For at virksomheter skal kunne inngå samarbeid om behandlingsrettede helseregistre oppstiller pasientjournalloven § 9 (lovdata,no) som vilkår at det skal inngås en skriftlig avtale ved samarbeid om felles journal, og den setter også krav til innholdet i avtalen. Formålet med avtalen er å sikre klare ansvarsforhold.
Avtalen skal være skriftlig og inneholde følgende:
Nr.
Krav etter lovbestemmelsen
Forklaring
1.
Hva samarbeidet omfatter
Samarbeidet kan være alle typer behandlingsrettede helseregistre, og loven oppstiller ingen grense for hvor omfattende samarbeidet kan være.
Hvilke behandlinger av helse- og personopplysninger det skal samarbeides om.
2.
Hvordan pasienten eller brukerens rettigheter skal ivaretas
Hvor pasienter og brukere kan ta kontakt for å få oppfylt sine rettigheter.
Fordeling av andre typer oppgaver enn ivaretakelse av rettigheter bør klargjøres og inngå i avtalen.
3.
Hvordan helseopplysningene skal behandles og sikres, også ved endringer i eller opphør av samarbeidet,
Ansvar for prosedyrer (f.eks. tilgangsstyring, hendelsesregistrering mv.)
Med bakgrunn i formålet med felles journal (jf. kap. 2.1) kan alt helsepersonell, når det foreligger tjenstlig behov, føre i journalen. Pasientjournalen kan derfor være et resultat av flere virksomheters føringer
Vær oppmerksom på at hendelsesregisteret også skal overføres som en del av journalen ved et opphør av samarbeidet.
Vedrørende spørsmålet om hvor journalen skal overføres vises det til eksemplene i kap. 0.
Det er naturlig at leverandør av EPJ- systemet/fagsystemet konsulteres slik at systemets muligheter og begrensninger klargjøres.
Det er også nødvendig å avklare ansvarsforhold med tanke på oppbevaring av arkiver som er skapt etter endring eller opphør av avtalen.
4.
Dataansvar
Hvis det er én dataansvarlig skal denne føres opp. I tilfeller hvor kommunen ved tjenesteutsettelse velger å inngå samarbeid om felles journal, er det kommunen som er databehandlingsansvarlig, ettersom det er kommunen som bestemmer formålet for behandling av helse- og personopplysninger ved tjenesten.
Hvis det er flere dataansvarlige skal alle føres opp og det bør angis hvem som er representant utad for pasienter og myndigheter.
Eksemplene i kapittel 4 inneholder nødvendige formuleringer for å ivareta pasientjournallovens og Normens bestemmelser. Den enkelte avtale må tilpasses behovene til det enkelte samarbeidet.
Avtalene kan benyttes som et eget kapittel eller som vedlegg til en avtale som regulerer samarbeidet mellom virksomhetene.
