Søknadsdato skal rapporteres til registeret for alle tjenester.
En kommune har plikt til å iverksette utredning og tjenester så snart de er oppmerksomme på et mulig tjenestebehov, enten opplysningene har kommet til veie muntlig, skriftlig, på søknadsskjema, i et møte, på telefon, via en intern henvisning el. Det vil si at «Søknadsdato» som skal rapporteres til registeret, er den dagen kommunen ble oppmerksom på det mulige tjenestebehovet.
I registeret skal denne datoen brukes til for eksempel å se på tiden fra et behov ble oppdaget til en tjeneste starter (iverksettingstid).
Når tjenesten utvikles til en ny tjeneste, som ikke omfattes av eksisterende vedtak, må det treffes et nytt vedtak med en ny søknadsdato. For eksempel der det oppdages et nytt behov som må dekkes med en annen tjeneste enn den man har fra før. Alle tjenester skal være dynamiske og utvikle seg i tråd med brukerens behov og den faglige utviklingen på feltet.