Etterlatte og overlevende (inkludert pårørende) med små eller ingen skader vil ofte ha behov for å samles for å få informasjon, støtte hverandre, få oversikt over hva som skjedde, og dele sine opplevelser. Et pårørendesenter, ofte kalt Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) (jf. kapittel 1 – pårørende omfatter ulike nære relasjoner), og ved behov et senter for uskadde/ lettere skadde, overlevende og deres nære pårørende, vil i en tidlig fase være et sted for fysisk oppmøte hvor pårørende kan få informasjon, hjelp, omsorg og samtale. Dette vil også være et sted hvor det psykososiale kriseteamet og andre kommunale tjenester kan etablere kontakt og utøve psykososiale støttetiltak for rammede. Det psykososiale arbeidet ved et slikt senter er mer utførlig beskrevet i Straume og Heltne (44). Pressen skal ikke ha tilgang til senteret, og politiet kan ha en viktig funksjon når det gjelder vakthold. Flere kommuner har gjort forhåndsavtaler med bestemte hotell som har nødvendige fasiliteter for å fungere som et slikt senter.
Opprettelse av pårørendetelefon og et Evakuerte- og pårørendesenter er politiets ansvar, men kommuner kan ved behov etablere dette på eget initiativ. Dette kan med fordel spesifiseres gjennom en samarbeidsavtale som ivaretar en forutsigbar ansvars- og oppgavefordeling.
Det er viktig å ha riktig og tilstrekkelig bemanning. I en tidlig fase er det bedre med for mange tilgjengelige personellressurser enn å erfare at man har for få ansatte til å bistå i oppfølgingen. Organisering og rolleavklaring er avgjørende. Dette bør fremgå av relevant planverk og være øvet. Øvelser, forutsigbarhet, kompetanse, evaluering og avklarte roller er viktig for å hindre misforståelser vedrørende ansvar, rolle og funksjon blant dem som deltar i oppfølgingsarbeidet.
I arbeidet med å ivareta pårørende som venter på informasjon om nærstående og mer avklaring om situasjonen, bør det legges opp til hyppige oppdateringer. I en tidlig fase kan annonserte oppdateringer, f.eks. hver time, ha en viktig omsorgsfunksjon som demper uro blant de som venter. Etatens ledere på alle nivåer i politiet har et ansvar for at informasjonen fra politiet er profesjonell og i samsvar med overordnet regelverk, overordnede instrukser og mål (Politiet i lokalsamfunnet. Veileder om politiets kommunikasjon og samhandling med kommuner og andre aktører på lokalt og regionalt nivå, punkt 6.1). I tillegg vil det ved et Evakuerte- og pårørendesenter kunne bli gitt informasjon fra lokale myndigheter, det psykososiale kriseteamet m. fl. Driften av senteret kan være en sentral oppgave for det psykososiale kriseteamet. Det bør sikres god informasjon på kommunens nettsider om at det er opprettet et Evakuerte- og pårørendesenter.
Kommunen bør sikre at det finnes personer med mangfoldskompetanse i bemanningen av et Evakuerte- og pårørendesenter dersom sammensetningen av de rammede tilsier dette.
Selv om det opprettes et felles senter, bør som en hovedregel etterlatte samt overlevende og deres pårørende være fysisk atskilt (rom for begge grupper må være tilgjengelige), da de har ulike behov for psykososial støtte og omsorg. Mens glede og lettelse kan prege overlevende og deres familier, kan etterlatte og familiene til savnede være i en helt annen psykisk situasjon. Dette må vurderes avhengig av situasjonens karakter og omfang.
Dersom overlevende har mistet nære familiemedlemmer eller nære venner, må en vurdere i hvilken grad de bør oppholde seg sammen med andre etterlatte. Dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle i samarbeid med den/de kriserammede. Det må sikres gode forhold rundt de rammede. Hvordan man sikrer dette, bør framgå av de kommunale beredskapsplanene og øvrige planer.
I situasjoner med lang ventetid bør følgende forhold vektlegges
- informasjon hver time – selv når det ikke foreligger ny informasjon
- råd om kontakt med media/journalister
- råd om eksponering mot nyheter og medieomtale om hendelsen (stort forbruk er forbundet med mer vansker i ettertid)
- råd om bruk av sosiale medier (Facebook, Twitter etc.)
- vise forsiktighet mht. bruk, informasjon som legges ut etc.
- gi råd til familiene om å økonomisere med sine mentale ressurser
- råd angående søvn
- råd om aktiviteter (distraksjon) som kan redusere ventetiden og avlede fra konstant bekymring
- etterhvert som situasjonen avklares, dele de overlevende og deres pårørende, de etterlatte, og pårørende til savnede personer inn i separate grupper, der dette er mulig
- la ledere og offentlige personer komme for å markere sin støtte til familiene, men unngå overstimulering