne gjøre nødvendige vurderinger. Barnekoordinator er, sammen med resten av teamet, i en sentral posisjon til å følge med på endringer i behov og å være en pådriver for nødvendige revurderinger.
En forutsetning for å kunne oppfylle oppgavene, vil være at barnekoordinatoren har tilstrekkelige fullmakter og beslutningsmyndighet til å kunne bidra reelt til nødvendig oppfølging og tilrettelegging av tjenestetilbudet.
Samarbeid med spesialisthelsetjenesten
Mange barn eller ungdommer kan ha omfattende behov for spesialisthelsetjenester i tillegg til tjenester fra kommunen og andre sektorer. Fagspesifikk oppfølging og samarbeid følger av krav til samarbeid og forsvarlige helse- og omsorgstjenester. For noen diagnoser/tilstander kan det være utarbeidet standardiserte nasjonale forløp, nasjonale veiledere eller retningslinjer.
Disse barna og ungdommene kan også ha rett til koordinator i spesialisthelsetjenesten. Koordinator i spesialisthelsetjenesten skal sikre samordning av tjenestetilbudet i forbindelse med sykehus- / institusjonsoppholdet og overfor andre tjenesteytere, samt sikre fremdrift i arbeidet med individuell plan i perioden pasienten er under behandling eller oppfølging ved sykehuset/institusjonen. Koordinator i spesialisthelsetjenesten vil være en viktig samarbeidspartner for barnekoordinator.
Kommune og spesialisthelsetjeneste har gjensidig veiledningsplikt overfor hverandre. Samarbeidsavtalen mellom nivåene skal omfatte samarbeid om ytelse av helse- og omsorgstjenester til barn og unge med sammensatte vansker og lidelser, og som derfor mottar tjenester fra begge forvaltningsnivåene.
Barnekoordinator skal sørge for informasjon og veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbud, andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner
Barnekoordinator skal sørge for at barnet, ungdommen og familien får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet og andre velferdstjenester. Dette gjelder alle nivåer og sektorer som barnekoordinator har grunn til å tro at de kan ha krav på. Informasjonsplikten omfatter også informasjon om relevante pasient- og brukerorganisasjoner.
Barnekoordinatoren skal sørge for at det er dialog med barnet, ungdommen og familien om innholdet og utformingen av tjenestene. Familien, barnet og ungdommen skal være kjent med innholdet i tjenestene de mottar, og få veiledning om tilbud og løsninger de kan velge eller søke om. Dette bidrar til at barnet, familien og ungdommen får medvirke og ha innflytelse på tjenestetilbudet.
Barnekoordinator skal også sørge for at barnet, ungdommen og familien får veiledning i kontakt med andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner dersom det samtykkes til dette. Dette gjelder tjenestetilbud fra alle sektorer og tjenestenivåer som barnekoordinator har grunn til å tro at de kan ha krav på.
I tilfeller hvor barnekoordinator oppnevnes før fødsel eller i forbindelse med adopsjon eller fosterhjems- og institusjonsplassering vil behov for informasjon og veiledning sannsynligvis være svært sentralt i første fase.
Det forutsettes ikke at barnekoordinator selv har sektorspesifikk kunnskap om kriterier og innhold i mangfoldet av tjenester og tilbud. Det er imidlertid viktig at barnekoordinator har oversikt over aktuelle velferdstjenester og hvem som kan gi nødvendig veiledning. Barnekoordinator kan innhente informasjon selv eller bistå familien i å komme i kontakt med riktig fagkompetanse i for eksempel skolen, NAV, barnevernstjenesten eller helse- og omsorgstjenesten. Velferdstjenestene har veiledningsplikt.
Forventningsavklaring til rollen som barnekoordinator er viktig fra oppstart
Roller defineres av normer og forventninger til en bestemt oppgave, stilling eller relasjon. Felles forståelse av barnekoordinatorens rolle, er et viktig utgangspunkt for samarbeidet med barnet, ungdommen og familien. Både formål og oppgaver kan imidlertid forstås vidt. Avklaring av forventninger er derfor hensiktsmessig i kontinuerlig og åpen dialog allerede fra oppstartsamtalen mellom barnekoordinator og barnet, ungdommen og familien. Koordinerende enhet eller barnekoordinators nærmeste leder kan gjerne delta i slike samtaler, særlig ved oppstart. Les mer om koordinerende enhets ansvar.
