​Saksbehandling

Hvordan er koblingen mellom IPLOS og saksbehandlingen? 

​IPLOS skal være en del av den relevante og nødvendige dokumentasjon for saksbehandling og utøvelse av tjenestene.

Kommunen har etter forvaltningslovens § 17 plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før enkeltvedtak treffes. Saksbehandler skal utrede saken og belyse alle relevante forhold. Plikten innebærer at det må foreligge tilstrekkelige opplysninger til å kunne vurdere saken på en faglig forsvarlig måte. Det er viktig å ivareta helheten når kommunen skal vurdere en henvendelse eller søknad. Samtidig må man være bevisst på at kommunene kun har adgang til å innhente opplysninger som er relevante for å vurdere og å kartlegge søker/tjenestemottakers ressurser, behov for personbistand og for utforming av tjenestetilbudet. 

Hva er relevante opplysninger for saksbehandlingen? 

Ved kartlegging av behov er det viktig at det gjøres en individuell vurdering. Dette betyr at det ikke kan settes regler for hva som er relevant eller ikke. Lov, forskrifter og veiledere gir ingen entydige svar på hva som er relevante opplysninger og hva som ikke er relevant. Fem stikkord synes å være sentrale: 

  • Saken skal være tilstrekkelig opplyst
  • Brukermedvirkning
  • Relevans 
  • Helhetlig vurdering
  • Skjønn 

Definisjonen av skår 9:

«Ikke relevant: Opplysningen er ikke relevant for å kartlegge ressurser og vurdere behov for personbistand. Det foreligger ikke bistands-/ assistansebehov på registreringstidspunktet og opplysningen er ikke relevant for en helhetlig vurdering».

Selv om personen på registreringstidspunktet ikke har behov for personbistand på ett eller flere områder, kan opplysningen allikevel være relevant.

Hvis man etter en individuell og helhetlig vurdering fastslår at personen kun har behov for bistand til sårskift men klarer de andre aktivitetene selv, vil det være mest riktig å sette skår 1 på de andre variablene. Dette fordi skår 9 ikke vil gi noen opplysninger om personens egne ressurser og vil heller ikke gi noe informasjon til de som skal gi bistand til sårskift. I tjenesteytingen er det viktig å spille på tjenestemottakerens ressurser.

Informasjon til søker/tjenestemottaker

Hvem skal informere søkere/tjenestemottakere og hvordan? 

​Kommunen skal informere søker/tjenestemottaker om IPLOS og hensikten med innhenting av opplysningene. Det er utarbeidet en brosjyre om IPLOS registeret som er sendt til kommunene. Ved behov for flere IPLOS-brosjyrer kan disse bestilles fra trykksak@helsedir.no. Merk med IS- kode 1441 ved bestilling av brosjyren. Den kan også lastes ned fra IPLOS` hjemmeside.

Den enkelte tjenestemottaker har rett til informasjon og innsyn i egen sak/journal i kommunen. (se veileder for registrering for mer informasjon) 

Den enkelte kan kreve innsyn i IPLOS- registeret. Det er utarbeidet egen informasjon og rutiner for dette.

Hvordan innhentes opplysningene? 

​Opplysningene innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker evt. fra pårørende der det er aktuelt. 

Det er utarbeidet en veileder. Beskrivelsene i veilederen er definisjoner til hjelp for saksbehandlere og dokumentasjonspliktige. Beskrivelsene skal gi grunnlag for en entydig forståelse og lik registrering og skal aldri brukes som direkte spørsmål, men som en del av den relevante og nødvendige informasjon i forbindelse med saksbehandling og dokumentasjon. 

Begjæring om innsyn 

Hvordan behandles begjæring om innsyn i opplysningene? 

Innsyn i opplysningene i journal

Søker/tjenestemottaker har rett til innsyn i sin journal, inklusive IPLOS-opplysningene som er en del av journalen.

Den enkelte kommune har utarbeidet rutiner for innsyn i journal.

Dersom noen kun er interessert i IPLOS-opplysningene i journalen, og ikke helheten, er det ikke noe i veien for at kommunen formidler IPLOS-opplysningene. Vi vil anbefale at dette gjøres på en slik måte at saksbehandler/tjenesteyter kan svare på eventuelle spørsmål som bruker måtte få vedrørende registreringene.

Innsyn i opplysningene i IPLOS-registeret

Søker/tjenestemottaker rett til å få vite hva som er registrert om seg selv i IPLOS-registeret. 

Helsedirektoratet har utarbeidet egne rutiner som sikrer at den registrerte kan få innsyn selv om registeret ikke kjenner den enkeltes identitet. Veiledning og skjema er sendt alle kommuner. Det er også utarbeidet informasjon på flere språk som kommunen skal gi til brukere som ønsker innsyn. (Rutinen og informasjonen gjelder bare for innsyn i IPLOS-registeret, ikke innsyn i journal/fagsystem.) 

