Det psykososiale kriseteamet, ev. annen organisering av arbeidet ved kriser, ulykker og katastrofer, bør omtales i en egen plan for psykososial oppfølging. Planen må sees i sammenheng med kommunens beredskapsplan for helse- og omsorgstjenestene (helse- og omsorgstjenesteloven § 5-2). Plan for psykososial oppfølging bør klargjøre sammenhengen mellom kommunens ordinære tjenesteytelse og beredskapsansvaret og omfatte de hendelser der teamet aktiveres, uavhengig av hendelsenes omfang.
Plan for kommunens psykososiale oppfølging bør angi:
- det psykososiale kriseteamets administrative tilknytning
- kriseteamets formål, oppgaver og den enkeltes funksjon i teamet
- oversikt over medlemmene i teamet
- hvilken type hendelser planen omhandler
- informasjon om hvem som kan mobilisere det psykososiale kriseteamet
- intern organisering, herunder finansiering av drift, vaktordning og avlønning
- tilgjengelighet og prinsipper for oppgavefordeling ved større og mindre hendelser
- meldingsrutiner og kontaktpunkt for varsling og liste for videre varsling
- spesifikke tiltak og ansvarslinjer for de enkelte fasene i kriser
- rutiner for samarbeid med øvrige kommunale tjenester og nødetater
- rutiner for innhenting av ekstern ekspertise (inkl. tolk)
- rutiner for samarbeid med spesialisthelsetjenesten
- rutiner for samarbeid med frivillige organisasjoner
- rutiner for formidling av informasjon og kontakt med media
- rutiner for deltakelse i praktiske øvelser
- rutiner for evaluering og revidering/rullering av planen
Planen bør angi hvordan kriseteamet på selvstendig grunnlag og som et supplement til de ordinære tjenestene kan respondere rasjonelt, effektivt og samordnet i en krise- eller katastrofesituasjon. Rutiner nedfelt i planen bør være klare og operasjonaliserte, slik at de gir forutsigbarhet og kan fungere som et verktøy for tjenestene, samarbeidspartnere og andre berørte parter. Det kan være hensiktsmessig at planen spesielt omtaler og klargjør skillet mellom 1) psykososialt kriseteam som er et fagteam, og 2) kommunal kriseledelse, som er en overordnet ledergruppe med ansvar for iverksetting av den kommunale beredskapsplanen, og 3) ordinært tjenesteapparat sitt ansvar.
Plan for psykososial oppfølging må inneholde rutiner for ivaretakelse av teamets medarbeidere og innhenting av ekstra ressurser/støtte (jf. 4.8). Den som har myndighet til å iverksette planen, bør også ha myndighet til å bevilge eller sikre nødvendige ressurser til å gjennomføre planen. Planarbeid er en kontinuerlig prosess som krever jevnlig oppdatering og regelmessige øvelser hvor relevante tjenester og samarbeidspartnere deltar.
Plan og tjenestetilbud må tilpasses lokale forhold. I store byer vil det ofte være formålstjenlig å ha bydelsvise psykososiale kriseteam, mens det i små kommuner kan være hensiktsmessig å etablere interkommunale kriseteam. Ved ulykker og katastrofer som involverer rammede fra flere kommuner, kan det være hensiktsmessig å danne utvidede eller interkommunale kriseteam der flere kommuners kriseteam samarbeider.
Kriseteam i små kommuner kan ha en fordel som følge av oversiktlige forhold. På den annen side kan små forhold bidra til at kriseteamet blir personlig berørt, eller at rammede ikke ønsker kriseteamets involvering på grunn av nært bekjentskap til kriseteamets medlemmer. Dette kan imøtekommes gjennom at nabokommuner utarbeider samarbeidsavtaler om å bistå hverandre med psykososial oppfølging.
