Utfylling av søknad – steg for steg
Denne veiledningen gir en forklaring på hvordan søknad om tilvirkningsbevilling for alkoholholdig drikk skal fylles ut, og om hvilke dokumentasjonskrav som stilles i denne forbindelsen. For å holde oversikt over dokumentasjonen som er innlevert, anbefales det fortløpende å fylle ut listen over vedlegg til søknaden (se lenger ned på siden).
Det bes om at søknaden sendes inn med flest mulig av de dokumenter som er etterspurt i søknadsløsningen i Altinn og i veilederen her.
Vær vennlig å lese denne veiledningen og søknadsskjemaet nøye før søknaden sendes inn. Det bes om at påkrevd dokumentasjon, i den grad det er mulig, sendes samlet som vedlegg til utfylt søknadsskjema. I tilfeller der søknaden ikke følges opp fra søkers side, risikerer søker at søknaden avslås og at innbetalt søknadsgebyr ikke tilbakebetales.
Om selskapet
Her skrives nødvendige opplysninger om bevillingssøkeren. Skjemaet vil automatisk hente adresseinformasjon fra Enhetsregisteret.
Bevillingen skal gis til «den for hvis regning virksomheten drives». Bevillingen skal således gis til den juridiske enhet som har den direkte økonomiske interessen i og ansvaret for tilvirkningen av alkohol.
Helsedirektoratet kan i søknadsbehandlingen ha behov for avklaringer eller ytterligere dokumentasjon. Det er derfor viktig at det oppgis korrekt kontaktinformasjon, både til virksomheten og til kontaktpersonen.
Helsedirektoratet benytter EHF (Elektronisk Handelsformat) for utsendelse av regninger. Det oppfordres til at bevillingssøker er registrert som mottaker av EHF-faktura.
Eiere og andre sentrale personer i virksomheten
Alkoholloven § 6-2 nr. 1 stiller krav om «uklanderlig vandel» ovenfor lovgivning som anses relevant for utøvelsen av bevillingen. Vandelskravet retter seg mot «bevillingshaver og person som eier en vesentlig del av virksomheten eller av selskap som driver virksomheten eller oppebærer en vesentlig del av dens inntekter eller i kraft av sin stilling som leder har vesentlig innflytelse på den», jfr. § 6-2 nr. 1. Dette vil i praksis si de personer som har en sentral stilling i virksomheten i egenskap av å være eier, leder eller lignende. Også personer i eierselskap/bakenforliggende selskap kan regnes for å ha vesentlig innflytelse på virksomheten.
Det understrekes at dersom et selskap søker om bevilling, må også ledelsen i selskapet og de personene som har vesentlige økonomiske interesser i, eller på annen måte en dominerende innflytelse over selskapet, oppfylle kravet om uklanderlig vandel.
Bakenforliggende eierselskaper og eierne av disse selskapene må oppgis når disse har større eierandeler eller samlet tilknytning kan gi en sentral rolle. Ved vurderingen av hvem som har økonomiske interesser og innflytelse i et selskap er det de underliggende forholdene som er avgjørende, ikke hvordan selskapets eierstruktur og ledelse fremstår i det ytre.
Dersom forholdene tilsier det, kan direktoratet vurdere vandelen til flere personer enn de som er oppgitt som sentrale personer i søknaden. Som sentrale personer anses blant annet:
- eiere (både av bevillingssøkende og bakenforliggende selskap med deres eiere)
- styreleder
- daglig leder
- andre personer med vesentlig innflytelse på virksomheten
Med «uklanderlig vandel» menes at de aktuelle personer ikke må ha forbrutt seg mot lovgivning av betydning for hvordan virksomheten skal utøves. Alkoholloven § 6-2 nr. 1 nevner følgende eksempler på relevant lovgivning: Alkohollovgivningen, tollovgivningen, skatte- og avgiftslovgivningen, regnskaps- og selskapslovgivningen og næringsmiddellovgivningen. I tillegg til dette kan det være aktuelt å legge vekt på andre typer lovbrudd. Helsedirektoratet gjør i denne sammenheng oppmerksom på at direktoratet er pålagt å innhente uttalelse fra politiet, avgiftsmyndighetene, skattemyndighetene, tollmyndighetene og Mattilsynet, jfr. alkoholloven § 6-4.
