Kommuner som samarbeider med tjenesteytere, kan gjøre dette i form av et samarbeid om felles journal. Samarbeidet med den tjenesteytende virksomheten vil som oftest reguleres i tjenesteavtale som regulerer tjenesteytingen fra den tjenesteytende virksomheten overfor kommunen.
Dataansvaret er funksjonelt definert ved at ansvaret plasseres der den faktiske kontrollen med behandlingen av personopplysninger er og hos den som bestemmer formålet og midlene som skal benyttes. Det er de faktiske forholdene som avgjør hvem som er dataansvarlig. Kommunen vil i disse tilfellene normalt være dataansvarlig.
Kommunen som dataansvarlig er representant utad og tjenesteyterne er underlagt kommunens instruksjonsmyndighet. Tjenesteavtalen må omfatte behandling av helse- og personopplysninger og bl.a. regulering av tilgangsstyring.
Eksempler på slikt samarbeid:
- Kommuner med dels kommunal og dels privat hjemmetjeneste
- Kommune med privat sykehjem og kommunal hjemmetjeneste
- Kommune med lokalmedisinsk senter (helsehus) og intermediært tilbud.
I noen tilfeller vil samarbeid med tjenesteytere kunne løses som felles journal. F.eks. der helsepersonell med egen virksomhet fører egen journal når de ikke jobber i den tjenesteytende virksomheten. Det kan dermed oppstå tilfeller hvor pasienten ikke opplever å få et helhetlig tilbud ettersom journal føres to steder. Kommunen og helsepersonellet med enkeltpersonforetak må avtale hvordan dette skal løses.
To eller flere kommuner kan inngå avtale om felles journal med felles dataansvar.
Se mal for avtale om felles journal i kapittel 3 ovenfor. Denne kan benyttes for kommuner som samarbeider med tjenesteytere, med angivelse i punkt 1. Avtaleparter, at dataansvaret ligger hos kommunen. For annet samarbeid angis de respektive dataansvarlige parter.
