Helfo har bare anledning til å innhente de opplysningene som er nødvendige for å kontrollere om vilkårene for en ytelse er oppfylt, vil kunne være oppfylt eller har vært oppfylt i tilbakelagte perioder, eller for å kontrollere utbetalinger etter en direkteoppgjørsordning.

Helseaktører som har direkte oppgjør, inngår en personlig avtale om det økonomiske oppgjøret med Helfo. En behandler som har inngått avtale om direkte oppgjør, må kunne godtgjøre kravet om refusjon. Helfo kan innhente dokumentasjon på at behandlingen har funnet sted.

Innhenting av opplysninger i forbindelse med en kontroll gjøres først etter at Helfo er ferdig med utplukket og står overfor potensielle kontrollkandidater. Det vil da ofte være nødvendig å innhente opplysninger for å kunne verifisere informasjon fra andre kilder.

Helfo skal foreta en konkret nødvendighetsvurdering i hvert enkelt tilfelle. Det vesentlige er hva Helfo trenger opplysninger om, og ikke hva det er mulig å innhente. Helfo må vurdere behandlingen av personopplysninger opp mot formålet som de søker å oppnå. Det må være en forholdsmessighet mellom tyngden av inngrepet og formålet med innhentingen: Jo mer inngripende informasjonen Helfo ønsker å innhente er, jo høyere er terskelen for hva som kan innhentes. Helfo har ikke adgang til å behandle personopplysninger som ikke er forholdsmessige.

Når Helfo skal avgjøre om det er nødvendig å innhente opplysninger, må hensynet til kontroll og effektivitet veies mot hensynet til personvern. Dette er særlig viktig når de innhentede opplysningene er helseopplysninger som omhandler en tredjeperson.

I hvilken grad det er nødvendig å innhente informasjon, må ses i sammenheng med forvaltningsloven § 17 og folketrygdloven § 21-3.  Det fremgår av § 17 i forvaltningsloven at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Dette innebærer at det i utgangspunktet er Helfo som har ansvaret for at saken er tilstrekkelig opplyst. Samtidig pålegger folketrygdloven § 21-3 også privatpersoner å gi Helfo de opplysningene som er nødvendige.

Når det gjelder helseaktøren, utfører Helfo sitt ansvar for å opplyse saken ved å innhente opplysninger med hjemmel i folketrygdloven § 21-4. Helfo er ansvarlig for saksforberedelsen og må sørge for å ha et tilstrekkelig helhetsbilde av fakta i saken. Helfo har plikt til å undersøke forhold og opplysninger til så vel gunst som til skade for parten. De må også kontrollere opplysninger som legges frem av parter eller andre. Bestemmelsen krever ikke at Helfo selv skal innhente alle opplysninger, men de har et selvstendig ansvar for å vurdere kvaliteten og troverdigheten av opplysningene de mottar. 

Plikt til å informere medlemmet ved innhenting av opplysninger

I de tilfellene Helfo innhenter informasjon om en helseaktørs pasient, skal pasienten som hovedregel varsles jf. personvernforordningen artikkel 14 nr. 1- 4.

Unntak fra den behandlingsansvarliges informasjonsplikt fremgår av personvernforordningen artikkel 14 nr.5 bokstav a)-d) og artikkel 23, jf. personopplysningsloven § 16. 

Helfo kan unnlate å informere pasienten når det er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølging av straffbare forhold, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav b).

Dette innebærer at unntak i medhold av denne bestemmelsen er strenge.

Unntaksbestemmelsene innebærer at Helfo kan unnta å informere de registrerte i enkelte tilfeller. I denne vurderingen må Helfo se hen til formålet med innhentingen, tipsets karakter og hvordan de planlegger å behandle personopplysningene.

Helfo skal innen en rimelig frist etter at personopplysningene er samlet inn, varsle den registrerte, jf. GDPR art. 14 nummer 3 bokstav a. Varslet må gis senest innen en måned.

Nærmere om hvem opplysningene kan innhentes fra

I folketrygdloven § 21-4 første ledd står en fullstendig oversikt over hvem Helfo kan innhente opplysninger fra.