Tydelighet overfor barnet, ungdommen og familien om hvilke oppgaver som ligger til rollen som barnekoordinator er sentralt. Familiemedlemmene kan ha ulike forventinger til hva koordinator skal bidra med. Å skape trygghet og forutsigbarhet for både barnekoordinator, barnet, ungdommen og familien, er et viktig mål med rolleavklaringen. En viktig tilnærming er rolleavgrensninger som fremmer det naturlige samspillet i familien. Barnekoordinators primære mandat er forankret i barnets situasjon. Det er dermed naturlig at rollen avgrenses med utgangspunkt i merbelastningen barnets eller ungdommens situasjon innebærer for barnet/ungdommen selv og familiens samlede omsorgssituasjon.
For å forstå situasjonen er det viktig å lytte til barnet, ungdommen og familiens egen beskrivelse. Sykdom, skade eller nedsatt funksjonsevne hos ett familiemedlem påvirker roller og arbeidsfordeling i familien. Familieperspektivet må alltid inkluderes i vurderingen av hva barnekoordinator bør bistå med.
Avklaring av forventninger til rollen som barnekoordinator er også viktig overfor tjenesteyterne i det tverrfaglige teamet. Tjenesteyterne har selvstendig ansvar for egen fagutøvelse. Samtidig må de se bidragene sine i sammenheng med andre tjenester slik at det samlede tilbudet blir helhetlig og samordnet. Barnekoordinator skal ikke overta oppgaver som ligger til tjenesteyterne og skal ikke overprøve tjenesteyternes faglige vurderinger.
Kontinuitet i sårbare overganger
Det er viktig at barnekoordinator sikrer planlegging i god tid for å skape trygghet, forutsigbarhet og kontinuitet i sårbare overganger både for de som mottar og yter tjenester. Barnekoordinator bør sikre at barnet, ungdommen og familien blir kjent med og trygg på nye tjenester som skal hjelpe. Hva som er tilstrekkelig tid, er individuelt og avhengig av hva slags overganger det dreier seg om.
Overgang fra barnekoordinator til alminnelig koordinator ved fylte 18 år er eksempel på en fase der tidlig planlegging er viktig. Ved bytte av koordinator kan det være hensiktsmessig med overlapping slik at koordinatoren og ungdommen og eventuelt familien blir kjent med hverandre. Individuell plan er et nyttig verktøy.
Dokumentasjon av barnekoordinators koordineringsoppgaver
Helsepersonelloven gjelder i utgangspunktet for alt personell som yter helse- og omsorgstjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 2-1. Forskrift om helsepersonellovens anvendelse § 2 gjør imidlertid unntak fra reglene om dokumentasjonsplikt for personell som yter tjenester «som ikke er å anse for helsehjelp». Personell som ikke yter helsehjelp har dermed ingen direkte lovpålagt plikt til å dokumentere sin tjenesteytelse.
Kommunen er imidlertid pålagt plikter som forutsetter at tjenesteytelsen i en viss grad likevel dokumenteres. Dette gjelder kravet om at tjenestene skal være forsvarlige, helhetlige og koordinerte etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, og kommunens plikt til å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2. Videre har kommunen plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov eller forskrift, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd. Kommunens plikter etter disse bestemmelsene utfylles av forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten og kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene.
Kommunens ansvar etter dette regelverket nødvendiggjør en viss skriftliggjøring av informasjon også innenfor oppgavene som ikke er å anse som helsehjelp. Kommunen må utarbeide rutiner for og krav til dokumentasjonen, samt legge til rette for at personellet kan dokumentere i samsvar med dette.
Ved gjennomføring av koordineringsoppgavene må barnekoordinator fortløpende dokumentere opplysninger som etter en skjønnsmessig vurdering vil anses nødvendige og relevante for en forsvarlig dokumentasjon av koordineringsoppgavene. Hva som anses relevant og nødvendig må ses i sammenheng med formålet med barnekoordinators oppgaver og barnets og familiens interesser og samarbeidet med tjenestene. Dokumentasjonen er videre viktig for å ivareta retten til barnekoordinator og retten til å klage, samt kommunens ansvar for evaluering og systematisk kvalitetsarbeid, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.
Dokumentasjon av barnekoordinators oppgaver vil innebære behandling av personopplysninger som krever et behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6. Fordi dokumentasjon også vil innebære behandling av særlig kategorier av personopplysninger, kreves i tillegg behandlingsgrunnlag etter artikkel 9. Behandlingsgrunnlaget vil følgelig være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og artikkel 9 bokstav h, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a samt §§ 4-1, 4-2, 3-1 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.
Det naturlige stedet å dokumentere barnekoordinators arbeid vil kunne være i sikker sone i kommunens saksbehandlingssystem. Dokumentasjonen vil inngå i kommunens arkiv, jf. arkivloven § 6.
