Hvordan skal du rapportere?
Du finner et delvis forhåndsutfylt rapporteringsskjema i Altinn. Når rapporteringsfristen nærmer seg, vil dere motta et varsel i Altinn og en e-post.
Før du skal fylle ut et skjema i Altinn på vegne av virksomheten (et organisasjonsnummer) må du få delegert tilgang til det som hos Altinn kalles en enkelttjeneste. Enkelttjenesten for rapportering heter «Rapportering på tilskudd fra Helsedirektoratet». Skal du signere og sende inn et skjema kreves Altinnrollen Begrenset signeringsrettighet. Du kan få delegert de nødvendige tilganger av den i din virksomhet som har Altinnrollen Tilgangsstyring.
Logg deg inn i Altinn og hent frem skjemaet i virksomhetens innboks. Vi oppfordrer deg til å benytte dette forhåndsutfylte skjemaet fremfor å starte med et tomt rapporteringsskjema.
Rapporteringsforpliktelsen gjelder for den virksomheten tilskuddet ble innvilget til. Dersom andre i virksomheten har åpnet og lukket ditt skjema kan det ha havnet i arkivboksen deres på Altinn. Pass også på at du logger deg inn for å representere rett organisasjonsnummer.
Webinar: Hvordan rapportere på bruken av tilskudd?
Se videoopptak av nettseminaret
MERK: Dette er et opptak fra 2023. Årstallene som det henvises til er derfor for fjoråret og ikke relevante. Innholdet og rapporteringskravene er likevel fullt ut gyldige og kan gi nyttig informasjon når dere skal rapportere for 2023. Ettersom det er opptak kan dere ikke sende inn spørsmål via Slido, men ved spørsmål kan dere ta kontakt med tilskudd@helsedir.no. Er det spesifikke temaer dere ønsker å se kan dere hoppe direkte til det i opptaket, se tema og tidspunkt:
00:00: Intro
01:50: Økonomirapportering – generell nyttig informasjon
04:06: Viktige dokumenter ved rapportering
04:58: Konsekvenser ved manglende rapportering
06:45: Tilskudd gjelder kun for et kalenderår
07:18: Informasjon om rapporteringsskjema
11:30: Krav til økonomirapportering
11:55: Prosjektregnskap
13:00: Årsregnskap
13:44: Utskrift fra økonomisystemet
15:15: Revisorbekreftelse
16:19: Avtalte kontrollhandlinger
17:04: Ubrukt tilskudd
19:15: Sammendrag økonomirapportering
21:04: Gjennomgang av måloppnåelse
30:07: Kontroll
33.57: Avslutning
Når skal du rapportere?
Du skal rapportere for hvert kalenderår dere har fått innvilget tilskudd (tilskuddsår). Frist for rapportering er beskrevet i tilskuddsbrevet du mottok da tilskuddet ble innvilget. Rapporteringsfristen finner du også i utlysningen på helsedirektoratet.no/tilskudd.
Hva skal rapporteringen inneholde?
Du skal rapportere om måloppnåelse og bruken av midlene i henhold til kravene i tilskuddsbrevet du mottok da tilskuddet ble innvilget. Rapporteringskravene er også beskrevet i regelverket for ordningen, og på utlysningen på helsedirektoratet.no/tilskudd.
Rapportering om måloppnåelse
Dere skal redegjøre for hvordan, og i hvilken grad, deres tiltak har bidratt til å oppnå målene for tilskuddsordningen. Helsedirektoratet vil sammenligne resultatene dere rapporterer med informasjonen dere oppga i søknaden. Hva din rapportering skal inneholde er også beskrevet i regelverket for tilskuddsordningen samt i tilskuddsbrevet. Helsedirektoratet vurderer måloppnåelse for ordningen som helhet ut fra kriteriene for måloppnåelse som er beskrevet i regelverket. Helsedirektoratets helhetsvurdering per tilskuddsordning blir rapportert videre til Helse- og omsorgsdepartementet.
Rapportering om økonomi
Dere skal også redegjøre for bruken av tilskuddsmidlene. På samme måte som søknadsskjemaet inneholder rapporteringsskjemaet ferdig definerte utgiftskategorier som regnskapstallene skal føres inn i.
Kravene til den økonomiske rapporteringen er beskrevet i regelverket for tilskuddsordningen og i tilskuddsbrevet. Helsedirektoratet vil gjennomgå den innsendte dokumentasjonen i henhold til kravene i tilskuddsbrevet.
Eksempler på krav som kan stilles i den økonomiske rapporteringen er:
Prosjektregnskap
Et prosjektregnskap er en enkeltstående regnskapsoppstilling som er skilt ut fra organisasjonens fullstendige regnskap ved hjelp av en prosjektkode. Prosjektregnskapet inneholder utgiftene og inntektene som er direkte knyttet til gjennomføringen av et tiltak. Et tilskudd er ofte en støtte til et avgrenset tiltak. Da er det nødvendig å skille ut utgiftene til tiltaket som tilskuddsfinansieres i et eget prosjektregnskap. Prosjekttilskudd gis normalt ikke til driftsformål, det vil si oppgaver som inngår i organisasjonens kjernevirksomhet.