Det er ikke adgang til å innhente opplysninger fra en instans hvis opplysningen eies av en tredjepart. Med dette menes for eksempel at hvis Helfo anser det nødvendig med opplysninger fra barnevernet, skal dette ikke innhentes hos NAV, men fra barnevernet direkte.

Opplysninger fra arbeidsgiver eller tidligere arbeidsgiver

Helfo kan innhente opplysninger fra stønadsmottakerens tidligere eller nåværende arbeidsgiver. Hvis Helfo skal innhente opplysninger ved kontroll av privatperson, dreier det seg hovedsakelig om opplysninger relatert til stønadsmottakerens arbeidsforhold.

Ved kontroll av en helseaktør kan det være andre forhold Helfo ønsker å innhente opplysninger om. Det kan være aktuelt å innhente opplysninger fra en arbeidsgiver. For fastlønnede leger og fysioterapeuter vil det kunne være aktuelt å innhente opplysninger fra den kommunen de er ansatt i. Enkelte behandlere vil også ha andre arbeidsgivere, som for eksempel en klinikksjef eller lignende.

Opplysninger fra utdanningsinstitusjon

Helfo kan innhente opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner. Dette kan for eksempel være aktuelt for å

• avgjøre om vedkommende har refusjonsrett
• kontrollere utdanningskandidater med rett til å praktisere for trygdens regning

Opplysninger fra offentlig virksomhet

Instansene som er omfattet av opplysningsplikten, er de samme som er underlagt offentleglova. Se offentleglova § 2 for liste over hvilke instanser loven gjelder for.

Instanser som Helfo kan ha behov å innhente opplysninger fra, vil typisk kunne være

• kommuner
• fylkeskommuner
• Skatteetaten
• NAV kontroll
• statsforvaltere
• Statens Helsetilsyn
• regionale helseforetak
• helseforetak

Det kan særlig være aktuelt å innhente informasjon fra kommunene i forbindelse med avtaleforhold for selvstendig næringsdrivende behandlere, som for eksempel fastleger og fysioterapeuter. Dette kan være aktuelt både ved avtaleinngåelse og ved kontroll. I forbindelse med kontroll kan typiske eksempler på informasjon Helfo ønsker å innhente, være ferielister og oversikt over innmeldte vikarer.

Opplysninger fra pensjonsinnretninger

Pensjonsinnretninger kan være organisert som kommunale, statlige eller private ordninger. Begrepet «pensjonsinnretning» omfatter derfor både offentlige og private ordninger.

Opplysninger fra forsikringsselskaper og andre finansinstitusjoner

Helfo kan innhente opplysninger fra forsikringsselskaper. Ved lovendring i 2009 ble ordet «bank» i opplistingen erstattet med finansinstitusjon, slik at hjemmelen til å innhente opplysninger ble utvidet. Med finansinstitusjon menes et selskap, foretak eller andre institusjoner som driver finansieringsvirksomhet, jf. finansieringsvirksomhetsloven § 1-3 og ligningsloven § 6-4.

Ved innhentingen av opplysninger fra en finansinstitusjon må Helfo spesifisere hvilke opplysninger det er behov for. Innhentingen skal ikke være en rutinemessig del av saksbehandlingen. Eksempel på dette kan være ved kontroll av saker knyttet til behandling i utlandet.

Opplysninger fra regnskapsførere

Regnskapsførere ble tilføyd i oppregningen etter lovendring 19. april 2013. Før lovendringen måtte opplysningene innhentes med hjemmel i lovens § 21-4 a, som blant annet forutsetter mistanke om trygdemisbruk. I forarbeidene er det pekt på at det ofte vil være behov for å kunne verifisere inntekstopplysninger. For arbeidstakere vil slike kontrollopplysninger normalt kunne innhentes fra arbeidsgiver, mens kontrollopplysningene for selvstendig næringsdrivende nå kan innhentes direkte fra regnskapsfører, jf. folketrygdloven § 21-4.

Opplysninger om andre enn stønadsmottakeren

Hvis det er nødvendig for å kontrollere stønadskravet, kan Helfo innhente dokumentasjon om tredjepersoner. Eksempel på dette kan være en stønadsmottaker som har en avledet rettighet. For å avgjøre om stønadskravet er korrekt, må Helfo da innhente opplysninger om den som retten er avledet fra.