Med tjenstlig behov menes i Normen at personer med nærmere bestemte arbeidsoppgaver trenger nødvendige helse- og personopplysninger for å yte helsehjelp, omsorgstjeneste, og/eller utføre administrasjon og kvalitetssikring i forbindelse med dette. Se Normens definisjoner
Det finnes flere ulike typer tjenstlig behov for tilgang til helse- og personopplysninger, og i dette kapitlet tar vi for oss noen eksempler.
Ytelse av helsehjelp
Ved ytelse av helsehjelp må personell gis mulighet til å søke opp og registrere relevante og nødvendige helse- og personopplysninger i pasientens journal. Bare personell som er tildelt autorisasjon for tilgang kan få tilgang til helse- og personopplysninger.
Tilgang til helseopplysninger i pasientens journal skal gis etter en konkret beslutning, basert på at det er iverksatt eller skal iverksettes tiltak for å yte helsehjelp til pasienten. Les mer om tilgangsstyring
Det er ingen konkrete krav om å benytte en bestemt modell for å dokumentere beslutningen, som for eksempel beslutningsstyrt tilgang. Det er imidlertid et krav om å dokumentere helsehjelpen som er gitt, og at beslutningen om å yte helsehjelp da implisitt dokumenteres. Dette gjelder også for tilgang i ordinære akuttsituasjoner, som ikke er å regne som selvautorisering.
Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Ulike grupper helse- og omsorgspersonell vil være delaktig i ytelsen av omsorgtjenester i kommunene, og disse vil ha behov for tilgang til relevante helseopplysninger for å levere nødvendige og korrekte tjenester.
For eksempel vil lege, sykepleier, fysioterapeut, jordmor, helsesykepleier, vernepleier, ergoterapeut og psykolog ha behov for opplysninger om pasienten. Personell som ikke er helsepersonell, som for eksempel støttekontakter og hjemmehjelper, vil derimot ikke ha det samme behovet for slik tilgang.
Administrasjon av helsehjelp
Personell som utfører oppgaver knyttet til administrasjon av helsehjelp er ikke alltid helsepersonell, men må likevel ha tilgang til helseopplysninger for å kunne utføre sitt arbeid.
Med administrasjon av helsehjelp menes for eksempel:
- føring av timebok
- skrivestue som fører pasientjournalen
- skanning av dokumenter som overføres til pasientens journal
- behandling av refusjonskrav (behandlerkrav)
- beslutning om helsehjelp (vedtak i kommune)
- pasientkoordinering (for eksempel kontroll av at helsehjelpen/tjenesten er levert til pasienten/brukeren)
- fordeling av hjemmebesøk.
Ved tildeling av autorisasjon for tilgang skal behovet for tilgang vurderes opp mot tjenstlig behov. Ved for eksempel føring av timebok vil administrativt personell ofte ha behov for tilgang til pasientens journal for å kunne planlegge helsehjelpen på en effektiv og riktig måte.
Teknisk drift og forvaltning
Med teknisk personell menes her medarbeidere som jobber med drift av teknisk løsning eller forvaltning av elektronisk pasientjournal eller fagsystemer. Gjennom sitt arbeid kan IKT-personell ha behov for tilgang til større mengder helseopplysninger og kan autoriseres for slik tilgang. For eksempel kan IKT-personell ha ansvar som systemadministrator og få tilgang til større mengder helseopplysninger.
Den enkelte medarbeider skal tildeles egen autorisasjon for tilgang, og det skal til enhver tid være sporbart hvem som har utført ulike handlinger i systemet. I tilfeller der det ikke er mulig å benytte personlige brukere, skal det loggføres hvem som til enhver tid har benyttet seg av fellesbrukeren. Dette kan for eksempel gjøres gjennom at tilgang gis via en PAM-løsning basert på personlige brukere som er autorisert for å benytte fellesbrukeren.
Kvalitetssikring
Helseopplysninger kan gjøres tilgjengelig i forbindelse med kvalitetssikring og skal begrenses til de opplysninger som er relevante og nødvendige for formålet. I pasientens journal skal det dokumenteres hvilke opplysninger som er gjort tilgjengelig for kvalitetssikring og hvem som har hatt tilgang. Det kan gjøres automatisk når vedkommende gis tilgang, samt at autorisasjonsregisteret vil gi informasjon om hva som har vært tilgjengelig.
