Virksomheten skal etablere interne administrative prosedyrer for brukerne av hjemmekontor og ha retningslinjer for privat bruk av informasjonssystemer og utstyr. Videre bør virksomhetens prosedyrer for bruk av Internett og e-post følges i forbindelse med hjemmekontor og annet fjernarbeid.
Følgende forhold bør inngå i virksomhetens retningslinjer til brukerne:
- Ved arbeid med helse- og personopplysninger på hjemmekontor skal det iverksettes tiltak for å hindre innsyn fra eksterne (f.eks. familiemedlemmer og andre). Det bør vurderes sikring av
- vinduer og dører (åpning og innsyn)
- utstyret og hvordan det oppbevares
- det aktuelle rommet hvor utstyret er plassert
- Skjermfilter bør brukes for å hindre innsyn fra uvedkommende.
- Bruker bør sørge for at andre ikke kan overhøre samtaler i videomøter. For opplysninger det er taushetsplikt om er dette et krav.
- Ingen andre enn den som er autorisert til å bruke virksomhetens datamaskin skal benytte den.
- Papirutskrifter av helse- og personopplysninger skal ikke forekomme, så fremt det ikke er strengt nødvendig. Utskrifter som inneholder helse- og personopplysninger, skal oppbevares sikkert og/eller umiddelbart makuleres etter bruk. Uautorisert innsyn til (papir)utskrifter med helse- og personopplysninger skal forhindres.
- Datamaskin på hjemmekontor bør låses med skjermlås med en gang brukeren forlater datamaskinen.
- Datamaskin på hjemmekontor skal til enhver tid være oppdatert med sikkerhetsoppdateringer (nettvett.no), både for operativsystem og annen programvare.
- Kun lagringsenheter som er godkjent av virksomheten skal benyttes i arbeidet (f.eks. eksterne harddisker og minnepinner).
- Virksomheten bør beskrive om det er tillatt å lagre helse- og personopplysninger lokalt på datamaskinen og i så fall i hvilke tilfeller.
- Helse- og personopplysninger skal ikke lages i skylagringsløsninger for privat bruk eller på privat eide datalagringsmedia.
- Virksomheten bør fraråde eller blokkere nedlastning av ikke godkjent programvare.
- Brukeren bør kun koble opp mot nettverk som er sikret.
- Trådløst hjemmenett bør sikres med passord (WPA2 eller helst WPA3 (nsm.no)
- Ved behandling av helse- og personopplysninger bør bruk av åpne og offentlige nettverk unngås (f.eks. på hotell, cafeer, offentlige transportmidler og flyplasser). Dersom sikkert nettverk ikke er tilgjengelig, bør bruker søke å benytte 4G (eller nyere) for tilkobling (f.eks. tilkobling via mobiltelefon).
