Årsskjema
Helseforetakene og sykehusene rapporterer en gang i året til Helsedirektoratet på et fastlagt skjema som er grunnlaget for beregning av det årlige estimatet i denne rapporten. Årsskjemaet inneholder informasjon om sykehusopphold der det har blitt oppdaget minst én skade, alvorlighetsgraden av skaden, skadetypen(e) og om skaden oppstod innenfor eller utenfor spesialisthelsetjenesten. En skade kan for eksempel ha oppstått i forbindelse med behandling i primærhelsetjenesten. Årsskjemaet inneholder også informasjon om antall sykehusopphold som journalene er trukket fra, og om skaden oppstod i helseforetaket det rapporteres fra, eller i et sykehus som pasienten har vært sendt til under oppholdet som følge av funksjonsfordeling.
Sykehusopphold med mer enn én skade
Dersom det oppstår flere skader under ett og samme sykehusopphold, skal alle skadene rapporteres med tilhørende alvorlighetsgrad og skadetype. Skadene kan være av ulik alvorlighetsgrad. Et unntak regnes for såkalte kaskadeskader, hvor en mindre alvorlig skade fører til en mer alvorlig skade. En kaskadeskade rapporteres med de aktuelle skadetypene, som en skade av den mest alvorlige graden. Det kan for eksempel være en pasient som faller på sykehuset, får et benbrudd, og erfarer en dødelig respiratorisk komplikasjon når benbruddet opereres. En slik skade vil rapporteres som både fall, fraktur, og respiratorisk komplikasjon, under alvorlighetsgraden I.
Populasjon
Samtlige av de 33 GTT-teamene fra 19 helseforetak og 5 private sykehus leverte årsskjema for 2018.
Alle GTT-team undersøker 10 journaler fra avsluttede sykehusopphold for hver halve måned gjennom hele året, til sammen 240 journaler i året. Unntak er Diakonhjemmet Sykehus, som undersøker 20 journaler to ganger i måneden (totalt 480 journaler pr år), Martina Hansens Hospital, som gransker 230 journaler i året på grunn av en halv måned stengning om sommeren og Helse Bergen som trekker 40 journaler for hver halve måned fra og med 2018 (totalt 960 journaler pr år).
GTT-teamene undersøkte til sammen 8 870 sykehusopphold i 2018. Dette utgjør ca. 1,4 % av de totalt 613 392 sykehusoppholdene de undersøkte journalene er tilfeldig trukket fra. Antall sykehusopphold som journalene er trukket fra, har variert lite i størrelse siden 2012, mellom 569 180 og 631 860.
Registrering av data
GTT-teamene skal registrere sine resultater kontinuerlig i den webbaserte databasen Extranet, som administreres av Helsedirektoratet. Helseforetakene legger inn anonymiserte data over andel sykehusopphold med pasientskade og kan hente ut resultater i Extranet i form av tidsserier og enkle analyser. Hensikten med å registrere data i Extranet er at GTT-teamene kan overvåke sine egne resultater over tid i forbindelse med målrettet forbedringsarbeid.
Fra 2016 ble sykehusene pålagt å oppdatere databasen Extranet tre ganger i året. Dette gjør det mulig å publisere resultater for de enkelte GTT-teamene tre ganger i året.