Kartleggingen ble gjennomført i seks faser, jf. figur 1.
I den første fasen ble kartleggingen planlagt. Helsedirektoratet gjennomførte flere arbeidsmøter med odontologisk personell fra forsøkssykehusene og PwC. Sentrale temaer som ble drøftet var formålet med kartleggingen, fordeling av roller og ansvar, praktisk gjennomføring av datainnsamlingen, utvalg av pasientgrupper og utforming av kartleggingsskjemaet.
Etter planleggingen ble det utviklet verktøy til bruk i datainnsamlingen, herunder selve kartleggingsskjemaet og rutiner for undersøkelse, innsending av skjemaer, punching og framstilling av resultatene fra kartleggingen. I tillegg ble det utviklet digitale verktøy til visualisering og rapportering av resultatene i Power BI.
Før datainnsamlingen ble igangsatt i full skala, ble det gjennomført en pilot på alle forsøkssykehusene. Hensikten med piloten var å teste opplegget for å samle inn data og sammenstillingen av datamaterialet. Etter piloten ble opplegget finjustert, herunder mindre endringer i registreringsskjemaet og oppdatering av rutiner for innsamling av data. Det ble også utviklet en veileder til utfylling av kartleggingsskjemaet med eksempler fra de første utfylte skjemaene.
Etter finjusteringen av opplegget, ble datainnsamlingen i gang satt i full skala på alle forsøkssykehusene. Kartleggingen pågikk fra januar til desember 2020, men som følge av covid-19 ble datainnsamlingen midlertidig stoppet og redusert på flere av avdelingene på sykehusene mellom april og august. Datainnsamlingen ble avsluttet medio desember 2020.
Etter at datainnsamlingen var ferdigstilt, ble datamateriale analysert og resultatene dokumentert og fremstilt i denne rapporten. I analyseprosessen ble det gjennomført arbeidsmøter for å drøfte funnene i kartleggingen. Gjennom kartleggingen har det også vært gjort analyser av foreløpige resultater og Helsedirektoratet gjennomførte innspillsmøter med forsøkssykehusene, herunder prosjektledere, odontologisk personell og representanter fra sykehusledelsen.