Kommunens ledelse bør sørge for at relevante virksomheter der ansatte møter barn og unge i sitt daglige arbeid har rutiner for hvordan de ansatte kan handle på bakgrunn av en bekymring for barn og unge.
Rutinene bør være kjent for:
- ansatte som arbeider der barn og unge tilbringer størstedelen av dagen, som i barnehage og skole
- ansatte i helse og omsorgstjenester som har regelmessig oppfølging av barn og unge, som helsestasjons- og skolehelsetjenesten
Rutinene bør også være kjent:
- hos tannhelsetjenesten
- i det kommunale barnevernet
- i tjenester som av ulike årsaker har oppfølgingsansvar for foreldre og eventuelt familier, som NAV- kontoret
- i helse- og omsorgstjenester som har ansvar for voksne som har barn (barn som pårørende)
Rutinene bør i det minste inneholde følgende punkter:
- Systematisk observasjon og dokumentasjon av vedvarende tegn og signaler som gir grunnlag for bekymring. Dette må ses i sammenheng med konteksten som barn og unge befinner seg i.
- Samtale med barn og unge i situasjoner der det er bekymring, uavhengig av årsak til bekymring. Det innbefatter beskrivelse av hvordan man ivaretar barnets rett til medvirkning.
- Anonyme samtaler med kolleger og/eller leder internt med vurdering av eventuelle behov for anonym drøfting med samarbeidspartnere og aktuell veiledningstjeneste.
- Samtale med barn, unge og foreldre når det ikke er mistanke om vold og overgrep (se anbefalingen Ansatte som arbeider med barn og unge bør ha kompetanse i å snakke med barn og unge de har bekymring for). Det tas høyde for ivaretakelse av barn uten verbalt språk og barn med begrenset kommunikasjon.
- Beslutning om iverksetting av tiltak i egne tjenester eller sektor eller i samarbeid med andre tjenester.
- Tverrfaglig samarbeid med andre tjenester for eventuelt ytterligere kartlegging og oppfølging (samtykke fra foreldre, taushetsplikten).
- Rutiner for å sende bekymringsmelding til barnevernet og eventuelt politiet (se anbefalingen Ansatte som arbeider med barn og unge bør ha god kunnskap om opplysningsplikten til barnevernstjenesten, og vite hvordan de skal handle for å overholde den).
For hver av disse punktene inkluderes roller og ansvar i virksomheten, slik at det blir en tydelig handlingsrekkefølge for de ansatte. Rutinene må tilpasses gjeldende lovverk for sektoren, herunder regler om taushetsplikt, personvern, informasjonsdeling og dokumentasjon.