Når dokumenter på papir er digitalisert på forsvarlig måte, kan fysiske originaldokumenter tilintetgjøres. Med forsvarlig digitalisert menes at all tekst er lesbar, og at all tekst, alle sider, bilder og figurer er skannet inn. Elektronisk behandlingsrettet helseregister skal gjenspeile originalen, jf. Normens kapittel 4.2.6.2 Tilintetgjøring av dokumenter i behandlingsrettet helseregister mv. etter digitalisering.
Skanningen skal utføres uten informasjonstap og oppløsningen skal være på minimum 300 dpi (100 %, RGB, 24 bit dybde, lavest mulig kompresjon).[18]
Virksomheten skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanningen er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Les mer i Riksarkivarens forskrift § 3-6 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem nr. 2 (lovdata.no) og Arkivverkets veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer (arkivverket.no)
Rutinen må beskrive:
- ansvar
- hvordan skanningen skal gjennomføres
- hvordan virksomheten skal kvalitetssikre dokumentet som er skannet inn