Det er viktig at de sentrale personene blir informert om hva det innebærer å bli vandelsvurdert. Les mer om vandelsvurdering nederst på siden.
I søknaden skal personnummer og etternavn fylles inn. Organisasjonsnummer fylles inn for virksomheter. Skjemaet vil automatisk hente fullt navn på personer og virksomheter. For hver person eller virksomhet som oppgis skal det opplyses om hvilken rolle og eventuell eierandel i virksomheten vedkommende har.
Det kan legges til opplysninger om flere personer ved å velge "Legg til personer".
Om tilvirkningen og lokaler
Denne delen av søknadsskjemaet skal brukes til å gi Helsedirektoratet full oversikt over hvilke lokaler som benyttes i virksomheten, og til hva. Dette er opplysninger Helsedirektoratet må ha for å kunne gjennomføre tilsyn med virksomheten. Dersom bevillingshaver har satt bort deler av virksomheten til en tredjepart er det viktig at disse godkjenner at tilsyn kan bli gjennomført.
Tilvirkningsbevilling gir rett til tilvirkning, import, eksport og engrossalg av alkoholholdig drikk. Sistnevnte krever registering som avgiftspliktig virksomhet hos Skatteetaten. Se for øvrig alkoholloven § 2-1 og engrosforskriften (forskrift av 8. juni 2005 nr. 539) § 5-2.
Tilvirkning vil si fremstilling av alkoholholdig drikk eller videreforedling/bearbeiding av allerede fremstilt alkoholholdig drikk gjennom tilsetting eller blanding, eller på annen måte som endrer produktets karakter.
Det må krysses av for ønsket bevillingstype. Det er ikke tillatt å starte tilvirkningen før bevilling er gitt, virksomheten er registrert hos Skatteetaten som særavgiftpliktig virksomhet og det er meldt ifra til Helsedirektoratet om at bevillingen tas i bruk.
Alkoholloven krever ikke at søkeren skal ha eget lager. En mulighet er å kjøpe lagertjenester av utenforstående lagerholder. Når bevillingssøker skal ha eget lager, skal oppgis adresser til disse lagrene. Skjer lagringen hos andre enn bevillingssøker registreres dette i neste punkt i søknadsskjemaet.
Med hensyn til fysisk sikring av tilvirkningsanlegget gjelder for øvrig de samme regler som for varelager. Loven stiller krav om at tilvirkningsanlegget skal være «innrettet på tilfredsstillende måte» og at «varelageret er tilfredsstillende sikret». Se alkoholloven §§ 6-1, andre ledd, og 6-2 nr. 3, sammenholdt med engrosforskriften kapittel 2 (lovdata.no).
Forskriftens krav skal forebygge innbrudd, svinn og andre måter alkohol kan komme på avveie. Samtidig er også siktemålet å muliggjøre at bevillingsmyndigheten kan føre kontroll med tilvirkingsanlegget og lagringslokalet. Det er opp til Helsedirektoratet å vurdere om sikkerhetskravene er oppfylt. I denne sammenheng er både den fysiske sikringen og rutinene for lagerhold og adgangskontroll av betydning, jfr. engrosforskriften kap 2.
Sikringskravet retter seg mot bygninger der tilvirkningen foregår, varelager og tilvirkningsanlegget som sådant. Det må foreligge tekniske og fysiske sikringstiltak, samt rutiner, som bidrar til å redusere faren for lekkasje (svinn, innbrudd, mm.).
Det er bevillingshavers ansvar å sørge for tilfredsstillende sikring av tilvirkningsanlegg og varelager, samt å dokumentere dette til bevillingsmyndigheten.
Av engrosforskriften § 2-5 fremgår det at varelager og tilvirkningsanlegg der det skal tilvirkes og oppbevares brennevin eller sats og gjærende væske til fremstilling av brennevin (gruppe 3), som hovedregel skal være sikret med FG-godkjent B2-alarmsystem. I henhold til alkoholloven og engrosforskriften, er det ikke et tilsvarende krav om alarmsystem der det tilvirkes og lagres alkoholholdig drikk med inntil 22 volumprosent (gruppe 1 og 2).
