I utgangspunktet bestemmer pasient eller bruker selv om han eller hun vil ta imot eller delta på et frivillig tilbud eller ikke. I motsetning til for helsehjelp, er det ikke noe krav om at en pasient eller bruker har samtykkekompetanse for selv å kunne takke ja eller nei til et frivillig tilbud. Hvis pasienten oppholder seg i sykehjem, sykehus eller en annen institusjon, har imidlertid institusjonen ansvaret for at eventuell deltakelse er forsvarlig i det enkelte tilfelle.
Hvis en pasient eller bruker har nedsatt kognitiv funksjon med betydning for vurderingsevne eller mulighet til å formidle sin mening, bør nærmeste pårørende involveres før en eventuell deltakelse. Nærmeste pårørende bør få uttale seg om pasient/bruker sine ønsker og interesser. Ved gjentakende aktiviteter vil det normalt ikke være nødvendig å involvere pårørende hver gang pasienten eller brukeren skal delta. Ved endrede forutsetninger for å delta, for eksempel endringer i tilstanden, bør tjenesten revurdere pasientens/brukerens deltakelse og ev. involvere nærmeste pårørende på nytt.
På institusjoner bør arrangementer primært foregå i andre lokaler enn dagligstue eller spiserom hvor pasienter normalt oppholder seg, slik at de som ikke ønsker eller kan delta har mulighet til å skjerme seg uten å måtte være på rommet. Hvis dagligstuen er det eneste fellesrommet, bør virksomheten vurdere om det konkrete arrangementet kan foregå i dette rommet eller ikke. Det kan avhenge av lengden på arrangementet, behovene til de pasientene som ikke ønsker eller kan delta, mm.