Det skal etableres rutiner for bruk og drift av videokonsultasjon. Hvilke rutiner som er nødvendig tilpasses løsningen som tas i bruk. Eksempler på rutine og forslag til innhold:
Tilgangsstyring
- endre tilganger
- avslutning av tilganger
Autorisering og autentisering av pasient
- beskrivelse av hvordan pasient autoriseres
- beskrivelse av hvordan pasient autentiseres for å sikre entydig identifisering
Autorisering og autentisering av helsepersonell
- autorisere helsepersonell til tjenstlig behov
- beskrivelse av hvordan helsepersonell autoriseres
- beskrivelse av hvordan helsepersonell autentiseres på en sikker måte
Kryptering av kommunikasjon
- jevnlig kontroll at kommunikasjon er kryptert
Sikre at kun godkjente deltagere deltar i videokonsultasjon for å ivareta taushetsplikten
- sikre at kun helsepersonell med tjenstlig behov deltar i videokonsultasjon
- informere pasienten når flere pasienter eller helsepersonell skal delta i videokonsultasjon
- hvordan håndtere at pasienten lar andre være tilhører/tilstede i samtalen med tanke på taushetsplikt
Periodisk kontroll av tildelte rettigheter
- kontroll av tildelte rettigheter for helsepersonell
- kontroll av tildelte rettigheter for administratorbruker
Journalføring av helse- og personopplysninger
- ansvar for journalføring
- hva som skal journalføres
- tidspunkt for journalføring
Bruk av helsepersonellets private utstyr ved videokonsultasjon (mobiltelefon, nettbrett, PC)
- minimumskrav til utstyret
- sikring av helse- og personopplysninger på utstyret
- hvordan videokonsultasjon-løsningen implisitt ivaretar kravet til sikring av helse- og personopplysninger
Informasjon og opplæring av helsepersonell
- temaer i opplæringen; bruk av løsningen, tid og sted for videokonsultasjon, informasjonssikkerhet og personvern
- tidspunkt for opplæring
Informasjon til pasient
- temaer i informasjon; bruk av løsningen, tid og sted for videokonsultasjon og personvern
Andre rutiner som må vurderes dersom løsningen krever det
- administratortilganger
- administratorbrukere som skal etableres
- systembrukere som skal etableres
- krav til personlig brukerkonto for administratortilgang
- autorisering av administratortilgang
- autentisering av administratortilgang
- autorisering og autentisering av helsepersonell
- ulike ansettelsesforhold skal identifiseres
- tidsbegrensning av autorisasjonen
- registrering av tildelt autorisasjon i autorisasjonsregister
