Etter en konkret nødvendighetsvurdering kan Helfo kreve spesifiserte og redigerte utdrag av pasientjournaler.

Med spesifisert utdrag av pasientjournal menes et utdrag som gjelder en bestemt periode eller et bestemt tema, og at alt som ikke er relevant ved behandlingen av kravet eller det kontrollen retter seg mot, slettes. Når Helfo innhenter et spesifisert eller redigert utdrag av en pasientjournal, skal Helfo angi helt konkret hvilken periode av journalen som er relevant, og hvilke opplysninger som er nødvendige for å behandle et krav om en ytelse eller for å kontrollere ytelsen.

Utgangspunktet for nødvendighetsvurderingen er hvilke opplysninger som er nødvendige for å vurdere om vilkårene for rett til ytelsen er oppfylt eller ikke. Saksbehandleren i Helfo skal vurdere hva som er nødvendig og tilstrekkelig dokumentasjon til enhver tid ut fra sakstype og forholdene i saken.

I vurderingen skal det legges vekt på den dokumentasjonen Helfo har, og om den gir tilstrekkelig informasjon til å fatte en avgjørelse.

Behovet og nødvendigheten for å innhente journalutdrag skal begrunnes skriftlig, slik at det er mulig å etterprøve vurderingen.

Ved innhenting av utdrag fra pasientjournal bør behandleren gjøres oppmerksom på at sensitive opplysninger i journalutdraget som ikke er relevant når det gjelder vilkårene for rett til den aktuelle ytelsen, skal sladdes før utskriften sendes til Helfo. Dette gjelder for eksempel opplysninger om andre helsemessige forhold hos stønadsmottageren, opplysninger om andre personer og opplysninger om økonomiske forhold.

I nødvendighetsvurderingen må også hva som er forventet utbytte av å innhente disse opplysningene, vurderes opp mot hensynet til personvernet. Dette vil være aktuelt både ved innhenting i forbindelse med et stønadsvedtak og i kontrollsaker etter § 21-11a.

Ved innhenting av opplysninger i kontrollsaker skal det ikke innhentes opplysninger fra pasientjournaler fra andre behandlere enn de som er under kontroll.