Første ledd fastslår at staten har ansvaret for pasient- og brukerombudsordningen. Det er Helsedirektoratet som er arbeidsgiver for ombudene. Direktoratet har ansettelsesmyndighet, herunder myndighet til å vurdere kvalifikasjonskrav. Staten har finansieringsansvaret for ordningen, og skal dekke alle utgifter til ombudets virksomhet. For pasientene og brukere er tjenesten gratis.

Pasient- og brukerombudets arbeidsområde er den offentlige helse- og omsorgstjenesten.

Den statlige spesialisthelsetjenesten omfatter helsetjenester som krever tilgang til spesialisert kunnskap og ressurser, og som det ut ifra faglige og økonomiske hensyn er hensiktsmessig å ha et samlet ansvar for i spesialisthelsetjenesten. Se nærmere om dette i rundskriv til spesialisthelsetjenesteloven, IS-5/2013. Begrepet omfatter både helsetjenester som tilbys av helseforetak og som helseforetak kjøper fra private tjenesteytere og spesialister, både i Norge og i utlandet. Spesialisthelsetjeneste kan sies å være et samlebegrep på de helsetjenester som en ikke har funnet hensiktsmessig å pålegge kommunene ansvaret for. Hva som er hensiktsmessig her vil kunne endre seg over tid, både på grunn av den medisinske utvikling og organisatoriske endringer. Helsetjenestens oppgaver har gjerne blitt definert som enten spesialisthelsetjeneste eller primærhelsetjeneste. Begrepet spesialisthelsetjeneste må derfor sees i sammenheng med den faktiske oppgavefordeling mellom nivåene.

Med kommunale helse- og omsorgstjenester menes alle ulike tjenesteformer etter helse- og omsorgstjenesteloven.

Med fylkeskommunale tannhelsetjenester menes tannhelsehjelp til de prioriterte gruppene listet opp i tannhelsetjenesteloven § 1-3 første ledd bokstav a til e, samt til voksne, selvbetalende pasienter som mottar tannhelsehjelp fra den fylkeskommunale tannhelsetjenesten. Tannhelsehjelpen ytes av ansatte i den offentlige tannhelsetjenesten, eller av tannleger eller tannpleiere med avtale med den offentlige tannhelsetjenesten.

Private aktører kan ikke avvise en henvendelse fra ombudet selv om virksomheten faller utenfor ombudets virkeområde. Når ombudet har fullmakt fra pasient eller bruker, vil de regnes som dennes representant etter loven og kunne be om innsyn i journal etter § 5-1 og kunne klage etter kapittel 7.

Andre ledd slår fast at et av pasient- og brukerombudene skal ha en koordinerende rolle for alle ombudene. Det koordinerende ombudet skal legge til rette for samarbeid mellom de lokale ombudene og bidra til felles arbeidsmetodikk og mer systematisk kompetanseutvikling, som vil bidra til et bedre og likere tilbud til publikum. Det vil videre være naturlig at det koordinerende ombudet bidrar til en felles strategi for informasjon om ombudsordningen.

Tredje ledd slår fast pasient- og brukerombudenes faglige selvstendighet og uavhengighet. Denne uavhengigheten er en nødvendig forutsetning for at ombudene skal kunne ivareta sine oppgaver. Ombudet er administrativt tilknyttet Helsedirektoratet, men direktoratet kan ikke instruere ombudet i enkeltsaker. Ombudet skal også ha eget budsjett og stå fritt til å organisere sin interne virksomhet innenfor de rammer Helsedirektoratet som arbeidsgiver har trukket opp.