Dersom virksomheten skal gjøre innkjøp av nye løsninger for pasientkommunikasjon, er det en rekke prosesser og vurderinger som virksomheten må igjennom for å sørge for god og sikker implementering.
Kravstilling og nødvendige sikkerhetstiltak inngår i alle anskaffelser og implementeringsprosesser, og virksomheten må sørge for at den har tilstrekkelig kompetanse tilgjengelig.
For oversikt over grunnleggende prosesser som virksomheten må gjennomføre, se kapittel 2.
Eksempel på implementeringsprosess: Normbakken legekontor fått en tilbud fra sin EPJ-leverandør om å kjøpe en kommunikasjonsmodul til sitt eksisterende system. Legekontoret ønsker å ta i bruk modulen for å lette arbeidet med administrasjon av blant annet timebestilling og reseptfornying. Flere pasienter har etterlyst en slik mulighet, fremfor å måtte ringe til legekontoret. Modulen har også muligheter for å sende enkle meldinger til en egen pasientpostkasse, og pasienten kan sende informasjon til legekontoret gjennom løsningen. Leverandøren tilbyr også en mobilapplikasjon som pasienten kan velge å benytte seg av. Etter at det er besluttet å kjøpe inn modulen, gjør Normbakken legekontor innledende vurderinger av kommunikasjonsmodulen, som risikovurdering og helsefaglige vurderinger. Etter en initialvurdering blir det besluttet å gjennomføre en full personvernkonsekvensvurdering av behandlingen. I tillegg til representanter for virksomheten, blir også leverandøren og lederen for det lokale eldrerådet invitert inn. Eldrerådet blir inkludert for å forsikre seg om at eldre pasienter vil kunne bruke innloggingsportalen. Det blir også utarbeidet rutiner for roller og ansvar for fastlegene og sekretærene. Legekontoret har også en fysioterapeut som må ha en egendefinert rolle i modulen. På bakgrunn av risikovurderingen og personvernkonsekvensvurderingen blir det iverksatt en rekke tiltak, blant annet retningslinjer for hva som kan sendes til pasientens postkasse, rutiner for opplæring av de ansatte og rutiner for avvikshåndtering. Det inngås databehandleravtale med leverandøren. Til slutt lages det rutiner for hvordan pasientkommunikasjonen skal inkluderes i virksomhetens internkontroll. |
