Med internkontroll menes formalisering av hvordan virksomheten planlegger, gjennomfører, evaluerer/ kontrollerer og korrigerer etterlevelse av relevant regelverk, krav og avtaler.
Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten, skal sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter (internkontroll). Det er et krav at dokumentasjon om dette til enhver tid skal være oppdatert og lett tilgjengelig for alle ansatte.
Det må også etableres rutiner for å sikre at styrende dokumenter til enhver tid er oppdaterte i tråd med krav i gjeldende lovverk, beslutninger, organisatoriske løsninger, rutiner og andre relevante styringsdokumenter.
Informasjonssikkerhet og personvern bør inngå som en del av den totale interkontrollen i virksomheten.
En måte å jobbe med internkontroll er å dele det inn i tre deler; styrende del, gjennomførende del og kontrollerende del. Kort oppsummert:
Styrende del – noen viktige områder
- Definer ansvar, funksjoner og ha en god oversikt over virksomhetens mål, oppgaver og tjenester, organisering og ansvarsfordeling
Oversikt over behandlinger av helse- og personopplysninger (protokoll)Gjennomførende del noen viktige områder
- Tilgangsstyring
- Opplæring og kompetanse
- Avtaler
Kontrollerende del – noen viktige områder
- Scenarioliste over hva galt som kan skje, og risikovurdering
- Avvikshåndtering av uønskede hendelser
- Årlig sikkerhetsprat i virksomheten (som i Normen omtales som ledelsens gjennomgang)
Virksomheten skal ha en oversikt over ansatte, funksjoner og hvilke oppgaver de har ansvar for. Oversikten skal være oppdatert og lett tilgjengelig for alle ansatte.
Eksempel Internkontrollsystemet til Normland Helsesenter inneholder en oversikt over ansatte, samarbeidspartnere, kontraktører, inkludert funksjoner og ansvar.
Her fremgår det f.eks at:Lena er daglig leder, Morten er IKT-ansvarlig, noe som omfatter bl.a ansvar for kontakt med IKT-driftspartner, backup og programvareoppdateringer på pc'er, samt holde de delene av internkontrollsystemet som gjelder informasjonssikkerhet oppdatert.
Hvilke avtaler helsesenteret har med eksterne leverandører, med oppdatert kontaktinfo ved behov for support og andre henvendelser. Utfylt sjekkliste sikkerhet |