Dersom lagerholdet er overlatt til andre, har bevillingshaver likevel ansvaret for at det skjer i forsvarlige former og i samsvar med de fastsatte krav. Dette er et objektivt ansvar, og gjelder selv om bevillingshaver ikke kan klandres for at kravene ikke er oppfylt hos ekstern lagerholder/-eier. Bevillingshaver har således det hele og fulle ansvaret for lagerholdet.
Fyll inn aktuell informasjon om hvert lokale som skal benyttes til tilvirkning, tapping og/eller lagring.
Kjøp av eksterne tjenester
I tillegg til lagring, distribusjon og tapping av alkoholholdig drikk kan også andre deler av virksomheten overlates til andre, se alkohollovens § 6-6, tredje ledd. Som eksempler kan nevnes regnskapsførsel, renhold, fakturering og vakthold. Bevillingshaveren har også ansvaret for de deler av virksomheten som er satt bort til tredjepart.
Dersom det benyttes eksterne tjenester for lagring, distribusjon og/eller tapping kreves det at den eksterne virksomheten sender inn en bekreftelse til Helsedirektoratet som gir tillatelse til at direktoratet kan foreta kontroller hos dem jf. alkoholloven § 6-8, andre ledd.
Egenerklæring
Før man søker om tilvirkningsbevilling er det viktig at man setter seg godt inn hvilke plikter og rettigheter en slik bevilling medfører. Det er også viktig at virksomheten har kontakt med Skatteetaten om registrering som særavgiftspliktig virksomhet.
Andre opplysninger som kan ha betydning for søknadsbehandlingen
Dersom det er andre opplysningen søker mener er viktig for Helsedirektoratets behandling av søknaden kan de oppgis her.
Vedlegg til søknaden
Det er en rekke vedlegg som må følge med søknaden, og det er viktig at alle disse er klargjort når man åpner en ny søknad i Altinn. Dokumentene må være i PDF-format.
Liste over vedlegg:
- Organisasjonsplan/opplysninger om organisasjonen
- Oppdatert aksjeeierbok
- Selskapsavtale, evt. Stiftelsesdokument
- Skatteattest for personer med vesentlig innflytelse på virksomheten. Denne må være nyere enn 6 måneder, og må bestilles av den enkelte på skatteetaten.no
- Skatteattest for virksomheten søker. Denne må være nyere enn 6 måneder, og må bestilles av den enkelte på skatteetaten.no
- Kvittering/bekreftelse på at virksomheten er registrert for næringsmiddelproduksjon hos Mattilsynet
- Internkontrollsystem; rutiner for lagerhold, adgangskontroll, forebygging av svinn, manko, tyveri etc. Rutiner for forsvarlig sikring av varene under transport og evt. mellomlagring, samt transportsystem/hvilke biler som skal benyttes. Internkontrollsystemet må også inneholde rutiner for sikring av rett alkoholprosent.
- Plantegning over virksomhetens lokaler
- Forsikringsdokument
- Bekreftelse på fysisk sikring av lager- og tilvirkningsanlegg. Denne bør inneholde forsikringsgrad. (forsikring er ikke et krav, men veier positivt ved vurderingen av om sikkerheten er god nok.)
- Ved produksjon av alkohol i gruppe 3 må ferdigattest for FG-godkjent alarmsystem B2 vedlegges søknaden.
- Ved bruk av eksterne tjenester for lagring, distribusjon og/eller tapping av alkohol, må det vedlegges en bekreftelse på at Helsedirektoratet kan foreta kontroll hos tredjepart i søknaden.
- Eventuelt andre vedlegg
Vandelsvurdering – hva skjer når en person blir vandelsvurdert
En bevilling etter alkoholloven kan ikke gis før alle personer med vesentlig innflytelse over en virksomhet har fått vurdert sin vandel. Kravet for å få bevilling er at vandelen må være uklanderlig.
Vi vil her redegjøre for hva det å bli vandelsvurdert innebærer for den det gjelder.
Hva søker må gjøre selv
- Søkeren må selv innhente skatteattest.
