Aktivering av det psykososiale kriseteamet avhenger av den totale situasjonen der behovsvurderinger foretas i samhandling med andre f.eks. innsatspersonell eller ordinære tjenester i kommunen. Situasjonen må vurderes enkeltvis. Aktiveringen av kriseteamet vurderes opp mot hvordan ordinære tjenester i kommunen (fastlege, psykisk helsetjeneste mv.) kan stille opp. For noen kommuner vil det være hensiktsmessig å aktivere teamet når de ordinære tjenestene ikke er tilgjengelige, dvs. etter ordinær arbeidstid, mens det for andre kommuner vil være aktuelt at kriseteamet og de ordinære tjenestene supplerer hverandre, også innenfor ordinær arbeidstid. Kommunen bør sikre rammer som gjør at det psykososiale kriseteamet kan yte psykososial oppfølging også utenom ordinær arbeidstid. Det er i alle tilfeller en plikt for kommunen å yte psykososiale tiltak hele døgnet via relevante tjenester, herunder legevakt.
Ved hendelser som berører hele lokalsamfunn eller skolemiljøer (f.eks. ved seksuelle overgrep eller der barn eller unge forulykker) og ved katastrofer av større omfang, bør teamet mobiliseres så raskt som mulig og innsatsen avpasses etter behovet. I enkelte situasjoner kan det være nødvendig å søke råd eller veiledning fra regionale og nasjonale ressursmiljøer (for eksempel Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS), Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress (NKVTS) og Senter for Krisepsykologi).
Ved uventede dødsfall som selvmord, drap og ved ulykker er det viktig med rask varsling til en oppfølgingsinstans som tar kontakt med de etterlatte. Den norske kirke eller andre livssynssamfunn kan bistå ved varsling av slike dødsfall. Politiet i hvert distrikt har kontaktinformasjon og oversikt over beredskap.
Politi og psykososialt kriseteam eller annen ansvarlig kommunal instans bør sammen med de etterlatte foreta en vurdering av hvilken støtte som er hensiktsmessig i den første fasen. Oppfølging over tid bør avklares senere ut fra fortløpende dialog med etterlatte. Foruten kommunens kriseledelse kan politiet eller andre ta initiativ overfor kommunen til å aktivere psykososialt kriseteam.
I enkelte situasjoner, dersom rammede og berørte ikke ønsker eller trenger oppfølging samme dag, kan kontakt med hjelpeapparatet vente til neste dag. Innsatspersonell og kommunen må lage rutiner for hvordan innsatspersonell formidler informasjonen videre i disse tilfellene, slik at rammede blir kontaktet neste dag, enten av det ordinære hjelpeapparatet eller det psykososiale kriseteamet.
I flere kommuner samarbeider AMK/legevakt og kriseteamets leder om nødvendige avgjørelser. Ved katastrofer vil aktivering av psykososialt kriseteam være forankret i kommunens beredskapsplan. Figuren under viser situasjoner som kan kreve psykososial oppfølging og aktivering av psykososialt kriseteam.
Rutiner for informasjon og varsling av psykososialt kriseteam
Det må etableres klare ansvarslinjer for å sikre at viktig informasjon når fram til dem som til enhver tid har det operative ansvaret i kriseteamet. Oppfølgingsarbeidet må samordnes og utføres rasjonelt og effektivt. Kriseteamets ansvars-, rolle- og oppgavefordeling bør være avklart i plan for psykososial oppfølging. Fagpersonellet må i tillegg til å hjelpe rammede og bistå i operative oppgaver gi kriseledelsen i kommunen informasjon, slik at den får tilstrekkelig oversikt over situasjonen og gode råd som sikrer en planmessig og god oppfølging.
Ved kriser og katastrofer er det nødvendig med innarbeidede rutiner for at kriseledelsen og leder av kriseteam kan komme sammen på kort varsel. Tidsfaktoren er vesentlig i håndtering av en krise. Rutiner for varsling bør beskrive intern og ekstern varsling og må være godt kjent i organisasjonen.
Fremgangsmåte for varsling av kriseteamet vil variere, avhengig av kommunestørrelse, og organiseringen av det ordinære tjenestetilbudet. Noen psykososiale kriseteam har en avklart vaktordning og telefonvakt døgnet rundt med kort responstid og tilhørende avlønning. Dette bidrar til en kvalitetssikring av tilbudet gjennom økt forutsigbarhet for innsatspersonell som skal etablere kontakt med kriseteamet, og for dem som er medlemmer av teamet.
Det kan ta tid å avklare om kommunens innbyggere er rammet, f.eks. ved internasjonale hendelser. I tiden før dette er endelig avklart anbefales det at kommunens ledelse/kriseledelse informerer kriseteamets leder, slik at nødvendig forberedelse kan igangsettes. Ved katastrofer må leder av det psykososiale kriseteamet iverksette og koordinere teamet i overenstemmelse med overordnet kommunal kriseledelse. Dette gjøres i samarbeid med spesialisthelsetjeneste og øvrige tjenester og aktører, inkludert frivillige.
Leder av kriseteamet skal på bakgrunn av tilgjengelige opplysninger vurdere behovet for varsling av teamet, og i hvilken grad kriseteamet bør settes i beredskap for å sikre hurtig respons. Det kan være hensiktsmessig å etablere en samarbeidsrutine som utpeker et teammedlem som teamets leder kan konferere med ved vurdering av varsling av teamet.
Rutiner for varsling av kriseteam må være oppdatert og praktisk tilrettelagt, og kontaktinformasjon må være tilgjengelig for alle relevante instanser. Oppsettet bør inkludere alternative løsninger som kan benyttes ved spesielt omfattende hendelser, eller ved behov under ferieavvikling og hendelser utenom ordinær arbeidstid. Rutinene/prosedyrene og kontaktinformasjonen bør være godt planlagt, avtalefestet, skriftliggjort og til enhver tid oppdatert.
Når det psykososiale kriseteamet aktiveres, bør medlemmene av teamet ta kontakt med de rammede og følge dem opp aktivt i akuttfasen (proaktiv tilnærming) dersom de ønsker det. De som har behov for oppfølging, må gis nødvendige helse- og omsorgstjenester. I noen kommuner ivaretar kriseteamet oppfølgingen over lengre tid etter både mindre hendelser og større katastrofer, mens det raskere skjer overføring til det ordinære tjenesteapparatet i andre kommuner.