Ved katastrofer og dramatiske hendelser av mindre omfang har befolkningen stort behov for informasjon. Media er en sentral aktør i denne informasjonsformidlingen. Det er viktig at virksomheter/etater har avklart på forhånd hvem som skal uttale seg til media og bidra til at budskapet fra involverte aktører er korrekt. Det er leder i virksomheten som har det overordnede ansvaret for at informasjon som gis, er korrekt. Samordning og koordinering av informasjonstiltakene er viktig, ikke minst mellom politiet, kommunal ledelse, statsforvalteren og ev. sentrale myndigheter. Mens redningsaksjoner pågår, bør alle henvendelser fra media kanaliseres til politi og ansvarlig redningssentral. Det overordnede og helhetlige informasjonsansvaret vil ofte ligge hos, og ivaretas av politi, lokal redningssentral (LRS) eller hovedredningssentralen (HRS), mens kommunal kriseledelse vil uttale seg om hva som gjøres fra deres side.
Kommunen må inneha kompetanse og rutiner for sin kommunikasjon med media. Mediepress og publikums forventningsbilde av aktivitetsnivå kan komme til å prege informasjonshåndteringen etter hendelser som utløser behov for psykososial oppfølging. Det er viktig med tydelig kommunikasjon, slik at det er kommunen som styrer situasjonen, ikke forventningene. Det bør på forhånd drøftes hvilke informasjonsarenaer og informasjonskanaler man skal ta i bruk for å sikre at man når ut på rett tidspunkt med tydelig og kvalitetssikret informasjon, f.eks. kommunens nettsider, etablerte møtearenaer osv.
Viktig informasjon bør først deles med de rammede familier, f.eks. på et pårørendesenter, før den gjøres allment tilgjengelig. I forbindelse med katastrofer, men også etter hendelser som involverer få personer, som et drap på en skoleelev eller en lærer, kan det oppstå et til dels ekstremt mediepress som kommunens ledere må håndtere. En godt forberedt mediestrategi hvor en hurtig imøtekommer medias behov for informasjon i samarbeid med politiet, kan avdempe presset.
Kommunens kriseledelse må avklare hvem som uttaler seg til media. I krisekommunikasjon er det nødvendig med tydelig, korrekt informasjon og hyppige oppdateringer, gitt med empati. Talspersoner bør ha høy tilgjengelighet for media. Kriseledelsen bør, som ledd i beredskapsplanlegging, vurdere behov for rådgivning om hvordan forventningspress fra kommunens innbyggere og mediepress mv. kan håndteres. Dette for at de i en aktuell situasjon kan ivareta balansen mellom å agere ut ifra henholdsvis mediepress og egen faglig vurdering av situasjonen (16;17).
Rammede etter kriser og katastrofer vil ofte oppleve pågående henvendelser fra media med et klart fokus på person. De rammede bør derfor tidlig orienteres om at de kan bli utsatt for nettopp dette, og at det blir understreket at verken offentligheten eller media har rett til eller krav på slik personlig informasjon, jf. pressens «Vær varsom plakat». Når rammede stiller seg til disposisjon for media, bør de først ha rådført seg med familien eller ressurspersoner. Det kan ofte være behov for å skjerme rammede for pågående medier. Særlig gjelder dette barn og unge. På kriser.no finnes flere konkrete råd til overlevende, pårørende og etterlatte om håndtering av media (se under «Ressursbank»). Her finnes også råd til kriseteam i forhold til kontakt med media.
Kontakt med media – noen råd
- Media håndterer kriser i faser, og spekulasjoner forekommer.
- Involverte bør forsøke å forholde seg til verifiserte fakta.
- Berørte som er i sjokk eller ubalanse, kan trenge hjelp til å skjermes fra media. Et alternativ kan være at de direkte berørte utpeker en medietalsperson som blir kontaktpunkt for henvendelser og formidling av synspunkter.
- Det er lov å skjerme seg. Gjør man navnet sitt kjent, vil flere ta kontakt, journalister kan argumentere med at «noen bør si noe pent om …».
- Det er lov å si nei til forespørsler om intervju. Ingen må stille opp til intervju på grunn av press. Det er også lov å si nei selv om man har gitt intervjuer før.
- Media kan være en effektiv kanal for å få fram et budskap. Hjelp de som skal intervjues, med å sortere hva de ønsker å få fram.
- Vis respekt for at andre i samme situasjon kan ha andre oppfatninger. Selv om man er berørt av samme krise eller katastrofe, kan man likevel oppleve situasjonen ulikt og ha ulike reaksjoner. Dette kan bli tolket som uenighet.
- Det er mulig å be om sitatsjekk for det man selv har uttalt. Historier og sitater brukes gjerne videre. Avtal dette før intervjuet.
- I et intervju er det lov å la være å svare på spørsmål man ikke føler seg klar til å svare på
- Man kan reservere seg mot at bilder blir benyttet ved senere presseoppslag.
- Redaksjonene gjør sine egne vurderinger. Det kan være lurt å be om å få vite i hvilken kontekst intervjuet skal stå, hvem andre som er intervjuet osv. Brytes premissene for et intervju, kan man trekke seg.
- Innlegg på sosiale medier er offentlig informasjon.
Råd 3, 5, 6, 7, 8, 9, 11 og 12 er hentet fra Eide (18)