Det psykososiale teamets oppgaver må samordnes og avstemmes med kapasiteten i øvrige offentlige tilbud innen kommune- og spesialisthelsetjeneste. Kriseteamet bør både kunne arbeide selvstendig og i samarbeid med ansatte fra spesialisthelsetjenesten og andre statlige virksomheter og øvrige involverte parter (som frivillige, rammede bedrifter og organisasjoner) for å sikre at de rammede får behovsrelatert og forsvarlig hjelp.
Det bør legges til rette for at de som skal utøve den psykososiale oppfølgingen får tilstrekkelig tid til å skaffe seg en oversikt over situasjonen, og foreta en felles gjennomgang av planlagte tiltak. Dette vil bidra til å skape trygghet for de som skal delta i oppfølgingen, og for de som skal motta bistand.
Sjekkliste for psykososial oppfølging
Vær oppmerksom på at tiltak vil variere ut fra hendelsens alvorlighetsgrad og omfang. Prioritering av rekkefølge og gjennomføring må alltid vurderes i forhold til den særskilte hendelsen. Flere tiltak gjennomføres ofte parallelt.
Kartleggings- og planleggingsfasen
- skaffe oversikt over hendelsen; antall rammede, hendelsesforløp, status
- vurdere hendelsen; om det foreligger behov for umiddelbar innsats
- varsle/innkalle kriseteamet iht. vedtatte retningslinjer og vurdere behovet for innkalling av ekstra personell for krisehåndtering
- skaffe oversikt over behovet for tolk
- gi tilbakemelding til initiativtaker om hvordan kriseteamet vil følge opp hendelsen
- etablere løpende kontakt med kommunens kriseledelse, dersom aktuelt
- ta kontakt med kriserammede og vurdere hva som er hensiktsmessig støtte i første fase (proaktiv tilnærming)
- vurdere behov for å kalle inn frivillige organisasjoner
- opprette logg for hendelsen, kontakter og tiltak
Akuttfasen – tiltak og koordinering
- avklare ansvarsfordeling og oppgavefordeling
- vurdere behov for proaktiv oppfølging
- sikre ivaretakelse av barn og unge
- fordele og avklare ansvar for ulike psykososiale tiltak og sette opp vaktlister (ivareta personellets behov for pauser, støtte og avlastning)
- koordinere og kontrollere tiltak
- sikre tydelig merking av personell som synliggjør identitet, rolle/ansvarsområde
- sørge for gode rapporteringsrutiner og samarbeid mellom de ulike aktørene i hjelpearbeidet
- ta kontakt med kriserammede på ny
- kartlegge og ev. mobilisere kriserammedes sosiale nettverk
- gjøre behovsvurderinger av støttebehov
- vurdere behovet for et senter for evakuerte og pårørende (politiets ansvar)
- holde overlevende og etterlatte adskilt når dette er hensiktsmessig
- vurdere behov for opprettelse av pårørendetelefon (politiets og kommunens ansvar)
- informasjon på eget nettsted sammen med politiet og kriseledelsen
- sikre løpende dialog mellom personell for å avdekke nødvendige justeringer
- håndtere ev. presse
- gi informasjon om hendelsen og mediehåndteringsråd til rammede og berørte
- regelmessig gjennomgang av logg – status melding
Oppfølgingsfasen – overgang fra akuttfasen til videre oppfølging
- planlegge oppfølging av de kriserammede etter akuttfasen og vurdere behov for videre proaktiv oppfølging
- vurdere behovet for en kontaktperson som følger opp over tid
- overføre de kriserammede til de ordinære hjelpeinstansene i kommunen, ev. vurdere henvisning til spesialisthelsetjenesten ved alvorlig funksjonstap i akuttfasen
- sikre at tiltak, videre henvisning og anbefalinger blir fulgt opp i det ordinære tjenesteapparatet
- avslutte og evaluere det akutte hjelpearbeidet, inkludert gjennomgang av hjelpepersonellets/kriseteamets arbeid
- ivaretakelse av kriseteamets medlemmer
- ivaretakelse av eventuelle frivillige