Skatteattester kan bestilles elektronisk fra Skatteetaten. Skatteattester må være innhentet før søknaden sendes inn. Den som sender inn søknaden må laste opp attestene som vedlegg til søknaden. Det skal leveres inn en attest for den virksomheten som søker om bevilling og en attest for hver juridiske og fysiske person som har "vesentlig innflytelse" over virksomheten.
Personer med særskilt beskyttelsesbehov (f. eks kode 6/7 – adressesperre) bør kontakte oss før søknadsskjema sendes inn.
Hvilke offentlige myndigheter som uttaler seg
- Politiet, skatteetaten og tolletaten plikter å gi opplysninger uten hinder av lovbestemt taushetsplikt, jf. alkoholloven § 6-4.
- Dersom en person driver eller tidligere har drevet bevillingspliktig virksomhet vil den kommunen virksomheten tilhører bli spurt om driften har vært i henhold alkoholloven.
- I noen tilfeller kan innkomne opplysninger fra søker eller fra ovennevnte myndigheter medføre behov for kontakt med andre forvaltningsorganer, f. eks Brønnøysundregistrene.
- Helsedirektoratet har også hjemmel til å innhente taushetsbelagte opplysninger fra Folkeregisteret når disse opplysningene er nødvendige for saksbehandlingen.
Opplysninger Helsedirektoratet får fra de ovennevnte
Bemerkninger i forhold til lovgivning som er av betydning for hvordan virksomheten skal utøves, herunder alkohollovgivningen, tollovgivningen, skatte- og avgiftslovgivningen, regnskaps- og selskapslovgivningen og næringsmiddellovgivningen, jf. alkoholloven § 6-2.
Informasjon lagret hos Helsedirektoratet som kan få betydning for vurderingen
I noen tilfeller kan direktoratet ha informasjon fra tidligere innsendte søknader, aktive eller inaktive bevillinger, utførte tilsyn, betalingshistorikk for innbetaling av bevillingsgebyr eller opplysninger fra tips.
Hva vi gjør med opplysningene
Helsedirektoratet er gjennom lov pålagt å foreta en konkret og helhetlig vurdering av alle innkomne opplysninger, for hver enkelt juridisk og fysisk person med vesentlig innflytelse over virksomheten, for å vurdere om kravet til uklanderlig vandel er oppfylt. Vi vil vurdere hvorvidt tidligere lovbrudd kan tyde på at søker ikke vil oppfylle sine forpliktelser etter alkoholloven. Hvor terskelen for hva som anses som uklanderlig vandel ligger er en del av det skjønnet som forvaltningen er satt til å utøve, jf. alkoholloven § 6-2. Som en del av vurderingen vil direktoratet blant annet se på forholdets grovhet, hvor lang tid som er gått siden forholdet ble avsluttet (det tas uansett ikke hensyn til forhold som er eldre enn ti år) og gjentakelse av forhold.
Ved overtredelser av skatte-, avgifts- og regnskapslovgivning skilles det mellom tilfeller der de personene som skal vandelsvurderes subjektivt kan klandres for lovbrudd og tilfeller hvor for eksempel manglende betaling skyldes manglende betalingsevne og herunder om betalingsvansker er forbigående eller av bagatellmessig art. Det kan også bli sett på hvorvidt forholdet er begått i næringsvirksomhet.
Opplysninger som vil kunne medføre at kravet til vandel for den enkelte ikke kan anses å være oppfylt blir alltid forelagt søker og den det gjelder for uttalelse. Den settes en frist på 14 dager fra mottaksdato til å sende inn kommentarer.
Hvordan lagres opplysningene
Etter at vedtak er fattet blir de innhentede opplysningene arkivert så lenge de er nødvendige for at Helsedirektoratet skal kunne føre tilsyn med at vandelskravet til enhver tid er oppfylt. Som regel innebærer det at opplysningene blir lagret så lenge virksomheten har en aktiv bevilling. I tillegg må direktoratet ta vare på opplysningen for å kunne vise til begrunnelsen for et enkeltvedtak. Det er kun de som har et behov i Helsedirektoratet som har tilgang til BESTA (Bevillingssystem for alkohol og tobakk). Opplysningene vil ikke lenger bli vektlagt i en løpende vandelsvurdering når det har gått mer enn 10 år siden hendelsen opphørte.