Materiale ang forespørsel om innsyn

Har verge innsynsrett? 

​Hvorvidt en verge vil ha innsynsrett vil i utgangspunktet bero på vergens mandat. Det følger av Vergemålsloven § 21 at vergemålets innhold og omfang oppgis i oppnevnelsen av vergen.  Som det fremgår av bestemmelsen skal det uttrykkelig tas stilling til myndighetsområdet ved oppnevningen.

Det betyr at en eventuell rett til innsyn må vurderes i forhold til om et slikt innsyn ligger innenfor den/de oppgavene (mandatet) som det er avtalt at vergen skal ha. 

Konklusjonen blir at det er nødvendig med en konkret vurdering knyttet til vergens mandat som det uttrykkelig skal tas stilling til ved oppnevningen.

Ved samtykke fra tjenestemottaker kan det også gis innsyn i journal til verge der det ikke ligger naturlig i verges mandat.

Brukermedvirkning

Hva betyr brukermedvirkning? 

​Brukermedvirkning er et sentralt prinsipp som er nedfelt i lovverket, blant annet i bruker- og pasientrettighetsloven kap. 3 og helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10. 

Brukermedvirkning har som mål å bedre kvaliteten på tjenestene ved at brukerne får reell innflytelse på valg og utforming av tjenestetilbudet.

Av pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 andre ledd fremgår det at tjenestetilbudet så langt som mulig skal utformes i samarbeid med pasient og bruker, og at det skal legges stor vekt på hva pasienten og brukeren mener ved utforming av tjenestetilbud etter helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 første ledd nr. 6, 3-6 og 3-8. Målet er at tjenesteyter gjennom samtale med pasienten/brukeren eller dennes representant kan yte helse- og omsorgstjenester som er best mulig tilpasset den enkeltes behov og ønsker.

For at retten til medvirkning skal bli reell, er det avgjørende at søker/tjenestemottaker får tilstrekkelig og tilpasset informasjon. Det er viktig at vedkommende så langt som mulig kan få kjennskap til innholdet i tjenesten og sine rettigheter som tjenestemottaker. 

Saksbehandler/tjenesteyter skal sørge for god dialog med søker/tjenestemottaker, slik at han/hun opplever trygghet, forståelse og likeverd.

Utveksling av opplysninger

Trengs det samtykke for å utlevere opplysninger til samarbeidende personell? 

​Ja, hovedregelen er at det trengs samtykke fra søker/tjenestemottaker for å utlevere opplysninger til samarbeidende personell. Dette er hjemlet i helsepersonelloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forvaltningsloven og gjelder uavhengig av IPLOS.

Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell 

Med mindre pasienten motsetter seg det, kan taushetsbelagte opplysninger gis til samarbeidende personell når dette er nødvendig for å kunne gi forsvarlig helsehjelp. For elektronisk tilgang til helseopplysninger på tvers av virksomheter gjelder helseregisterloven § 13 tredje og fjerde ledd. 

  
Men taushetsplikten er ikke til hinder til at opplysningene gis til den som er kjent med opplysningene fra før (helsepersonelloven § 23 Begrensninger i taushetsplikten). 

Hvorfor er det viktig med samarbeid og utveksling av informasjon? 

​Der flere tjenesteutøvere, evt. fra ulike tjenestesteder, skal gi bistand til en person vil det ofte være viktig og nødvendig med samarbeid og utveksling av opplysninger. Tjenestemottakeren skal kunne stole på at det er et samarbeid mellom ulike tjenester som sikrer en forsvarlig, koordinert og god tjeneste. Tjenestemottakeren skal også kunne stole på at bare de opplysningene som er nødvendige for å sikre forsvarlige tjenester (og som tjenestemottaker har samtykket til) utveksles. 

Det spesifiseres i helse- og omsorgstjenesteloven i § 3-4 at kommunene plikter å samarbeide og samhandle. Kommunen skal legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere der dette er nødvendig for å tilby tjenester omfattet av loven. 

Kommunen skal også samarbeide med fylkeskommune, regionalt helseforetak og stat, slik at helse- og omsorgstjenesten i landet best mulig kan virke som en enhet.

Er det nødvendig med samtykke for registrering og innsending av IPLOS-opplysninger? 

​Det er ikke nødvendig å innhente særskilt samtykke for å registrere opplysninger i saken/journalen på en standardisert måte og sende inn definerte opplysninger til IPLOS-registeret. 

IPLOS-opplysningene skal være en del av tjenestemottakers journal/dokumentasjon, det vil si at opplysningene skal behandles som en journal i kommunen, og følge de lover og regler som gjelder etter journalforskriften og forvaltningsloven.

Søker/tjenestemottaker har imidlertid rett til å reservere seg mot at diagnoseopplysninger sendes til IPLOS-registeret. Kommunen skal informere om dette.

 

Sist faglig oppdatert: 24. april 2017