Den registrerte har en rett til å få rettet uriktige og ufullstendige personopplysninger om seg selv. Dette delkapittelet gir en beskrivelsen av hvilke plikter virksomheten har etter personvernlovgivingen når den registrerte ber om retting.
Hvilke personopplysninger skal rettes?
Personopplysninger skal rettes hvis de er uriktige eller ufullstendige. Hvis virksomheten for eksempel har oppført feil kontaktinformasjon til en person i de ansattes pårørenderegister, så skal kontaktinformasjonen erstattes med riktig informasjon.
Hvis den registrerte mener at personopplysningene er uriktige, kan virksomheten kreve at den registrerte sannsynliggjør at opplysningene som skal rettes er uriktige og hva som er korrekt.
Ufullstendige personopplysninger kan forekomme når en arbeidsgivers referat fra en medarbeidersamtale ikke gir uttrykk for begge partenes uttalelser i samtalen.
Hvis den ansatte mener at referatet i liten grad belyser hennes ytringer, så bør den ansatte få legge frem sine meninger eller innsigelser. Virksomheten bør oppbevare dette sammen med det opprinnelige referatet.
Unntak fra plikten til å rette uriktige eller ufullstendige personopplysninger
Virksomheten har ikke alltid en plikt til å rette personopplysninger når behandlingen av dem er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål.
Virksomheten trenger ikke å rette personopplysninger når rettingen vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at disse formålene kan oppnås.
Unntaket kan ha betydning for helse- og personopplysninger i forskriftsregulerte helseregistre og helserelaterte forskningsprosjekter.
Hvordan skal retting av personopplysninger skje?
Det finnes to måter virksomheten kan rette opplysninger på. Retting kan utføres ved at de opprinnelige personopplysningene erstattes med nye opplysninger, eller ved at de opprinnelige personopplysningene bevares og suppleres med nye opplysninger.
I det siste tilfellet skal helheten gir et korrekt inntrykk av virkeligheten. Virksomheten må sørge for at de supplerende opplysningene oppbevares eller er synlige på samme sted som de opprinnelige opplysningene.
Virksomheten må vurdere hvilken metode som bør benyttes ut fra behandlingens formål og hva slags opplysninger det er snakk om.
Når opplysninger objektivt sett er uriktige, vil virksomheten ofte kunne rette ved å erstatte opplysningene.
Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en ansatt er oppført med for kort ansiennitet i personalmappen.
Retting ved supplering bør ofte benyttes når det dreier seg om opplysninger som har et skjønnsmessig preg. Dette kan være beskrivelser av noens subjektive oppfatninger eller vurderinger som er gjennomført.
Retting i form av supplering vil for eksempel være mest hensiktsmessig hvis en ansatt mener at arbeidsgiver har brukt ufullstendige opplysninger i en vurdering i lønnsforhandlinger.
Hvis virksomheten har en rettslig plikt til å behandle personopplysningene bør personopplysningene som hovedregel rettes ved supplering.
Ofte vil slike plikter være begrunnet i dokumentasjonsbehov som gjør det nødvendig å beholde personopplysningene selv om de er uriktige. Hvis den registrerte for eksempel ønsker å få rettet personopplysninger som er arkivpliktige er det ikke alltid mulig for virksomheten å erstatte disse slik at de opprinnelige opplysningene slettes.
Plikt til å varsle mottakere når opplysninger rettes
Når personopplysninger rettes, skal virksomheten varsle tredjeparter som har fått utlevert personopplysninger. Mottakeren må vurdere om også denne har plikt til å rette personopplysningene. Varslingsplikten gjelder ikke når gjennomføring av varslingen vil være en uforholdsmessig anstrengelse eller umulig oppgave for virksomheten.