Årsregnskap og driftsregnskap
Et årsregnskap viser den samlede økonomiske stillingen til en virksomhet etter et endt regnskapsår. Som hovedregel består årsregnskapet av et resultat, balanse og noteopplysninger og gjelder et kalenderår.
Et driftsregnskap, også kalt internregnskap, skal vise hvordan et eventuelt tilskudd til drift er benyttet. Har dere fått driftstilskudd kan det være aktuelt å levere årsregnskap med noter som viser samlede inntekter og utgifter. Dersom tilskuddet finansierer hele driften, vil årsregnskapet oppfylle rapporteringskravet.
Årsrapport
En årsrapport inneholder årsregnskap for virksomheten, med resultat, balanse, kontantstrømsoppsett og noter. Årsrapporten inneholder også en årsberetning som kommenterer årsregnskapet og en del andre forhold i virksomheten.
Utskrift fra et økonomisystem
Regnskapet for tiltaket kan dokumenteres ved en utskrift fra økonomisystemet direkte eksportert til et filformat som vanskelig lar seg redigere.
En utskrift fra økonomisystemet viser inntekter og utgifter for en gitt periode spesifisert med koder i henhold til virksomhetens kontoplan og organisering. Utskriften kan vise utgifter aggregert og trenger ikke å vise enkeltposteringer.
Revisorbekreftelse
Revisorbekreftelse eller tilsvarende uttalelse innhentes fra statsautorisert revisor eller registrert revisor. Selv om det ikke er krav om dette i revisjonsstandardene, ser vi helst at revisor inkluderer informasjon som mottakers navn, tittel og størrelse på tilskuddet og eventuelt ubrukt tilskudd.
Det er viktig at tilskuddsmottaker før revisjonen skal gjennomføres, informerer revisor om hvilken standard som skal brukes. Tilskuddsbrevet oppgir hvilken revisjonsstandard som skal benyttes.
En revisorbekreftelse med presisering angir avvik som ikke berører revisorens konklusjoner, men omtaler andre forhold som revisoren ønsker å presisere.
Avtalte kontrollhandlinger
Avtalte kontrollhandlinger er en forenklet revisorsattest. Attesten bekrefter at opplysninger som er oppgitt av tilskuddsmottaker, etter krav fra Helsedirektoratet er kontrollert og funnet korrekte.
Avtalte kontrollhandlinger omtales i tilskuddsbrevet og regelverket for tilskuddsordningen og styrer hvilke kontroller som skal gjennomføres.
Hva gjør du dersom dere sitter igjen med ubrukte midler?
Dersom dere ikke har brukt opp midlene dere har fått innvilget og ønsker å videreføre tiltaket, kan dere søke om å få overført tilskuddet til neste år.
Skal dere kun søke om overføring av de ubrukte midlene sender dere en kortfattet e-post med saksnummer til postmottak@helsedir.no.
Ønsker dere å søke om ytterligere midler det påfølgende året i tillegg til å søke om overføring av de ubrukte midlene, skal de ubrukte midlene tas med i den nye søknaden som sendes inn i henhold til årlig søknadsprosedyre. Søknadsbeløpet må inneholde informasjon om både ubrukt tilskudd og nytt tilskudd.
Dersom tiltaket er fullført og dere ikke har brukt opp midlene dere fikk innvilget, skal dette oppgis i rapporteringen. Dere skal betale tilbake ubrukte tilskuddsmidler som ikke søkes overført til neste år. Helsedirektoratet vil sende en faktura etter at rapporteringen er behandlet.
Hvorfor skal du rapportere om bruken av tilskudd?
Tilskudd er overføringer fra statsbudsjettet for å nå bestemte mål. Stortinget vedtar statsbudsjettet og bevilgningene til tilskuddsordningene. Basert på tilskuddsmottakernes rapportering vil Helsedirektoratet rapportere til ansvarlig departement, som igjen skal rapportere til Stortinget om resultatene som er oppnådd for tilskuddsordningen.
Hva skjer hvis dere ikke rapporterer om bruken av tilskuddet?
Godkjent rapportering for foregående tilskuddsår er en forutsetning for å kunne få innvilget tilskudd året etter. For å utbetale andre termin på tilskudd innvilget inneværende år, skal rapportering fra foregående tilskuddsår først være vurdert og godkjent av Helsedirektoratet.
Dere vil motta purring dersom rapporteringen uteblir eller er mangelfull. Manglende svar vil kunne føre til mistanke om mislighold av tilskuddet.
