Når helse- og omsorgstjenesten samarbeider med frivilligheten om tilbud til pasienter og brukere, bør virksomheten ha rutiner for å sikre at:
- frivillige tilbud gis som et supplement til nødvendig bistand fra kommunen eller sykehuset, ikke som en erstatning for tjenester
- tilbudet gjennomføres på en forsvarlig måte
- pasienter og brukere har mulighet til å takke ja eller nei til frivillige tilbud og arrangementer
- helsepersonell overholder taushetsplikten overfor frivillige
- frivillige underskriver taushetsavtaler
Før samarbeid inngås, bør virksomheten kartlegge:
- Hva slags aktiviteter egner seg for pasientene/brukerne som virksomheten yter tjenester til – fysisk, kognitivt, sansemessig og kulturelt?
- Hvilke aktiviteter, som virksomheten ikke er pliktige til å tilby og yte selv, kan være aktuelle å tilby som et supplement til pasienter/brukere?
- Hva skal til for at frivillige kan bidra?
- Hvor kan aktivitetene foregå og hvor bør de ikke foregå, for å sikre mulighet til å skjerme seg og for å skire at taushetsplikten overholdes?
- Hvordan kan aktivitetene organiseres for å sikre at virksomheten kan ivareta sitt helhetlige ansvar?
- Krever forsvarlig gjennomføring av tilbudet deling av taushetsbelagte opplysninger med de frivillige?
- Hvilke rutiner må evt. etableres for innhenting av samtykker til at frivillige kan gis tilgang til taushetsbelagte opplysninger?
- Hvordan kan virksomheten sikre at pasientene/brukerne får takket ja eller nei til tilbudene? Hvordan kan pårørende involveres?
- Hva kreves av forsikringsordninger og rutiner for utgifts erstatning?
Virksomheten bør utarbeide en plan for samarbeidet med frivilligheten om tilbud til pasienter/brukere. Planen bør evalueres etter en avtalt periode. Punkter i planen kan være:
- kontaktpersoner i virksomheten og den frivillige organisasjonen
- ansvarlig for rekruttering, opplæring og oppfølging av frivillige
- avklaringer av oppgaver frivillige kan og ikke kan gjøre
- mal og system for taushetsavtaler mellom virksomheten og den enkelte frivillige
- rutine for invitasjon til tilbud og aktiviteter, med mulighet for å svare ja/nei
- rutine for frivillig bistand overfor personer med redusert evne til å formidle egne ønsker og interesser
- rutiner for involvering av nærmeste pårørende ved samarbeid med frivillige
- rutiner for overholdelse av taushetsplikten ved samarbeid med frivillige
- rutiner for forsvarlighetsvurderinger, identifisering av fare for svikt og for avvik og klager
- eventuelle behov for forsikringsordninger
- rutiner for utgiftsdekning